Beleid en ontwikkelingen

Beleid

‘Werken in stad en wijk (Wijk aan zet)’, ‘Menselijke maat’, ‘De lerende organisatie’, ‘Anders Werken’, ‘Integriteit’ en ‘Inclusie en diversiteit’: het zijn grote onderwerpen die Human Resources en Organisatie (HRO) ondersteunt en mee faciliteert. Grotendeels zijn deze onderwerpen terug te vinden in de staande dienstverlening: doen waar de organisatie goed in is. Het gaat om HRO-ondersteuning aan leidinggevenden en medewerkers, zodat ze optimaal kunnen werken voor de Rotterdammers. Met de (door)ontwikkeling van de genoemde grote onderwerken krijgt de organisatie meer prioriteit, focus en perspectief. Er is sprake van een intensievere en expliciete samenwerking met de clusters. Zo zorgt bijvoorbeeld de relatie met Wijk aan Zet en Menselijke maat voor nieuwe energie. In 2022 wordt dit vastgehouden en verder uitgebouwd.

Ontwikkelingen

Coronaorganisatie

Begin 2021 is de vaccinatiecampagne van start gegaan. In juni en juli waren er zo’n 2.800 medewerkers aan het werk in de teststraten, het bron- en contactonderzoek en de vaccinatiecampagne. Het aantal volledig gevaccineerde Rotterdammers stijgt snel. Daardoor kon het aantal vaccinatie medewerkers dalen, tot rond de 2.300 in augustus 2021; Van hen werken er 2.150 op inhuurbasis.

De huidige vaccinatiestrategie bestaat uit twee vaccinaties voor iedereen van 12 jaar of ouder. Bij voortzetting van deze strategie is de vaccinatiecampagne eind 2021 grotendeels afgerond. Het blijft echter noodzakelijk om snel te kunnen opschalen. Het ministerie van VWS vraagt daarom gemeenten tot en met het eerste kwartaal van 2022 paraat te staan voor het mogelijk opnieuw uitbreiden van de coronawerkzaamheden. De huidige koers is gericht op afschalen van het testen en van het bron- en contactonderzoek tot 31 maart 2022. Daarna kan de gemeente volstaan met een kleine bezetting tot 1 juli 2022, om daarmee de coronaorganisatie te beëindigen.

Verzuim

Bovenstaande grafiek geeft weer dat het voortschrijdend verzuim in vergelijking met de eerste begrotingsherziening 2021 –voorjaarsnota 2021- in de gehele organisatie gestegen is naar 5,9%, met uitzondering van de clusters Dienstverlening en het onderdeel Concern Auditing & Middelen en Control.

De stijging van het voortschrijdend verzuim is zichtbaar in alle verzuimcategorieën en vooral in het langdurig verzuim: het verzuim dat langer duurt dan 43 dagen. Ten opzichte van eind april 2021 is het lang verzuim met 0,33% gestegen.

Nog steeds besteedt de organisatie extra aandacht aan veilig, gezond en met plezier werken, thuis en op locatie. Leidinggevenden krijgen ondersteuning hoe zij hun medewerkers kunnen faciliteren en begeleiden. Alle clusters geven extra aandacht aan het voorkomen en verminderen van langdurig verzuim. Naast de inzet van bedrijfsartsen, re-integratieadviseurs en aandacht voor vitaliteit is er inzet op leeftijdsbewust personeelsbeleid en mobiliteit. Terugdringing van langdurig verzuim vraag veel inzet en het resultaat is, vaak door de aard van het verzuim, niet direct terug te zien in het percentage langdurig verzuim.

Gezien de huidige ontwikkelingen en de nog onzekere omstandigheden rond de coronamaatregelen, is ervoor gekozen de verzuimnormen voor 2022 van de clusters pas in het laatste kwartaal van 2021 samen te stellen. Een actualisatie van de concernnorm volgt dan bij de eerste begrotingsherziening en voorjaarsnota 2022.

Voor 2022 staat de verdere ontwikkeling gepland van de instrumenten om het verzuim terug te dringen. Deze instrumenten en applicaties helpen leidinggeven, re-integratie- en HR-adviseurs in de begeleiding van medewerkers bij verzuim. De stijging van het verzuim vraagt om extra aandacht. Naast de aandacht voor het terugdringen van langdurig verzuim gaat die vooral uit naar het voorkomen van verzuim. Ook de niet-verzuimende medewerker verdient aandacht. Vitale en gezonde medewerkers dragen bij aan een vitale en gezonde organisatie.

