Inleiding

HR

Beleid

Als organisatie maken we de beweging naar meer innovatief en aantrekkelijk werkgeverschap. Zo sluiten we als werkgever Rotterdam aan bij het imago en de ondernemersgeest in de stad. Dit vraagt van medewerkers dat ze flexibel inzetbaar zijn en dat ze de ruimte, het vertrouwen en de verantwoordelijkheid krijgen die nodig is om hun professionaliteit optimaal voor de stad in te zetten.

Organisatieontwikkeling, eigentijds werkgeverschap, flexibele en duurzame inzetbaarheid en Rotterdams leiderschap zijn de vier inhoudelijke thema’s waarlangs afgelopen jaar het HR-beleid van de gemeente Rotterdam is ingericht. Binnen alle vier de lijnen staat de talentontwikkeling van de medewerkers centraal, zij maken samen immers de organisatie.

 

Ontwikkelingen

De HRO-agenda is afgeleid van de organisatievisie waarin de ambities van de organisatie zijn vastgelegd. De HRO-agenda geeft focus aan het personeelsbeleid van de gemeente Rotterdam. In 2018 waren dat de volgende onderwerpen: strategische personeelsplanning (SPP), personeelsgesprekken Rotterdam, flexibele inzet van medewerkers en vitaliteit en verzuim. Daarnaast is ingezet op het verbeteren van de HR-dienstverlening. Met als mijlpaal de invoering van MijnHR. In MijnHR is alle basisdienstverlening opgenomen voor medewerkers en leidinggevenden, zodat zij digitaal hun eigen HR-zaken kunnen regelen. Denk aan verlof, IKB, verzuim, personeelsdossier en vacaturevervulling.

SPP is een middel om te bereiken dat we nu en in de toekomst de juiste mensen, op de juiste plek hebben om onze huidige en toekomstige organisatiedoelen te bereiken. Hiermee is de volgende stap gezet. Steeds meer afdelingen hebben SPP’s. Ter ondersteuning hiervan is instrumentarium doorontwikkeld en zijn opleidingstrajecten gestart.

In 2018 hebben we met het hele concern geëxperimenteerd met Personeelsgesprekken Rotterdam. We zijn gestart met een uitgebreide evaluatie om op te halen hoe de nieuwe manier van het voeren van personeelsgesprekken in de organisatie bevalt.

Rond flexibele inzet van medewerkers hebben we ingezet op de ontwikkeling van het centrale punt waar vraag naar en aanbod van arbeid samenkomen (Servicepunt capaciteit) en het vernieuwen van de procedure Werving en Selectie. Op deze manier wordt vraag en aanbod beter op elkaar afgestemd en de inzet van talenten in de organisatie geoptimaliseerd.

Verzuim heeft in alle clusters hoog op de agenda gestaan. De aanpak voor het terugdringen van verzuim en de opgedane kennis biedt houvast om in 2019 met onverminderde aandacht hiermee verder te gaan.

 

Stand van zaken

Personeelsgesprekken Rotterdam

De Personeelsgesprekken Rotterdam zijn een voorbeeld van de beweging naar meer innovatief en aantrekkelijk werkgeverschap wat past bij modern werkgeverschap. De gemeente Rotterdam wil de flexibiliteit van medewerkers verhogen, de inzet van hun kwaliteiten vergroten en permanente ontwikkeling stimuleren. Daarnaast willen we de kwaliteit van de gesprekken tussen leidinggevende en medewerker meer centraal zetten. De Personeelsgesprekken Rotterdam zijn hierbij een passend en flexibel instrument. De personeelsgesprekken zijn alle gesprekken die een leidinggevende en medewerker met elkaar voeren. De leidinggevende coacht en faciliteert medewerkers om het beste uit zichzelf te halen. De medewerker pakt zelf regie en ruimte voor eigen ontwikkeling en inhoud en zet mooie resultaten neer. Leidinggevende én medewerker hebben samen een verantwoordelijkheid. Kwaliteit en maatwerk zijn de uitgangspunten.

Het introduceren van een nieuwe vorm van personeelsgesprekken voor een grote en diverse organisatie als de gemeente Rotterdam lukt niet van de een op de andere dag. Na een kleinschalig experiment in 2016 en een grootschalig experiment in 2017 (200 teams) is in 2018 het hele concern Rotterdam gestart met experimenteren met de nieuwe aanpak. In de 1^e helft van 2019 vindt een evaluatie plaats.

