Overhead - Audits en control

In opdracht van het college of de concerndirectie voert Concern Auditing audits uit op het gebied van doelmatigheid en doeltreffendheid van processen, systemen, projecten, programma’s en organisatieonderdelen. Middelen en Control ondersteunt het bestuur en management van de gemeente Rotterdam bij een verantwoorde inzet van middelen door middel van adviezen vanuit een bedrijfseconomisch perspectief. Hierdoor kan de organisatie sturen, beheersen en beslissen, zodat de organisatie doelen kan realiseren met beschikbare middelen.

Bestuursopdracht ‘Borging investeringsruimte vervanging, renovatie of restauratie huidige bezittingen’

Als onderdeel van de ambitie om de investeringsruimte van de gemeente beter te borgen, is bij Voorjaarsnota 2021 besloten om in de Beleidsnota Investeringen Rotterdam enkele aanvullende beleidsuitgangspunten en –regels op te nemen, ter borging van de investeringsruimte voor vervangingsinvesteringen, renovatie en restauraties. De aanscherping van dit beleid is van grote betekenis voor de instandhouding van de kapitaalgoederen in de openbare ruimte (bruggen, wegen, parken, openbare verlichting, etc.), het gemeentelijke vastgoed en de inrichting van de gemeentelijke kantoren. Waar tot voor kort nog vaak ad hoc moest worden gezocht naar dekkingsmiddelen om vervanging, renovatie of restauratie mogelijk te maken, is op grond van dit beleid besloten om de kosten van vervanging, renovatie en restauratie structureel en reëel in de begroting en meerjarenraming tot uitdrukking te brengen. Zo bouwen we aan een toekomstbestendige begroting en houden we de kwaliteit van onze voorzieningen op orde (basis op orde).

 

Doorontwikkeling stuurinformatie en P&C
De doorontwikkeling van de stuurinformatie omvat meerdere projecten die bijdragen aan een betere sturing van gemeentelijke activiteiten en daarmee tot een meer doeltreffende en doelmatige gemeente Rotterdam.
Voor een goede sturing van de organisatie is het van belang dat periodiek op alle niveaus van de organisatie sturingsgesprekken plaatsvinden, op basis van betrouwbare stuurinformatie die geënt is op de doelstellingen die door het gemeentebestuur zijn bepaald en vastgelegd in de programma’s die in de p&c-documenten worden onderscheiden.

Onderdeel van het project is ook het Verbeteren van de P&C producten. De raad heeft aangegeven de P&C documenten beleidsmatiger en overzichtelijker te willen. In 2020 en 2021 is begonnen met het stap voor stap verbeteren met bijvoorbeeld de Voortgang en de paragraaf Sustainable Development Goals. Voor de nieuwe collegeperiode wordt een nieuwe opzet van de P&C documenten voorbereid. De eerste opzet is besproken in de COR vergadering op 29 juni.

Auditprogramma

Concern Auditing voert, in opdracht van het college en/of de concerndirectie, audits uit op het gebied van doelmatigheid en doeltreffendheid van processen, systemen, projecten, programma’s en beleid.

Jaarlijks wordt een auditprogramma opgesteld. Het auditprogramma 2022 wordt eind 2021 voorbereid.

Een aantal audits uit het auditprogramma 2021 zal waarschijnlijk doorlopen in 2022. Dit zijn:

  • Grote projecten
  • Digitale veiligheid
  • Periodieke reflectie van organisaties

Ook in 2022 worden weer audits uitgevoerd, die jaarlijks terugkeren, op de terreinen:

  • Integriteit
  • Informatieveiligheid.

Ontwikkelingen 2022-2025

Het coronavirus heeft de komende jaren flinke impact op de gemeente Rotterdam. Een crisis brengt echter ook kansen voor de stad. Dat vraagt om leiderschap en keuzes maken. Vanuit control zal het bestuur worden ondersteund bij het sturen op risico's en kansen.

Wat kost het

Tweede HerzieningBegroting 2022
Overzicht van baten en lasten Overhead - Audit & ControlRealisatie
2020
Begroting
2021
Begroting
2022
Raming
2023
Raming
2024
Raming
2025
Baten exclusief reserves380412308308308308

Bijdragen rijk en medeoverheden 350 401 308 308 308 308
Overige opbrengsten derden 30 11 0 0 0 0
Lasten exclusief reserves18.11718.71219.30819.25319.25319.253