Inclusieve organisatie

Een inclusieve en diverse gemeente houdt voor gemeente Rotterdam goed werkgeverschap in voor iedereen. Dit is de basis voor de initiatieven die bijdragen aan een inclusieve en diverse gemeente.

In de opvolging van het intensiveringsplan ‘Rotterdam tegen racisme 2020 - 2022’ passen een aantal concrete initiatieven. Deze zijn in te delen in diverse categorieën: inclusief werving en selectie, bewustwording, inclusief beleid, inclusief leiderschap en inzicht in de mate van inclusie en diversiteit.

Voorbeelden zijn:

• Experimenten met nieuwe, technische, methodieken die bijdragen aan het terugdringen van vooringenomenheid (bias) in het werving- en selectieproces (zoals een game);
• Trainingen voor bewustwording van inclusie en diversiteit, en inrichting van gesprektafels over vooroordelen en uitsluitingsmechanismen;
• Toetsing van werving- en selectieprocedures door het Inclusiviteitspanel;
• Structureel aanbod van trainingen, webinars, dialoogtafels, inspiratiesessies over alle invalshoeken van inclusie en diversiteit. Deze zijn bedoeld voor individuele werknemers, teams en leidinggevenden. Dit aanbod is via het opleidingsportaal beschikbaar;
• Opzet en uitvoering van inclusief beleid, inclusieve regels, procedures en normen;
• Gesprekken met werknemers over de huidige procedures en middelen om ongewenst gedrag als racisme en discriminatie te melden, en de communicatie hierover;
• Inzicht in de mate van inclusie en diversiteit binnen de gemeente door vragen in het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) 2021, en de voorbereiding van deelname aan de Barometer Culturele Diversiteit van het CBS in 2022.

Het intensiveringsplan ‘Rotterdam tegen racisme 2020 - 2022’ krijgt in 2022 een vervolg op inclusief werven en selecteren, bewustwording/ informeren, vergroten en versterken van de toegankelijkheid, inclusief beleid, discriminatie, en inzicht in de mate van inclusie en diversiteit.

Voorbeelden zijn:

• Om een extra ‘boost’ te geven aan het inclusief maken van de werving en selectie zal een procesmatige aanpak worden opgezet. Deze aanpak omvat alle functies, ook die van leidinggevende, en de arbeidsmarktcommunicatie;
• Er komt een toetsing van het gemeentelijk beleid en de uitvoering hiervan. Dit gebeurt intern door het Inclusiviteitspanel en extern door de Adviesraad Antiracisme en Inclusie.
• Informeren van medewerkers over de huidige mogelijkheden van het doen van meldingen van ongewenst gedrag over racisme en discriminatie;
• Deelname aan Barometer Culturele Diversiteit van het CBS in 2022.

Integriteit

Integraal integriteitsbeleid is van cruciaal belang is voor het aanzien en functioneren van de gemeente. Het ambtelijke beleidsplan 2021-2025 (21bb2204) is vastgesteld in de raadsvergadering van 18 februari 2021. Het beleidsplan omvat inzet op vijf pijlers: regelgeving, bewustwording, coördinatie en toetsing, blik naar buiten en blik naar binnen. Per pijler is de doelstelling daarvan gekoppeld aan de ontwikkelingen en onderwerpen binnen deze pijler.

Het college stelt het jaarplan integriteit 2022 in het laatste kwartaal van 2021 vast. Het Actieplan Integriteit omvat een samenhangend pakket van ruim 30 maatregelen waarmee we de aanbevelingen uit verschillende (externe) rapporten en onderzoeken opvolgen. Daarmee intensiveren en verstevigen we ons integriteitsbeleid.

Formatie en bezetting

         

Formatie en bezetting 2021

Ten opzichte van de eerste begrotingsherziening 2021 is de formatie bij de tweede begrotingsherziening 2021 met 294 fte naar boven bijgesteld naar 12.314 fte. Deze stijging zit vooral in formatie voor het primair proces of directe ondersteuning daarvan (282 fte).

Het merendeel van de bijstellingen op de formatie komt voort uit het concretiseren van loonkostenbudget naar fte’s is. In de eerste begrotingsherziening stond het grootste deel van deze bijstellingen financieel al ingeboekt. In de tweede begrotingsherziening is de vertaalslag gemaakt naar fte’s. Het grootste gedeelte van deze bijstelling is toe te schrijven aan het inboeken van de fte’s voor garantiebanen bij begeleide participatie (programma Werk en inkomen).