De focus ligt op kwaliteit, niet op kwantiteit. Vanaf 2017 zijn in het medewerkerstevredenheidsonderzoek vragen opgenomen in relatie tot PR. Hierbij gaat het vooral over hoe de medewerker het contact met de leidinggevende waardeert. Het meten van de kwaliteit wordt ook meegenomen in de evaluatie van PR. Wat kwantiteit betreft, bepalen leidinggevende en medewerker samen het aantal gesprekken en het aantal formulieren waarin de gesprekken worden vastgelegd. In onderstaande tabel is de realisatie van de personeelsgesprekken weergegeven, waarbij is uitgegaan van minimaal 1 vastgelegd verslag per medewerker.

* Exclusief VOIL (Voormalige organisaties in liquidatie), HPK (herplaatsingskandidaten) en trainees.

De nieuwe aanpak personeelsgesprekken verschilt qua vorm en inhoud dusdanig van de eerdere methode dat het cijfer niet te vergelijken is met eerdere jaren.

Verzuim

In 2018 is het verzuimpercentage op concernniveau gelijk aan vorig jaar. Hetzelfde geldt voor de verdeling tussen kort verzuim (0,5%), middellang (1,1%) en lang verzuim (5,2%). Binnen het lang verzuim is wel een dalende trend te zien bij de verzuimtrajecten van
een jaar en langer.

Het terugdringen van verzuim en het bevorderen van vitaliteit blijft een punt van aandacht en staat in ieder cluster hoog op de agenda. Daarbij kan het zwaartepunt van de verzuimaanpak verschillen. Soms ligt deze bij de ontwikkeling van de leidinggevende, zodat die in staat wordt gesteld zijn rol goed in te vullen. In andere gevallen krijgt het ondersteunen
van de verzuimaanpak meer aandacht.

Concernbrede verzuimaanpak het afgelopen jaar:

• Managementaandacht en het bespreken van verzuimcultuur als vorm van gedrag in de sturings- en verantwoordingsgesprekken.
• Ontwikkeling van leidinggevenden door vernieuwing en verbetering van de personeelsgesprekken en doelgerichte verzuimtrainingen.
• Extra inzet op re-integratie bij (extra) lang verzuim en het begeleiden van re-integrerende medewerkers die niet terug kunnen keren in hun eigen functie.
• Er is een aanbod beschikbaar voor medewerkers en leidinggevenden op het gebied van vitaliteit en gezondheid (vitaliteitsmenukaart).

De successen bij het terugdringen van het verzuim zijn in 2018 wisselend geweest. Zo is bij een aantal clusters de clusternorm gehaald of was sprake van een duidelijke daling van het verzuimpercentage. Bij andere clusters was juist weer een stijging waar te nemen.

In onderstaande grafiek is per cluster de norm en de realisatie weergegeven, met daarbij de onderverdeling naar kort, middel en lang verzuim (in %).
 

 

De belangrijkste ervaren knelpunten bij het terugdringen van het verzuim in 2018 zijn:

• Beperkte aandacht voor (een goede start van) het verzuimdossier.

• De verzuimketen als geheel.

• De (hoge) werkdruk op een aantal afdelingen.

In 2019 zal hier (verder) aandacht aan worden gegeven.

 

Arbeidskosten

Arbeidskosten bestaan uit loonkosten (medewerkers in dienst van de gemeente Rotterdam) en kosten van externe inhuur. De definitie van externe inhuur die de Gemeente Rotterdam hanteert luidt: Het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een bij de gemeente Rotterdam in dienst zijnde opdrachtgever, door een private organisatie met winstoogmerk, middels het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid, zonder dat daar een arbeidsovereenkomst/aanstelling tussen opdrachtgever en de private organisatie aan ten grondslag ligt.

De loonkosten stijgen ten opzichte 2017, ondanks het feit dat de bezetting eind 2018 nagenoeg gelijk is aan die van eind 2017. De toename is te verklaren door effecten van de cao en een stijging van de werkgeverslasten (loonkosten).

In opdracht van het college zijn analyses verricht op de kosten voor externe inhuur en de manier waarop deze zijn ondergebracht in de begrotings- en verantwoordingsdocumenten. Dit is gedaan om de relatie tussen de doelen en de bijbehorende middelen in de toekomst beter te kunnen leggen.

