HR

Hieronder worden de belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van personeel toegelicht.

Beleid

Als organisatie maken we de beweging naar meer innovatief en aantrekkelijk werkgeverschap. Zo sluiten we als werkgever Rotterdam aan bij het imago en de ondernemersgeest in de stad. Dit vraagt van medewerkers dat ze flexibel inzetbaar zijn en de ruimte, het vertrouwen en de verantwoordelijkheid krijgen die nodig is om hun professionaliteit optimaal voor de stad in te zetten.

De komende tijd wordt er gewerkt aan de totstandkoming van de HRO-Uitvoeringsagenda 2019-2022. Organisatieontwikkeling, eigentijds werkgeverschap, flexibele en duurzame inzetbaarheid en Rotterdams leiderschap zijn de vier inhoudelijke thema’s waarlangs ook de komende jaren het HR-beleid van de gemeente Rotterdam is ingericht. Binnen alle vier de lijnen staat de talentontwikkeling van de medewerkers centraal, zij maken samen immers de organisatie.

Ontwikkelingen

De organisatie legt de nadruk op optimale inzet van kwaliteiten, permanente ontwikkeling en flexibiliteit van medewerkers. We werken aan een flexibeler organisatie met een eigentijds personeelsbeleid en medewerkers die in staat zijn mee te bewegen met ontwikkelingen in de stad en op rijksniveau. Om dit op een verantwoorde manier te bekostigen willen we beter sturen op de arbeidskosten. Dit doen we door de capaciteitsbehoefte goed in kaart te brengen en hierbij ook te kijken naar verhouding vast-flexibel.

Stand van zaken

Totale arbeidskosten (x €1.000)

De begrote arbeidskosten 2019 zijn ca. € 923 mln. De effecten van het coalitieakkoord, de verwerking van prijspeil 2019, de actualisering van het loonkostenmodel, de verzelfstandiging van Natuur- en Milieu Educatie (NME) en het beter begroten van loonkosten en externe inhuur zijn verwerkt. De effecten van het coalitie akkoord hebben betrekking op de personele inzet voor bijv. de bouw van 18.000 woningen, energie transitie, daadkrachtige aanpak ondermijning en de taskforce tegenprestatie. Het prijspeil-effect 2019 op de loonkosten 2019 is ca. € 22 mln. en de actualisatie van het loonkostenmodel € 7,3 mln., het loonkostenmodel wordt hieronder nader toegelicht. De verzelfstandiging van Natuur- en milieueducatie zorgt voor een daling van ca. € 4,8 mln. Voor het beter begroten van de loonkosten en externe inhuur is bijvoorbeeld de flexibele schil in het programma Werk en Inkomen nu als externe inhuur begroot en niet meer als loonkosten (de begroting sluit nu aan bij de realisatie). Ook is bij bijvoorbeeld het programma overhead vastgesteld dat een deel van de externe inhuur een structureel karakter heeft en daarom omgezet naar loonkostenbudget. Dit zijn de eerste stappen in het beter kunnen voorspellen en sturen op de ontwikkeling van de arbeidskosten, wat de komende periode verder wordt uitgewerkt. Die uitwerking leidt er toe dat we volgend jaar de wijze waarop we arbeidskosten begroten en bijstellen verder kunnen aanscherpen.

Het loonkostenmodel is een systematiek voor het concernbreed begroten van de loonkosten. Dit betekent dat het aantal fte’s tegen een normbedrag wordt begroot op Functieschaal maximale trede - 1. Deze systematiek is ingevoerd bij de begroting 2013. Jaarlijks wordt dit normbedrag geïndexeerd. Bij de begroting 2016 is als bezuiniging besloten de loonkosten lager te indexeren dan de werkelijke stijging. Dat kon toen worden opgevangen door onderbezetting. Door de toenemende vraag uit de stad en de wens de arbeidskosten reëel te begroten is dit niet meer mogelijk waardoor een actualisatie van het loonkostenmodel noodzakelijk is.

Formatie in FTE's

Verband tussen formatie en loonkosten

Dat de formatie zich niet in gelijke tred met de loonkosten ontwikkelt, komt doordat de effecten van het coalitieakkoord op loonkosten nu als eerste inschatting zijn verwerkt en de hieraan gerelateerde fte’s nog niet. Hetzelfde geldt voor een aantal acties als gevolg van beter begroten van de arbeidskosten waarbij bijvoorbeeld de flexibele schil in het programma Werk en Inkomen nu als externe inhuur is begroot en niet meer als loonkosten. Dit is financieel geboekt maar de correctie op de formatie moet nog worden uitgevoerd.