Eind augustus 2021 is er sprake van een overbezetting van 778 fte ten opzichte van de bijgestelde begrote formatie. Dit betreft grotendeels het programma Overhead waarbij medewerkers zoals de trainees en de projectenpool wel opgenomen zijn in de bezetting maar niet in de formatie. Ditzelfde is het geval bij het programma Werk en inkomen bij de ambtelijke detacheringen. Dit zijn de herplaatsingskandidaten uit de lage loonschalen die baangarantie hebben gekregen. Deze medewerkers worden begeleid door jobcoaches en zijn aan het werk.

Formatie 2022 en verder

De formatie voor 2022 komt bij de begroting uit op 12.307 fte. In de jaren 2023 en verder is er een lichte afname te zien van de begrote formatie. Deze daling ligt grotendeels bij Werk en Inkomen en is enerzijds gerelateerd aan de meerjarenraming van de ontwikkeling van het bijstandsvolume (Inkomensvoorzieningen). Anderzijds lopen bij arbeidsparticipatie de intensiveringen van het huidige college, de Regiodeal en de tijdelijke corona gerelateerde steun- en herstelpakketten van het rijk af.

In- en uitstroom

In 2021 zijn tot en met augustus bijna 1.150 nieuwe medewerkers begonnen. In dezelfde periode hebben 440 medewerkers de organisatie verlaten. 34% van de instroom is jonger dan 30 jaar. Van de uitstroom is 60% 60 jaar of ouder.

Stages

De ambitie voor 2021 is om totaal 1.124 stageplaatsen aan te bieden, waarvan minimaal 25% op mbo-niveau. In onderstaande grafiek is het aantal gerealiseerde stages weergegeven. Eind augustus waren er 622 stageplaatsen geboden; dit is 55% van de totaal ambitie. Van de 622 stageplaatsen is 27% op mbo-niveau.

De stageambitie voor 2022 is - net als in 2021 - 7,2% van de bezetting per 1 januari 2022 (medewerkers, inclusief medewerkers externe inhuur). In de eerste begrotingsherziening 2022 leggen we de stageambitie voor 2022 vast.

Arbeidskosten

Arbeidskosten bestaan uit loonkosten (medewerkers in dienst van gemeente Rotterdam) en kosten van ingehuurde medewerkers.

Arbeidskosten 2021

De tweede begrotingsherziening 2021 laat ten opzichte van de eerste begrotingsherziening 2021 een stijging van de begrote arbeidskosten zien van € 47,9 mln. De belangrijkste redenen hiervoor invulling van extra vraag vanuit de clusters (Overhead) en vanuit opgaven voor de stad (Stedelijke inrichting, Jeugdhulp en garantie banen).

In de eerste begrotingsherziening maakt inhuur 14,0% van de totale arbeidskosten uit. Exclusief inhuur ten laste van het programma Corona GGD-GHOR was dit 8,2%. Bij de tweede begrotingsherziening stijgt dit naar een percentage van 17,3% in totaal en zonder het programma Corona GGD-GHOR is dit 11,7%.

De hoofdlijnen van de mutaties in de tweede begrotingsherziening worden hieronder toegelicht op zowel loonkosten als kosten externe inhuur.

Arbeidskosten 2022 en verder

In de arbeidskosten voor 2022 en verder is een daling zichtbaar. Deze zijn grotendeels terug te voeren naar het programma Corona GGD-GHOR. De raming van de personeels- en inhuurkosten voor de Coronaorganisatie loopt nu in principe tot 1 juli 2022. Ook wordt rekening gehouden met een cao-akkoord voor Nieuw beschut eind 2021. De meerjarige afloop van met name de externe inhuur hangt vooral samen met het feit dat niet alle vraag naar capaciteitsinzet vanuit de organisatie bekend is.