Gebleken is dat inhuurlasten op meer plekken worden vastgelegd en daarmee op dit moment niet alleen onder apparaatslasten worden gepresenteerd. De omvang betreft in 2018 circa € 25,3 mln op inhuur programma en € 10,4 mln op inkoop. In eerdere paragrafen bedrijfsvoering is enkel ingegaan op apparaatslasten waardoor voorgenoemde categorieën inhuur buiten de paragraaf bleven. In de overzichten van baten en lasten op de programma’s en producten en de paragraaf Bedrijfsvoering werd daarmee niet alle inhuur zichtbaar. Dit levert een onwenselijke situatie op.

Na de verzelfstandiging van het Sportbedrijf per 1 januari (uitstroom van circa 300 fte) is de formatie gedurende het jaar gegroeid. De voornaamste ontwikkeling die hieraan ten grondslag ligt, is de groeiende economie waardoor extra capaciteit benodigd was (Ruimtelijke ontwikkeling en Stedelijke inrichting). Met de toename in het primaire proces was het ook nodig de formatie van de ondersteunende functies bij te stellen naar boven.

Op concernniveau ligt de formatie lager dan de bezetting. Bij een aantal clusters is eind 2018 sprake van een bezetting die hoger ligt dan de formatie, maar het bewust niet invullen van formatie met vast personeel en in plaats daarvan te kiezen voor externe inhuur ten behoeve van een flexibele schil en het feit dat er sprake is van moeilijk vervulbare vacatures (Ruimtelijke ontwikkeling, Stedelijke inrichting, Verkeer & vervoer en Beheer van de stad) zorgden ervoor dat de bezetting per saldo 116 fte lager lag dan de formatie. Overigens zijn er wel wervingsacties en speciale wervingscampagnes gestart voor deze moeilijk vervulbare vacatures (bijvoorbeeld planologen, markt- en contractspecialisten, bouwinspecteurs).

De in- en uitstroom van afgelopen jaar is nagenoeg gelijk aan elkaar. Na de verzelfstandiging van het Sportbedrijf per 1 januari 2018 heeft de gemeente weer een groei doorgemaakt.

De gemeente blijft streven naar een evenwichtige opbouw van de organisatie. Dit is terug te zien in de instroomcijfers: 58% van de ingestroomde medewerkers was jonger dan 35 jaar. Van de medewerkers die zijn uitgestroomd heeft 38% de leeftijd van 60 jaar of ouder en 49% is 55 jaar of ouder.

 

MTO

Het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) monitort jaarlijks de medewerkerstevredenheid en -betrokkenheid bij de gemeentelijke organisatie. Net zoals eerdere jaren zijn de hoogste scores te zien op het thema ‘bevlogenheid’. Ook over het onderwerp ‘collegialiteit’ zijn medewerkers positief. Driekwart van de medewerkers vindt de werksfeer op de afdeling goed.

Ten opzichte van het MTO 2017 zijn positieve ontwikkelingen te zien op het thema ‘omstandigheden’. ‘Werkplek’ blijft een aandachtspunt.

En voor het 5^e jaar op rij is men positiever over de kansen om te leren en te groeien. Daarnaast zijn er goede ontwikkelingen te zien bij het thema ‘leiding’.

Het MTO geeft inzicht in de verschillen tussen afdelingen en teams op diverse onderwerpen. Maatwerk is daarom het uitgangspunt bij het realiseren van verbeteringen. Medewerkers en leidinggevenden bespreken in teamverband de resultaten van het MTO.

 

Opleidingen

In totaal is er € 10,4 mln besteed aan externe opleidingen. Het betreft 1,3% van de totale loonsom. Dit is gelijk aan 2017. Deze investering past binnen de organisatievisie 2015-2018 waarin de ontwikkeling van de medewerkers centraal staat.

 

Integriteit

Aantal meldingen
De in 2016 ingezette dalende lijn van het aantal aan integriteit gerelateerde meldingen van 162 in 2016 naar 117 in 2017 is in 2018 gestegen naar 137.

Het aantal meldingen in de categorie gedragingen binnen en buiten werktijd is gestegen: 31 in 2018 t.o.v. 18 in 2017. In de categorie misbruik en manipulatie van informatie stijgt het aantal meldingen naar 25 in 2018 (17 in 2017).

Overigens is bij W&I ook SW in de telling meegenomen.
 