Daarmee is er op dit begrotingsmoment geen logisch verband tussen de stijging van de loonkosten en de daling van de formatie. In de omissieregeling 2019 zal hier verder uitwerking aan worden gegeven. De grafiek geeft hierdoor op dit moment een vertekend beeld.

Om een inschatting te geven:

De loonkosten stijgen in 2019 ten opzichte van de 8 maands 2018 met ca € 35 mln. De formatie lijkt te dalen met 45 fte. In zowel de formatie als de loonkosten is de verzelfstandiging Natuur- en Milieueducatie verwerkt voor ca. 90 fte en € 4,8 mln. Als hiermee rekening wordt gehouden stijgen de fte’s met 45 en de loonkosten met € 39,8 mln. Hiervan heeft € 22 mln. betrekking op aanpassing naar prijspeil 2019 en € 7,3 mln. als gevolg van de actualisatie van het loonkostenmodel. Daarmee resteert een stijging van de loonkosten van ca. € 10,5 mln. Uitgaand van de verwachte gemiddelde loonsom 2019 per fte (ca. € 71.500), en de stijging van loonkosten, zou de stijging in de formatie ca. 145 fte moeten zijn. Bij de verdere uitwerking van het beter  voorspellen en sturen op de ontwikkeling van de arbeidskosten zal ook de relatie met de formatie worden meegenomen.

Verzuim

In 2019 wordt blijvend ingezet op het terugdringen van met name het lang verzuim, zonder hierbij aandacht te verliezen voor kort- en middellang verzuim. Binnen de clusters zijn concrete gedifferentieerde verzuimdoelstellingen vastgesteld. Deze doelstellingen vormen de basis voor een maatwerk aanpak. Soms ligt het zwaartepunt bij de ontwikkeling van de leidinggevende. In andere gevallen ligt het zwaartepunt bij het verbeteren van de verzuimketen als geheel. Ook vernieuwing en verbetering van personeelsgesprekken, doelgerichte verzuimtrainingen, extra capaciteit en begeleiding op re-integratie zijn instrumenten die worden ingezet. Daarnaast worden preventieve maatregelen getroffen om verzuim te voorkomen: extra inzet op beperken van uitval door werkdruk en een uitgebreid aanbod van trainingen op het gebied van vitaliteit en gezondheid. Dit moet leiden tot een blijvende daling van het verzuim in 2019 en verder.

Wettelijk verplichte BBV indicatoren

Formatie: fte per 1.000 inwoners

Externe inhuur: kosten als percentage van de arbeidskosten

In 2010 is een norm van maximaal 15% vastgesteld voor externe inhuur.

Overhead (% van totale lasten)

Het percentage stijgt doordat de overhead lasten stijgen met € 29 mln. en de totale lasten met € 26 mln.

Apparaatskosten (kosten per inwoner)

De apparaatskosten stijgen door het realistischer begroten van de arbeidskosten en de prijspeilontwikkelingen. Het aantal inwoners blijft nagenoeg gelijk.

Informatievoorziening & automatisering

De belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van ICT worden in de ICT-paragraaf toegelicht.

Ontwikkelingen

Digitaliseringsagenda

De ontwikkelingen op het vlak van digitalisering gaan snel en zijn van grote invloed op de primaire werkprocessen van de gemeente. De digitale transformatie vereist dan ook een andere kijk op de ontwikkeling, het beheer en het gebruik van de stad en daarmee ook op de manier waarop de processen en informatievoorziening binnen de gemeente georganiseerd zijn. De organisatie is daarom in 2017 gestart met het creëren van een visie op de digitale transformatie. Dit heeft geleid een Digitaliseringsagenda waarin is beschreven welke kansen, ambities en opgaven er zijn en op welke wijze de clusters en de medewerkers de komende jaren transformeren naar een nieuwe overheidsorganisatie die de kansen benut die digitalisering biedt. Dit vraagt om een forse investering in mensen en middelen, waarvoor momenteel een financieringsvoorstel wordt uitgewerkt. Dit wordt bij 10 maands 2018/4 maands 2019 in de begroting verwerkt. De Digitaliseringsagenda is geen statisch document; nieuwe ontwikkelingen en de uitvoering en voortgang worden continu gevolgd en waar nodig verwerkt. In de Digitaliseringsagenda worden generiek de volgende sporen onderscheiden: Solide basis (stabiele bedrijfsprocessen) en Differentiatie en Innovatie (anders werken en experimenteren). De sporen worden hierna toegelicht.