Apparaatslasten 17.128 18.123 18.506 18.451 18.451 18.451
Inhuur 1.122 800 288 288 288 288
Overige apparaatslasten 310 556 563 608 608 608
Personeel 15.696 16.768 17.655 17.555 17.555 17.555
Intern resultaat 726 371 0 0 0 0
Intern resultaat 726 371 0 0 0 0
Programmalasten 263 218 802 802 802 802
Inkopen en uitbestede werkzaamheden 262 218 802 802 802 802
Overige programmalasten 0 0 0 0 0 0
Subsidies en inkomensoverdrachten 1 0 0 0 0 0
Saldo voor vpb en reserveringen -17.737 -18.301 -18.999 -18.944 -18.944 -18.944
Saldo voor reserveringen -17.737 -18.301 -18.999 -18.944 -18.944 -18.944
Saldo -17.737 -18.301 -18.999 -18.944 -18.944 -18.944

Financiële bijstellingen

Tweede
Herziening
Begroting 2022
Bijstellingen Overhead - Audit & ControlBegroting
2021
Begroting
2022
Raming
2023
Raming
2024
Raming
2025
Eerste Herziening / Voorjaarsnota 2021 -18.361 -18.368 -18.368 -18.368 -18.368
Bijstellingen Tweede Herziening 2021 / Begroting 2022 61 -631 -576 -576 -576
Concernbrede opgave Integriteit Ramingsbijstellingen vermijdbaar 0 16 5 5 5
Concernbrede opgave Wob Ramingsbijstellingen vermijdbaar 14 42 42 42 42
Vervanging financieel administratie systeem (project GREAT) Ramingsbijstellingen vermijdbaar 0 34 0 0 0
Bestemmingsreserve Rotterdamse Investeringsmotor Reserves -160 -325 -325 -325 -325
Technische wijzigingen Technische wijzigingen 207 -398 -298 -298 -298
Begroting na wijzigingen -18.301 -18.999 -18.944 -18.944 -18.944

Toelichting financiële bijstellingen

Concernbrede opgave Integriteit
Het Actieplan Integriteit omvat een samenhangend pakket van ruim 30 maatregelen waarmee we de aanbevelingen uit verschillende (externe) rapporten en onderzoeken opvolgen. Daarmee intensiveren en verstevigen we ons integriteitsbeleid. Financiële dekking komt vanuit bijdragen uit het hele concern.

Concernbrede opgave WOB
Om verzoeken uit hoofde van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) nu én in de toekomst professioneler en binnen de wettelijke termijn te kunnen afhandelen, wordt een centrale eenheid (“Wob-unit”) opgericht. Deze unit heeft het afhandelen van Wob verzoeken als kerntaak en heeft daarvoor ook de benodigde expertise in huis. Financiële dekking komt vanuit bijdragen uit het hele concern.

Vervanging financieel administratie systeem (project GREAT)
Vanaf 2022 wordt het huidige financiële administratiesysteem vervangen. Omdat wordt overgestapt naar een cloudapplicatie, kunnen deze kosten beperkt worden geactiveerd. Dit zorgt voor een (incidentele) dekkingsopgave van € 8,7 mln. De opgave wordt enerzijds ingevuld door een aantal meevallers/onderbestedingen in 2021. Het restant van ca € 2 mln wordt (voor)gefinancierd door bijdragen vanuit het hele concern.

Bestemmingsreserve Rotterdamse Investeringsmotor
De apparaatslasten voor het opstellen en beheren van de bestemmingsreserves Rotterdamse Investeringsmotor (RIM) maken voortaan deel uit van het budget van het desbetreffende taakveld en worden verrekend met lagere toevoeging aan de bestemmingsreserve RIM (2021: € -160, 2022 en verder: € -325).

Technische wijzigingen

Er heeft overheveling van een medewerker van taakveld Audits & Control naar taakveld Concernondersteuning plaatsgevonden (2021: € 49 en 2022 en verder: € 85). Daarnaast vindt budgetverschuiving plaats van taakveld Treasury naar taakveld Audits en Control met betrekking tot de inzet van een projectleider bij diverse dossiers bij Deelnemingen (-€ 50 in 2021 en -€ 100 in 2022). Verder vindt in 2021 een correctie plaats (€ 208) op tijdschrijven vanwege doorbelasting overhead. De indexering voor de jaren 2022 - 2025 (-€ 383) is eveneens verwerkt in de begroting.

Omschrijving taakveld

In opdracht van het college of de concerndirectie voert Concern Auditing audits uit op het gebied van doelmatigheid en doeltreffendheid van processen, systemen, projecten, programma’s en organisatieonderdelen. Middelen en Control ondersteunt het bestuur en management van de gemeente Rotterdam bij een verantwoorde inzet van middelen door middel van adviezen vanuit een bedrijfseconomisch perspectief. Hierdoor kan de organisatie sturen, beheersen en beslissen, zodat de organisatie doelen kan realiseren met beschikbare middelen.