Aantal onderzoeken
Het aantal intern uitgevoerde onderzoeken door de Centrale Onderzoekseenheid is in 2018 nagenoeg ongewijzigd gebleven (met 42 in 2018 t.o.v. 48 in 2017. In 2 gevallen is een extern onderzoek ingezet. Er is in 2018 geen heimelijk cameratoezicht ingesteld. Het aantal meldingen dat, na onderzoek, ongegrond bleek is gestegen van 29 naar 56. Daar staat tegenover dat ook 56 meldingen gegrond bleken.
Het aantal (ambtelijke) disciplinaire ontslagen als gevolg van aangetoond plichtsverzuim (over 2017: 11) is in 2018 gestegen naar 18.
 

Highlights
Vanuit het programma Integriteit is ook in 2018 met de portefeuillehouders (en de clustercoördinatoren) concernbreed veel aandacht besteed aan het op basis van openheid, zorgvuldigheid en laagdrempeligheid vergroten van de feitelijke veiligheid en het veiligheidsgevoel.

Dit o.a. via het ‘viersporenbeleid’ bij de clusters:

1. Instrumenteel HR
2. Bewustwording/houding/gedrag
3. Werkprocessen
4. Naleving/toezicht/handhaving

Verder is gewerkt aan de beoogde toename van bewustwording rondom het thema integriteit/professionaliteit door het ontwikkelen en inzetten van meerdere instrumenten zoals dialoogtafels, ronde-tafelbijeenkomsten, thematisch-werkoverleg Moreel Beraad en leerdossiers (dit a.d.h.v. realistische casuïstiek).

* Type gedragingen die onder bijvoorbeeld 'ongewenste omgangsvormen' vallen.

Bijlage: Arbeidskosten

Informatievoorziening & Automatisering

Digitaliseringsagenda
In 2018 is een start gemaakt met de uitvoering van de Digitaliseringsagenda (DA). Hiervoor zijn bij de afgelopen 10-maandsrapportage een aantal concernbrede begrotingswijzigingen doorgevoerd. De DA verbindt de ontwikkelingen in de stad en de uitdagingen binnen de clusters van buiten naar binnen met de ICT strategie en de ICT vakkennis in de organisatie. In de DA komen daarmee de transformatie van de stad, de clusters en de digitale transformatie concreet bij elkaar en versterken ze elkaar. Op deze wijze zijn we in staat in samenhang en transparant te sturen op de realisatie. De DA staat niet op zichzelf, maar is onderdeel van een bredere organisatieontwikkeling en hangt daarom ook samen met andere instrumenten, zoals de HR-agenda.

De Digitaliseringsagenda is geen statisch document; nieuwe ontwikkelingen en de uitvoering en voortgang worden continu gevolgd en waar nodig verwerkt. In de Digitaliseringsagenda worden generiek de volgende sporen onderscheiden: Solide basis (stabiele bedrijfsprocessen) en Differentiatie en Innovatie (anders werken en experimenteren).

Voor de sturing op de DA is in 2018 In opdracht van de concerndirectie (CD) de DA Regiegroep opgericht. De Regiegroep heeft als opdracht om de samenhang en de voortgang te bewaken. Om de integraliteit te waarborgen zijn alle clusters vertegenwoordigd in de Regiegroep. De DA Regiegroep heeft in opdracht van de CD in 2018 een prioritering voorgesteld binnen de DA projecten en programma’s. In deze prioritering zijn behalve de inhoud (impact, grondslag, business case, architectuur en afhankelijkheden) ook de publieke waarde van de projecten en programma’s meegewogen.

Solide basis
De solide basis bestaat uit de volgende programma’s en producten:

(Informatie)beveiliging
De beveiliging van informatie heeft continu de aandacht en moet de komende jaren, zowel digitaal als fysiek, naar een hoger niveau worden getild. Nagenoeg alle gemeentelijke processen zijn voorzien van beveiligingsmaatregelen die de informatie binnen dat proces op het juiste niveau beschermen. Er zijn in 2018 1709 geregistreerde informatiebeveiligings-incidenten geweest. Het gaat dan bijvoorbeeld om gebruikersfouten, spam/ phishingmails, datalekken en meldingen van de Informatie Beveiligings Dienst (VNG). Dit zijn meldingen van technische kwetsbaarheden aan alle gemeenten.

De ENSIA (verplichte zelfevaluatie van de beveiliging van aansluiting op landelijke voorzieningen zoals DigiD en SUWI) is in 2018 op tijd opgeleverd. Verbeterpunten uit de ENSIA zijn vastgelegd in verbeterplannen en opgepakt. Inmiddels zijn de werkzaamheden voor de ENSIA 2019 vergevorderd.