Loonkosten 2021

De loonkostenbegroting voor 2021 stijgt met € 12,3 mln. De grootste bijstellingen zowel positief als negatief worden hieronder toegelicht:

• De bijstellingen op het programma Overhead (+ €5,8 mln) zijn het gevolg van groei van het concern en van een toegenomen vraag vanuit clusters of bestuur. Voor overhead geldt de zogenaamde meebeweegsystematiek, waarbij de overhead mee groeit of krimpt met de omvang van de organisatie. Deels is de toename tijdelijk, zoals 15 fte tijdelijke formatie-uitbreiding bij Communicatie met inzet ten behoeve van de corona pandemie. Anderzijds is dit structureel in verband met extra inzet bij clusters, ondersteuning van clusters vanuit bedrijfsvoering (BCO) of prioritering van onderwerpen zoals integriteit.
• Het programma Maatschappelijke ondersteuning stelt de loonkosten naar boven bij (+ €3,2 mln). Naast de reguliere indexering betreft dit de vorming van de afdeling Grip op Geldzaken vanuit programma Reset.
• Volksgezondheid en zorg heeft bijgesteld (+ €3 mln) ten behoeve van het nieuwe team Hulpteam Toeslagen 010. Dit team is verantwoordelijk voor de ondersteuning van Rotterdamse gedupeerden van de toeslagenproblematiek. Hiervoor worden casusregisseurs en wijkteammedewerkers ingezet. Ook is er een Informatiepunt010 voor gedupeerden geopend. Financiering vindt plaats vanuit het Ministerie van Financiën.
• Op het programma Beheer van de stad wordt bijgesteld (+ €2,6 mln) door meer inzet van eigen reinigingsmedewerkers vanwege intensiever gebruik van de buitenruimtes zoals parken, stranden en kades.
• De bijstelling op het programma Stedelijke inrichting en ontwikkeling (+ €1 mln hangt samen met een tijdelijke uitbreiding (2021 en 2022) van de formatie van de afdeling Duurzaamheid met 13 fte. Dit betreffen onder andere adviseurs en opgavemanagers. De lasten worden gedekt uit in de Voorjaarsretraite toegekende middelen zoals Continuering Duurzaamheid.
• Bij programma Werk en inkomen dalen de begrote loonkosten bijgesteld (- €2,9 mln) vanwege een onderbesteding van in de uitvoering van de Participatiewet omdat het aantal bijstandsuitkeringen lager uitvalt dan geraamd en een verschuiving naar inhuurkosten voor Nieuw Beschut Werk omdat de indiensttreding van deze medewerkers onder de nieuwe cao 'Aan de slag' is uitgesteld van 1 juli 2021 naar eind 2021.

 

Inhuur 2021

De begroting voor de kosten externe inhuur wordt met € 35,6 mln naar boven bijgesteld. De grootste wijzigingen zijn:

• Stedelijke inrichting en ontwikkeling stelt bij (+ €14,2 mln) als gevolg van toegenomen werkzaamheden. Met deze budgetten worden onder andere bouwinspecteurs, constructeurs en adviseurs bouwfysica ingehuurd.
• Overhead (+ €7,8 mln) grotendeels voor de directie Innovatie, Informatievoorziening, Facilitair en Onderzoek en te relateren aan inzet voor de clusters die een toegenomen vraag hebben. Denk hierbij aan extra ingehuurde medewerkers als ondersteuning voor de Corona organisatie.
• De begrote inhuurkosten binnen het programma Werk en inkomen zijn naar boven bijgesteld (+ €7,1 mln). Belangrijkste redenen hiervoor zijn een verschuiving van personeel naar inhuurkosten. Dit betreft grotendeels Nieuw Beschut Werk omdat de indiensttreding van deze medewerkers onder de nieuwe cao 'Aan de slag' is uitgesteld van 1 juli 2021 naar eind 2021. Ook zijn inhuurkosten voor uitvoering van de Tozo-regelingen ingeboekt.
• Bij Openbare orde en veiligheid vindt een bijstelling plaats (+ €2,7 mln) die te maken heeft met het invoeren van het jaarplan van het Veiligheidshuis. In dit jaarplan staan extra personeelslasten. Gemeente Rotterdam heeft, als grootste gemeente van de Veiligheidsregio, de kassiersfunctie.
• Volksgezondheid en zorg stelt bij (+ €1,5 mln) voor capaciteitsuitbreiding voor de uitvoering aanpak problematiek jeugdzorg.
• De bijstelling op het programma Algemene middelen (+ €1,2 mln) is toe te schrijven aan de groei van de stad. Meer inwoners, meer woningen, meer hotels en meer voertuigen. Dit leidt tot een groei in het aantal verstuurde aanslagen voor diverse heffingen. Om alle werkzaamheden te kunnen blijven uitvoeren wordt niet alleen geïnvesteerd in meer mankracht voor de uitvoering van de werkzaamheden maar ook in strategische analyses en het lean maken van processen.