Wat hebben we bereikt en wat hebben we daarvoor gedaan?

Het afgelopen jaar heeft in het teken gestaan van het verder vormgeven aan een professionele organisatie en informatievoorziening.
Hiervoor hebben we een verdere stap gezet in de doorontwikkeling van de Planning-& Controlcyclus. Dit hebben we gedaan door een vierjarig begrotingsproduct aan de raad aan te bieden waarin doelen en middelen in samenhang transparant zijn gemaakt. Er zijn voorbereidende acties ingezet om het concerndashboard beter te laten aansluiten bij de sturingsbehoeften van het primaire proces. Deze activiteiten krijgen in 2019 een vervolg.

Vanuit Concernauditing (CA) en Financial Audit (FA) wordt de gemeente ondersteund door het uitvoeren van diverse audits. Hiermee zijn de leidinggevenden en medewerkers beter in staat om tijdig bij te sturen op risico's en het behalen van hun doelstellingen.

FA is eind 2018 door Instituut van Internal Auditors (IIA) gecertificeerd voor kwaliteitstoetsing. Dit betekent een forse stap vooruit in de kwaliteit van de onderzoeken en de mate waarin de externe accountant kan steunen op deze onderzoeken.

Concern Auditing (CA) voert, in opdracht van het College en/of de Concerndirectie, onderzoek uit naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid. In 2018 zijn de volgende audits uitgevoerd:  

 

Naleving

CA heeft in het voorjaar 2018 het onderzoek naar programmatisch handhaven afgerond. De vraagstelling betrof de volgende aspecten. In welke mate is programmatisch handhaven vertaald naar de verschillende toezichts- en handhavingstaken en heeft dit bijgedragen aan de verbetering van de uitvoering van toezicht en handhaving?

 

Integriteit

Centraal in deze audit stond de vraag: Op welke wijze heeft gemeente Rotterdam lessen getrokken uit de integriteitsschendingen en ongewenste omgangsvormen? Daarbij is de aandacht gericht op: de betekenis die de organisatie geeft aan de integriteitsschendingen en ongewenste omgangsvormen; wat heeft de organisatie hiervan geleerd en welke factoren stimuleren of belemmeren bij het tot stand komen van de geleerde lessen.

 

Bescherming Persoonsgegevens (Privacy)

Vanaf 25 mei 2018 is de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming  (AVG) van kracht geworden. Vanaf deze datum moeten alle organisaties die persoonsgegevens verwerken aantoonbaar voldoen aan de AVG. Persoonsgegevens van burgers worden door de gemeente in diverse bestanden verzameld, opgeslagen en gebruikt. CA heeft onderzocht in hoeverre de organisatie afdoende maatregelen heeft getroffen om te voldoen aan de wettelijke bepalingen.

 

Omgevingswet

De nieuwe Omgevingswet (Ow) treedt in 2021 in werking. De wet vervangt een groot aantal wetten op het gebied van ruimte, bouwen en milieu. De veranderopgave voor de gemeente is groot en complex. Daarbij zijn veel interne en externe partijen bij betrokken. Binnen de gemeente is het programma Implementatie Ow gestart. Dit programma faciliteert de organisatie bij de implementatie van de Ow. 

 

Fraudealertheid

In de afgelopen jaren zijn diverse integriteitskwesties en mogelijke fraudegevallen aan het licht gekomen. Bij al deze integriteitskwesties en fraudegevallen komt de vraag naar boven of een soortgelijk incident zich al vaker heeft voorgedaan of zich ook bij een ander onderdeel voor zou kunnen doen. Een goede beheersing van deze frauderisico’s is essentieel voor de gemeentelijke organisatie. Naast allerlei beheersmaatregelen is het van belang dat mogelijke fraudegevallen in een zo’n vroeg mogelijk stadium worden ontdekt en aangepakt. Naast bewustwording van de organisatie, kan periodiek scannen op fraudegevoeligheid hierbij een belangrijke rol spelen. Het door CA uitgevoerde onderzoek richtte zich op de volgende vragen. Worden signalen van fraude tijdig herkend en wordt hier tijdig op geacteerd? Is er binnen onze organisatie sprake van voldoende fraudebewustzijn? Zijn er voldoende maatregelen getroffen in het kader van fraudepreventie en fraudebeheersing?

Toelichtingen ontwikkelingen

N.v.t.

Wat heeft het gekost?

Overzicht van afwijkingen

Toelichting op overzicht van afwijkingen

1. Personeel
Gedurende het jaar is sprake geweest van een forse mobiliteit. Dit heeft incidenteel geleid tot een onderbesteding op de personele lasten.

 

2. Diverse afwijkingen
Onder diverse afwijkingen vallen onder meer eenmalige baten uit doorbelastingen derden en ziektewetuitkeringen, onderbesteding op inhuur en diverse kleine overige afwijkingen.

Bijstellingen

Toelichting op overzicht van bijstellingen

Incidentele huisvestingskosten
Bij de tweede herziening 2018 is er binnen programma Overhead melding gemaakt van incidenteel hogere huisvestingskosten van € 3,1 mln. Dit betrof niet activeerbare projectkosten van € 1,7 mln en € 1,4 mln hogere huisvestingslasten als gevolg van een langere overgangsperiode voor de verhuizing van het archief en de dienstverlening van de kredietbank naar de nieuwe Stadhuis XL+ winkel. Deze incidenteel hogere huisvestingslasten van € 3,1 mln zijn verdeeld over diverse producten. Vanuit dit product is een budgetbedrag van € 59 overgeheveld. Voor de uiteindelijke realisatie van deze bijstelling wordt verwezen naar het product concernhuisvesting.

 

Inhuur jaarrekeningproces 2017 - 2018
Bestuurlijk bestaat de wens tot het toekomst-robuust maken van het jaarrekeningproces, inclusief verbeteringen in kwaliteit en een procesversnelling ten opzichte van eerdere jaren. Hiervoor is extra capaciteit en een investering in kennis nodig. Door de gepleegde investering is de jaarrekening 2017 van hogere kwaliteit en tijdig aangeboden aan het bestuur. De realisatie is € 170 lager dan de begroting vanwege minder benodigde capaciteit en kennis dan oorspronkelijk werd geraamd.

 

Kosten en dekking Digitaliseringsagenda en HR Uitvoeringsagenda
In 2018 is een start gemaakt met de uitvoering van de Digitaliseringsagenda en HR Uitvoeringsagenda. De hiermee samenhangende kosten en dekking zijn gerealiseerd binnen verschillende producten. Dit is met deze begrotingswijziging verwerkt in de begroting 2018. Voor dit product betekende dit (per saldo) een bijstelling van € 160. Voor de uiteindelijke realisatie van deze bijstelling wordt verwezen naar het product concernondersteuning.