Onder de vlag van het programma Rekenkamer Informatiebeveiliging zijn in 2018 meerdere projecten en trajecten opgestart en uitgevoerd n.a.v het rapport van de Rekenkamer Rotterdam uit 2017. In februari 2018 is een 2e rapport uitgebracht, met een positiever resultaat dan in 2017. Volledige veiligheid is nooit te realiseren. Er is een voortdurend kat en muisspel bezig tussen hackers en beveiligers. Aangezien beveiligers de hele keten moeten beveiligen en de hackers zich alleen hoeven te concentreren op één zwakke schakel, blijft dit een uitdaging. Het programma bevindt zich inmiddels in de afronde fase, de (continue) werkzaamheden in het kader van de informatiebeveiliging zijn in de lijn belegd.

24x7 dienstverlening
De toenemende digitalisering bij de clusters leidt ook tot een behoefte om nadere afspraken te maken over de beschikbaarheid van de IT-dienstverlening buiten kantooruren en de ondersteuning daarbij. Onder de noemer 24x7 wordt de benodigde dienstverlening ontwikkeld. In 2018 is daartoe een inventarisatie gedaan naar 5 pilot processen waarbij dienstverlening buiten kantoortijd gewenst is.

In 2018 is er enkele keren sprake geweest van verstoring van externe dienstverlening vanuit de clusters richting burgers, bedrijven en derden, door toedoen van ICT-gerelateerde issues. De voorvallen zijn geëvalueerd en de daarin gegenereerde verbeterpunten zijn meegenomen binnen de dagelijkse bedrijfsvoering of in de agenda van verbetertrajecten binnen BCO-IIFO.

Differentiatie en innovatie
Dit spoor bestaat uit de volgende projecten en ontwikkelingen:

Informatiegestuurd/ Datagedreven werken
De gemeente wil zich ontwikkelen naar een wendbare, effectieve, efficiënte en transparante organisatie die de dienstverlening aan burgers en bedrijven hoog in het vaandel heeft staan. Om dit te bereiken wil de gemeente haar vermogen om datagedreven te werken aanzienlijk vergroten. De clusters zijn de motor om deze ambitie te realiseren. Hiervoor is een consistente en integrale veranderbeweging noodzakelijk. Het programma Datagedreven Werken (DGW), gestart in 2018, pakt dit samen met de clusters en IIFO op. Met het programma wordt verdere verbreding, verdieping en verankering van datagedreven werken gerealiseerd en worden zowel lijn-, ondersteunende als programma/project activiteiten begeleid en ondersteund in hun voortgang. Het programma werkt daarin nauw samen met het innovatief programma Digitale Stad. De clusters brengen hun ambities met datagedreven werken in beeld. Deze ambitiescan wordt gefaciliteerd door het programma en leidt begin 2019 tot een concrete roadmap.
Er wordt gebouwd aan een Datafabriek. In de Datafabriek worden interne en externe gegevens (data) ontsloten en gebruikt om informatieproducten te bouwen. Met deze informatieproducten kunnen we o.a. onze besluitvorming en dienstverlening verbeteren.
In 2018 is een dataplatform Europees aanbesteed. Dit is een belangrijke ICT-voorziening van de Datafabriek. Er is gestart met de bouw van informatieproducten voor wijkgestuurd werken (Dataplattegrond en Wijkprogrammering Jeugd

Digitaliseren werkprocessen

Dwarss
DWARSS staat voor digitaal werken aan Rotterdamse samenwerking en service. DWARSS werken betekent dat de gemeente Rotterdam werkt als één organisatie voor alle klanten. De vraag van de Rotterdammer staat centraal, ook als deze dwars door onze organisatie loopt.
Wanneer een Rotterdammer bijvoorbeeld een bouwvergunning aanvraagt, dan krijgt nu hij te
maken met meerdere collega’s, afdelingen en andere organisaties die allen apart van elkaar
zijn aanvraag behandelen. Met de introductie van de Omgevingswet en het daaruit voortkomende Digitale Loket is dit verleden tijd. Dan wordt de vraag als één geheel gezien waar verschillende partijen tegelijkertijd aan kunnen werken.