Solide basis

De solide basis bestaat uit de volgende programma’s en producten:

(Informatie)beveiliging en privacy

De beveiliging van informatie heeft continu de aandacht en moet de komende jaren, zowel digitaal als fysiek, naar een hoger niveau worden getild. In 2017 is mede naar aanleiding van een onderzoek naar de informatiebeveiliging door de Rekenkamer het programma Rekenkamer Informatiebeveiliging gestart. Binnen dit programma zijn alle urgente kwetsbaarheden opgelost. In 2019 wordt de verantwoordelijkheid voor het monitoren en aanpakken van (fysieke en digitale) kwetsbaarheden onderdeel van de staande organisatie. De in 2018 gestarte Awarenesscampagne wordt in 2019 voortgezet. Sinds 25 mei 2018 moet de gemeente voldoen aan de Europese privacyregelgeving: de algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De noodzakelijke stappen op gebied van bemensing (benoeming Functionaris Gegevensbescherming en privacy officers) en aanpassing van de werkprocessen zijn daartoe in 2018 gezet. In het geval van datalekken wordt melding gemaakt bij de Autoriteit Persoonsgegevens en wordt de raad geïnformeerd. De rapportage hierover is onderdeel van de bestuursrapportages.

24x7  dienstverlening

De toenemende digitalisering bij de clusters leidt ook tot een behoefte om nadere afspraken te maken over de beschikbaarheid van de IT-dienstverlening buiten kantooruren en de ondersteuning daarbij. Onder de noemer 24x7 wordt de benodigde dienstverlening ontwikkeld. In 2019 betekent dit dat er projecten worden uitgevoerd om deze uitbreiding technisch en organisatorisch mogelijk te maken voor specifieke processen (onder andere voor Stadswinkels, Meldkamer, Cameratoezicht).

 

Differentiatie en innovatie

Dit spoor bestaat uit de volgende projecten en ontwikkelingen:

Informatiegestuurd / Datagedreven werken

In 2018 is het programma Datagedreven werken gestart, het programma helpt het primaire proces bij de transitie naar een moderne datagedreven overheidsorganisatie. In 2019 wordt onder regie van het programma Datagedreven werken de Rotterdamse Datafabriek ingericht (inclusief een datalab voor R&D). Hierin worden in- en externe databronnen verwerkt tot informatieproducten met waarborgen voor privacy en beveiliging. Daarbij gaat het niet alleen om dashboards voor de bedrijfsvoering, maar bijvoorbeeld ook om informatieproducten waarmee onze dienstverlening en handhaving verder kan worden verbeterd. De transformatie naar een datagedreven organisatie wordt ondersteund door een leer- en ontwikkelplan voor de medewerkers en een communicatiestrategie.

Digitaliseren werkprocessen

Dwarss

DWARSS staat voor digitaal werken aan Rotterdamse samenwerking en service. DWARSS werken betekent dat de gemeente Rotterdam werkt als één organisatie voor alle klanten. De vraag van de Rotterdammer staat centraal, ook als deze dwars door onze organisatie loopt.

Wanneer een Rotterdammer bijvoorbeeld een bouwvergunning aanvraagt, dan krijgt nu hij te maken met meerdere collega’s, afdelingen en andere organisaties die allen apart van elkaar zijn aanvraag behandelen. Met de introductie van de Omgevingswet en het daaruit voortkomende Digitale Loket is dit verleden tijd. Dan wordt de vraag als één geheel gezien waar verschillende partijen tegelijkertijd aan kunnen werken.