DWARSS heeft zich in 2018 doorontwikkeld tot een gemeentebrede zaakgewijze manier van werken. We verbeteren de dienstverlening van steeds meer processen door niet de taak van de ambtenaar maar de zaak van de Rotterdammer centraal te stellen. Het concernbrede zaaksysteem is daaraan ondersteunend. In 2018 hebben we bijna 65.000 zaken op de nieuwe manier verwerkt. Dwarss is tevens opgenomen in de Monitor ICT Projecten

GERS
In 2018 is de basisinrichting van DIVA (Digitale Informatie Voorziening Alfresco) gerealiseerd en opgeleverd. Het project voor de verdere doorontwikkeling van DIVA is gestart. Verschillende implementaties bij diverse clusters zijn voorbereid en de eerste gebruikers zijn met DIVA gaan werken. Er is een project opgestart voor het opschonen en migreren van bestaande (digitale) documenten/dossiers naar DIVA. De eerste fase hiervan is gericht op het uitvoeren van een Europese aanbestedingsprocedure, waarin gezocht wordt naar een leverancier die Rotterdam hierin met expertise kan ondersteunen. Verder is vanuit het programma onderzocht of en in welke mate DIVA-werkprocessen met behulp van (document) workflows kan ondersteunen. Op basis hiervan is besloten om DIVA in te gaan zetten om een concernbrede oplossing voor de bestuurlijke besluitvormingsprocessen te gaan realiseren. Het programma is tevens opgenomen in de Monitor ICT Projecten

Digitale Stad 
Het programma Digitale Stad richt zich op het creëren van een algemeen informatie- en communicatieplatform, gebaseerd op het 3D model van de stad, van en voor alle belanghebbenden in Rotterdam. In 2018 is de 2e proof of concept (van de 3) i.h.k.v. de ontwikkeling generiek platform met succes afgerond. Op termijn moet de Digitale Stad uitgroeien tot een volwaardige ‘digital community’, waarin iedereen kan deelnemen en met elkaar kan communiceren en participeren in voor hem of haar relevante zaken (bijv. stedelijke ontwikkeling). De ontwikkeling van de Digitale Stad is een cocreatie van de gemeente met een groot aantal externe partijen, die alle participeren op eigen kosten in deze ontwikkeling. In 2018 zijn ondermeer de volgende zaken gerealiseerd: in het kader van het EU-project RUGGEDISED zijn de 1e resultaten van een 3D operations platform gepresenteerd, er is tweemaal een workshop georganiseerd voor het opstarten van 3 pilots t.b.v. de Omgevingswet en er is een start gemaakt met een nieuwe pilot ‘Digital Twin Buitenruimte’, waarin 4 programma’s en 1 afdeling samenwerken. Ook zijn de eerste resultaten (voor 1 wijk) beschikbaar van innovatief onderzoek om het energiebesparingspotentieel en zonnepotentieel per pand inzichtelijk te maken. In 2019 zal dit uiteindelijk voor elk pand uit heel de stad beschikbaar komen.

Overige onderwerpen

Generieke ICT
 In 2018 is, conform de planning, een aantal Generieke ICT-voorzieningen voor de ondersteuning van de primaire processen van de clusters gerealiseerd.
Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• voor de ondersteuning van de burgerparticipatie is een digitale meningspeilingtool beschikbaar gesteld. Hiermee kan de mening van de burger geïnventariseerd en geanalyseerd worden
• voor het inzien van de Basisregistraties is de Web Inzage Tool gerealiseerd waarmee iedereen (met autorisatie) gegevens kan raadplegen
• voor de verbetering van de kwaliteit van de Basisregistraties is de terugmeldvoorziening Digimelding opgeleverd. De gemeente Rotterdam heeft hiermee een primeur gehaald en als eerste Nederlandse gemeente deze tool in gebruik genomen. De afhandeling van de meldingen van Basis Administratie Leerlingen verloopt volledig automatisch
• voor het maken van verschillende apps voor de clusters is het Rapid Application Development (RAD) platform aangeschaft. Tot nu toe zijn er verschillende apps voor de clusters opgeleverd, oa.: TrashR voor Stadsbeheer voor het ophalen van winkelafval en de BBA-app voor de aanvraag bijzondere bijstand voor Werk&Inkomen
• voor een aantal processen is de moderne scanstraat voor het sneller en efficiënter afhandelen van het postproces ingericht.
• voor het verder automatiseren van processen wordt Artificial Intelligence ingezet. Voor het automatisch afhandelen van de beslaglegging bij W&I worden twee virtuele assistenten ingezet. Voor de geautomatiseerde communicatie binnen en buiten de gemeente wordt met de chatbot geëxperimenteerd.

 
Monitor ICT Projecten 
Over de status en voortgang van risicovolle ICT-projecten wordt gerapporteerd in lijn met de Monitor Grote Projecten. De Monitor ICT-projecten (URL nog toevoegen) is als aparte rapportage beschikbaar.

Privacy
In mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Voor het opleveren van alle verplichte onderdelen van de AVG is een grote inspanning geleverd waar wij trots op kunnen zijn. Zo is er bijvoorbeeld al een flinke slag gemaakt met het register van verwerkingen, en is er een nieuw systeem voor het register verwerkingen en datalekken en zijn er verdere procedures en werkprocessen vastgesteld. Ook zijn de in het privacy beleid genoemde functionarissen inmiddels aangesteld. Dit zijn de Functionaris gegevensbescherming (FG), de toezichthouder, en de Concern privacy officer. Daarnaast zijn bij de clusters privacy officers aangesteld. Maar de tijd dringt en we zullen er een schepje bovenop moeten doen om tijdig in control te zijn. Het is nu zaak om met zo mogelijk meer energie door te pakken. De toepassing van de AVG is voor veel organisaties die er mee te maken hebben een zoektocht en kent nog weinig standaarden. Daarnaast is de AVG omvangrijk en het is complex om wetgeving te vertalen naar werkprocessen. Ook de omslag om privacy te incorporeren in werk en denkwijzen vergt een grote attitudeverandering.
Vanuit security, integriteit en privacy is een meerjarige bewustwordingscampagne ‘blijf alert’ opgestart.  Het afgelopen jaar zijn diverse activiteiten ontplooid (hackdemo’s, informatie op RIO, flyers en banners in alle gebouwen). Deze campagne loopt binnenkort af. Op dit moment wordt onderzocht of en hoe het onderwerp Awareness in de lijn belegd kan worden. Het niet voldoen aan de AVG kan tot gevolg hebben dat de Autoriteit Persoonsgegeven (AP) over kan gaan tot het opleggen van boetes die materieel van omvang kunnen zijn. Op dit moment is het nog onduidelijk hoe de AP het boetebeleid zal toepassen.

Datalekken
Datalekken zijn incidenten waarbij persoonsgegevens (mogelijk) in handen zijn gekomen van onbevoegden. Organisaties zijn verplicht zo’n datalek binnen 72 uur te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Om welke aantallen gaat het? In 2018 waren er 108 datalekken. In 2016 waren dat er 35 en 2017 telde 56 meldingen. Wat opvalt is dat het aantal datalekken toeneemt. Dat kan verklaard worden uit het feit dat steeds meer medewerkers op de hoogte zijn van de meldingsplicht van een datalek.  Ook groeit het bewustzijn dat het omgaan met gevoelige gegevens zorgvuldigheid vereist.
Die toename binnen de gemeente houdt gelijke tred met de landelijke trend die door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) gemeld wordt in haar jaarverslag.
Ook de aard van de datalekken is vergelijkbaar met het beeld van de AP. Zo ontstaan de meeste datalekken door verkeerd geadresseerde post of email. Daarnaast zijn er veel meldingen over het kwijtraken van telefoons, laptops en USB sticks. Door beveiliging levert dit meestal geen risico op.  Bovendien neemt de laatste categorie sterk af. De toegenomen bewustwording en de ‘Blijf alert’ campagne spelen daar waarschijnlijk een belangrijke rol in. Ook voor 2019 blijft die bewustwording een belangrijk onderdeel van de implementatie van de AVG.

Recht van betrokkenen
De AVG biedt burgers de mogelijkheid om inzage in de eigen persoonsgegevens te krijgen. Over 2018 zijn er 394 verzoeken door burgers gedaan om dat recht uit te oefenen. De meeste vragen gaan over inzage in de gegevens op een bepaald beleidsterrein, vaak betreft het Gemeentelijke Belastingen (Dienstverlening) en Werk en Inkomen.
Het aantal blijft vrij constant met 3 tot 5 aanvragen per week. Soms vragen burgers in het verlengde van de inzage om gegevens te verwijderen of te wijzigen.
De tijdige afhandeling van een aanvraag is nog een aandachtspunt. De gemiddelde tijd tot afhandeling was in 2018 nog 30 dagen. De verklaring hiervoor ligt in het feit dat deze mogelijkheid nog vrij nieuw is. Inmiddels zijn stappen genomen om de gemiddelde termijn te verkorten.