GERS

GERS is het programma van de gemeente Rotterdam dat als doel heeft om in de periode 2017-2022 te zorgen voor digitale dossiervorming van de project-, beleids-, vergader- en beheerprocessen. Om deze digitaliseringsslag mogelijk te maken introduceert het programma het document management systeem DIVA. Hiermee kan op een makkelijke manier digitaal worden samengewerkt aan één dossier. Doel is om binnen vijf jaar 90% van de werkprocessen die niet direct een relatie hebben met Rotterdammer (zoals projecten, het beheer van objecten en vergaderen) in digitale dossiers om te zetten.

Rapid Application Development Platform (RAD)

Binnen de gemeente leeft een sterke behoefte aan een snellere manier om digitale applicaties te ontwikkelen. Denk bijvoorbeeld aan mobiele apps als BuitenBeter. Om flexibeler en sneller te kunnen werken komt er een Rapid Application Development platform. Dit kan gezien worden als een standaard gereedschapskist met software waar nauwelijks programmeerkennis voor nodig is, waardoor het ontwikkelen van apps laagdrempeliger wordt.

Digitaal Experimenteer Centrum (DEC)

Het DEC is een omgeving waarin alle clusters nieuwe digitale toepassingen kunnen uittesten. Denk hierbij aan het gebruik van een Hololens bij het ontwerpen van een brug. Of het inzetten van blockchain bij bijvoorbeeld het verdelen en uitkeren van subsidies of het innen van belastingen.

Digitale Stad

Het programma Digitale Stad richt zich op het creëren van een algemeen informatie- en communicatieplatform, gebaseerd op het 3D model van de stad, van en voor alle belanghebbenden in Rotterdam. Op termijn moet de Digitale Stad uitgroeien tot een volwaardige ‘digital community’, waarin iedereen kan deelnemen en met elkaar kan communiceren en participeren in voor hem of haar relevante zaken (bijv. stedelijke ontwikkeling). De ontwikkeling van de Digitale Stad is een cocreatie van de gemeente met een groot aantal externe partijen, die alle participeren op eigen kosten in deze ontwikkeling.

Tevens zijn in de Digitaliseringsagenda een aantal programma specifieke projecten opgenomen, zoals bijvoorbeeld het vervolg op het programma Innovatie bij Werk & Inkomen (Edison), de Omgevingswet bij Stedelijke Inrichting en andere initiatieven bij  Bestuur en Dienstverlening en Maatschappelijke Ondersteuning.

Overige ICT-onderwerpen

Generieke ICT

Voor de versnelling van de ontwikkelingen bij de clusters en de bevordering van de samenwerking wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van generieke ICT-voorzieningen (ICT voorzieningen voor iedereen in het concern). In 2019 betekent dit ondermeer dat wordt gekeken naar mogelijkheden om voor routinematige activiteiten Robotica Proces Automation toe te passen en dat wordt gekeken of en hoe voor de interactie met de burger in het kader van 24x7 dienstverlening chatbotfunctionaliteit kan worden ingezet. Op dit moment worden hiervoor verschillende tests gedaan. Voor de eigentijdse ondersteuning van de medewerkers wordt een moderne werkplek ingericht. Hierin wordt o.a. voorzien in een digitale samenwerkingsplatform voor het gebruik intern en met de ketenpartners (extern), video-vergaderen, een krachtige ‘zoek & vind’ functie, een eenvoudige en veilige toegang tot de werkomgeving, community platform. Samen met cluster Dienstverlening wordt een digitale meningspeilingtool ingezet voor de interactie met de burger. Voor het betrekken van de burgers bij de besluitvorming wordt geïnvesteerd in Generieke interactieplatforms.

Landelijke ontwikkelingen: GGI en GDI

Rotterdam neemt actief deel aan verschillende landelijke platforms en overleggen. In G4-verband, maar ook aan initiatieven die vanuit de VNG en het Rijk worden ingezet. Gemeenten hebben VNG Realisatie (voorheen KING) onder de noemer Samen Organiseren opdracht gegeven te werken aan meer collectiviteit op ICT-voorzieningen. Via het programma GGI (Gemeenschappelijke Gemeentelijke Infrastructuur) wordt een veilige, samenhangende digitale infrastructuur gecreëerd waardoor samenwerken tussen gemeenten en andere overheden beter, veiliger en gemakkelijker wordt.

De Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) wordt geborgd in de (concept) Wet digitale overheid en geeft invulling aan het kabinetsvoornemen tot een digitaal werkende (semi)overheid. De GDI bestaat uit standaarden (en de bevoegdheid om deze te verplichten), producten en voorzieningen die gezamenlijk gebruikt worden door overheden, publieke organisaties en in een aantal gevallen ook private partijen. Het stelsel van basis- en kernregistraties vormt een belangrijk onderdeel van de Generieke Digitale Infrastructuur. Onze inspanning in 2019 is gericht op verdere optimalisatie van het beheer en het gebruik van de basis- en kerngegevens.

Stand van zaken

Concernbrede ICT kosten (x  1 mln)

De begrote stijging van de ICT lasten wordt m.n. veroorzaakt door hogere apparaatslasten als gevolg van realistisch begroten en prijspeilontwikkelingen (€ 9 mln). Een deel van deze kosten zal worden geactiveerd. De materiële lasten stijgen per saldo met € 1 mln., dit is incl. de ramingsbijstelling van de vervanging van Socrates (€ 3 mln). De ICT kosten zijn exclusief de Digitaliseringsagenda.

Monitor ICT Projecten

Over de status en voortgang van risicovolle ICT-projecten wordt gerapporteerd in lijn met de Monitor Grote Projecten. De Monitor ICT-projecten is als aparte rapportage beschikbaar.

Concernhuisvesting en facilitair

Concernhuisvesting werkt samen met de gebruikers van de huisvesting aan de doorontwikkeling van het huisvestingsconcept. Uiteindelijk moet dat leiden tot huisvesting voor de organisatie die, binnen de kaders, het primaire proces bij de clusters optimaal ondersteunt.

Ontwikkelingen

Omdat de gemeentelijke organisatie verandert, verandert ook de manier waarop met huisvesting en de ondersteunende faciliteiten moet worden omgegaan. Concernhuisvesting is als afdeling op 1 januari 2018 van start gegaan. Uitgangspunt is om een huisvestingsorganisatie te zijn die aansluit op de wensen en eisen van de organisatie en die voldoende flexibel is om mee te bewegen met de ontwikkelingen binnen de gemeente Rotterdam. Concernhuisvesting wil daarbij voorloper zijn op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (duurzaamheid, circulariteit, social return en garantiebanen).

Stand van zaken

Kosten concernhuisvesting (x 1.000)

In 2018 is de integrale afdeling Concernhuisvesting gevormd met Beveiliging gemeentelijke gebouwen, Facilitair en delen van het programma Concernhuisvesting. Ten opzichte van 2017 is de begroting verhoogd met het budget voor facilitair. Het gaat om ca. € 11 mln. De vergelijkende cijfers voor 2017 bedragen daarom eigenlijk ca. € 98 mln. De lagere concernhuisvestingskosten zijn vnl. het gevolg van de uitwerking van de afronding van het programma concernhuisvesting en de  businesscase gebieden.

Overige bedrijfsvoering

Beleid

Inkoop

Afgelopen jaren is een besparing op de inkoop gerealiseerd. Vanaf het opstellen van de aanbestedingskalender wordt samen met de clusters kritisch gekeken naar de kosten. 

 

Ontwikkelingen

Inkoop

In het coalitieakkoord is opgenomen dat de gemeente kritisch gaat kijken naar de langlopende contracten en waar mogelijk deze gaat heronderhandelen. De prijzen voor diensten en producten laten in algemene zin een stijgende tendens zien.

Bestuursondersteuning

Voortvloeiend uit de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) die medio 2018 van kracht is geworden, wordt een Concern Privacy Officer (CPO) aangesteld. De CPO zal een nieuwe beleidslijn voor het concern ontwikkelen in relatie tot de landelijke wet- en regelgeving.

Samen met de griffie wordt verder invulling gegeven aan het ontwikkelen van nieuwe spelregels voor de besluitvormingsprocessen van het college en de raad.

 

Stand van zaken

Bij het opstellen van de aanbestedingskalender wordt samen met het cluster een weloverwogen afweging gemaakt of een bestaand contract – indien mogelijk – verlengd wordt onder de huidige voorwaarden, danwel dat gezien het prijspeil opnieuw wordt aanbesteed.

Daarnaast wordt veel energie gezet op het verder professionaliseren van contractmanagement om te zorgen voor goede uitnutting van onze contracten en sturing op onze leveranciers dat afspraken conform afgesproken prijs, kwaliteit en tijd worden nagekomen.