De concernbrede ICT kosten 2018 bedragen circa € 123 mln. Dit is inclusief de realisatie van de digitaliseringsagenda (ca. € 4 mln) een correctie voor de geactiveerde uren in verband investeringen (ca € 5 mln). Deze 2 componenten waren niet opgenomen in de oorspronkelijke begroting (€ 125 mln).

Concernhuisvesting & Facilitair

Het doel van concernhuisvesting (CHV) is zorgen voor een flexibele, efficiënte, eigentijdse en duurzame huisvesting, waar collega’s elkaar vinden om samen te werken of om een kop koffie te drinken. Medewerkers moeten zich kunnen terugtrekken om geconcentreerd te werken. Werkplekken moeten aansluiten op wat nodig is om uitvoering te geven aan de primaire werkprocessen van de gemeente Rotterdam en de dienstverlening aan de Rotterdammer. In 2018 zijn op het gebied van CHV ondermeer de volgende resultaten bereikt:

• op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (duurzaamheid, circulariteit, social return en garantiebanen): het aantal garantiebanen is uitgebreid en dat zetten we ook nog door. In aanbestedingen wordt in samenspraak beter aangesloten op de collegedoelstellingen, dat zet wel druk op het budget daar duurzaam, circulair inkopen duurder maakt
• door de groei van de organisatie en de daarmee samenhangende hoge bezetting van de gemeentelijke panden, werd het noodzakelijk om hier een aantal stappen in te gaan zetten. In 2018 is daarom een evaluatie uitgevoerd van de huisvesting en een voorstel voorbereid voor de doorontwikkeling van het huisvestingsconcept en de daarbij te hanteren uitgangspunten. Naar verwachting zullen hierover in 2019 concrete besluiten worden genomen
• in 2018 is de Motie #geenplektegek afgedaan. De opdracht van de motie is onderdeel geworden van de doorontwikkeling van het huisvestingsbeleid: door in samenspraak met clusters ‘flexibele werkplekken in wijken’ toe te kennen wordt het ‘Rotterdammer gericht werken’ verder gestimuleerd en worden reeds bestaande initiatieven om vanuit de wijk met bestaande faciliteiten en voorzieningen te werken geborgd in de door te ontwikkelen huisvestingsuitgangspunten
• op 1 januari 2018 is Concernhuisvesting als afdeling binnen het cluster BCO ontstaan vanuit het programma CHV, Stadsbeheer Beveiliging en BCO, IIFO Facilitair. De afdeling is qua inrichting en personele bezetting in 2018 grotendeels ingevuld. De implementatie van nieuwe werkwijzen is in 2018 gestart

 

Overige Bedrijfsvoering

Aanbestedingen MKB Rotterdam

Een van de Rotterdamse ambities is het versterken van de regionale en stedelijke economie. De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit leidt tot enige vorm van discriminatie van ondernemers.

Bij een enkelvoudig- of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag houdt de gemeente, waar het binnen de kaders van geldende wet- en regelgeving mogelijk is, rekening met de lokale economie en lokale ondernemers door twee Rotterdamse partijen uit te nodigen, tenzij de belangen van de gemeente Rotterdam daarmee niet gediend zijn.

Daarnaast streeft Rotterdam een MKB vriendelijke inrichting van haar aanbestedingen na.

Deze aanpak heeft tot resultaat dat:

• het aandeel in geld van het inkoopvolume dat naar Rotterdamse MKB ondernemers binnen de Stadsregio gaat betreft 38%
• het aandeel in geld van het inkoopvolume dat naar MKB ondernemingen gaat betreft 75%
• het aandeel in geld van het inkoopvolume dat naar ondernemingen gaat binnen de Stadsregio betreft 53%

Dit is exclusief de inzet van lokale onderaannemers bij grote opdrachten die aan niet Rotterdamse bedrijven zijn gegund.

 

Onderstaande grafiek, geeft de verhoudingen weer zoals hierboven uitgeschreven op basis van uitgaven (€)*.

voetnoot: *Voor Rotterdam is de postcodereeks 3000-3089 gebruikt. Voor de regio Rotterdam zijn de volgende postcodes gebruikt: 3000-3089, 2650-2652, 2660-2662, 2665, 2690, 2900-2909, 2920-2926, 2980, 2981, 2983-2994, 3100-3102, 3111-3119, 3121-3125, 3130-3137, 3141-3146, 3151, 3161, 3162, 3165, 3171, 3180, 3181, 3190-3197, 3199-3208, 3220-3225, 3231, 3232, 3237.