Digitalisering

Voor het college en de gemeentelijke organisatie staan de maatschappelijke opgaven in de stad centraal. Digitalisering biedt voorzieningen om de dienstverlening te verbeteren en de collegedoelen sneller en beter te realiseren. De ontwikkelingen van digitalisering gaan snel. De manier waarop Rotterdammers werken, onderwijs volgen, wonen, zorg ontvangen, recreëren en zich verplaatsen verandert. De organisatie moet goed toegerust zijn om met deze ontwikkelingen mee te gaan. Dat betekent dat de gemeente over betrouwbare ICT-voorzieningen beschikt, en snel en flexibel inspeelt op nieuwe ontwikkelingen.

De basis hiervoor is vastgelegd in de Digitaliseringsagenda (DA). Die bevat projecten en programma’s die de clusters in onderlinge afstemming hebben gekozen. Met deze projecten en programma’s maken de clusters hun dienstverlening innovatiever, gebruiksvriendelijker, efficiënter en in een eigentijdse vormgeving. Het traject voor de actualisatie van de DA is begonnen. Oplevering van het rapport en de presentatie is eind juni 2023. Het doorlopen van het proces over de benodigde financiering gebeurt in de tweede helft van 2023.

De speerpunten voor 2023 zijn:

• Verdere invoering van de datastrategie als basis voor de verantwoorde inzet van data.
• De algoritmegovernance van de gemeente Rotterdam is ruim een jaar in werking en is geëvalueerd. De gemeente stelt een plan op voor doorontwikkeling en voert het uit. Eén van de instrumenten binnen deze governance is het algoritmeregister. Daarmee communiceert de gemeente over algoritmetoepassingen naar geïnteresseerden. De eigenaren van het register zijn de algoritme-experts. De algoritme-experts sporen bestaande algoritmetoepassingen op om het algoritmeregister aan te vullen. En ze begeleiden structureel nieuwe toepassingen. De algoritme-experts zijn aanspreekpunt, actief betrokken bij landelijke en Europese ontwikkelingen en houden contact met de externe, onafhankelijke adviescommissie: de Algorithm Advisory Board.
• De verbinding met Europa groeit, ook in relevantie voor Rotterdam. Via en met de inzet van EU-coördinatoren is organisatiebrede betrokkenheid bij Europese subsidieprojecten. Ook werkt de gemeente samen met strategische Europese partners en is er aandacht voor de zich continu ontwikkelende wet- en regelgeving. Het Digital Office Europe heeft een actieve rol. Rotterdam is (vice)voorzitter binnen het Digital Forum van Eurocities. Daarmee versterkt gemeente Rotterdam haar positie in de digitale transformatie en in relatie tot de andere grootstedelijke thema’s die in dat netwerk geagendeerd worden.
• De bestuurlijke samenwerking in VNG-verband en met andere grote gemeenten zetten we door. Sinds 1 januari 2023 is het landelijke programma Common Ground officieel van start gegaan. Verschillende gemeenten, VNG en ketenpartners werken samen aan de vernieuwing van informatievoorzieningen om de maatschappelijke opgaven flexibeler, op maat en slimmer te ondersteunen. Het doel van deze samenwerking is één digitale overheidsarchitectuur en één basisinfrastructuur, met gezamenlijke kaders en gezamenlijke voorzieningen: Common Ground en Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (‘1x ontwikkelen, 342x toepassen’). De gemeente Rotterdam werkt samen met de VNG en andere gemeenten aan de ontwikkeling van IT-producten die voor alle gemeenten beschikbaar komen. Zo heeft gemeente Rotterdam het initiatief genomen tot het ontwikkelen van OpenCatalogi: één centrale plek om inzicht te krijgen in landelijk beschikbare en in ontwikkeling zijnde producten voor informatievoorzieningen binnen de overheid. Het doel is om hergebruik te stimuleren door gebruik te maken van producten die ergens anders al beschikbaar zijn.
• Informatiebeveiliging blijft in 2023 een belangrijk onderdeel van de digitaliseringsaanpak. De awareness-campagne ‘Blijf Alert’ loopt door in 2023. De gemeente zorgt in 2023 dat zij voldoet aan de landelijke verplichtingen, zoals de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en het verantwoordingsproces over informatieveiligheid bij gemeenten: Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). Daarnaast zet informatiebeveiliging in op professionalisering en ontwikkeling van de gehele securityketen, zowel intern als extern. Ten slotte gaat de securityketen in 2023 door met de uitvoering van haar meerjarenplan met een beschrijving van invoering van producten en diensten in de gemeentelijke organisatie. In maart 2023 is vanuit beveiligingsoogpunt een verbod gekomen op het gebruik van de app TikTok op de werktelefoon van rijksambtenaren. De gemeente Rotterdam heeft haar medewerkers dringend geadviseerd TikTok en vergelijkbare applicaties van de werktelefoon te verwijderen. Ondertussen loopt er een onderzoek naar technische maatregelen om de mogelijke risico’s van dit soort apps te verminderen. Ook volgt gemeente Rotterdam nauwlettend wat andere overheden en de VNG hierover besluiten.
• Met het programma Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI) werkt onze ICT-organisatie aan vernieuwing van de toegang tot systemen, de digitale werkomgeving, de integratie van data en werkomgevingen, en de IT- en data-infrastructuur. Dat is onder meer nodig voor Anders Werken, de nieuwe en andere manieren van werken in onze organisatie. De voortgang van het programma RDI is opgenomen in de Monitor ICT Projecten (MIP).
• De dienstverlening aan Rotterdammers wordt steeds meer digitaal. Realisatie van generieke ICT-voorzieningen is daarvan een onderdeel, waaronder een veilige publieke WiFi-verbinding (publicroam) en livechat-voorzieningen voor het online aanvragen van diensten. Voor het ophalen van actuele gegevens, zoals subsidieverstrekkingen, verhuizingen, bezwaren en vergunningen, zijn verbeteringen via Haal Centraal API’s ingebracht. De benodigde gegevens haalt gemeente Rotterdam bij een centrale landelijke of gemeentelijke bron.

Informatiehuishouding en de Wet open overheid

Transparantie van overheidsinformatie staat volop in de belangstelling. De invoering van de Wet open overheid (Woo) op 1 mei 2022, geeft een impuls aan de informatiehuishouding en het actief beschikbaar stellen van informatie. De transparantie van het overheidshandelen vraagt van de gemeente Rotterdam om snel te kunnen laten zien wat, wanneer met wie is gecommuniceerd, en welke acties zijn uitgevoerd. Dat geldt zowel voor het bestuur – gemeenteraad, college, burgemeester – als voor de ambtelijke organisatie.

Inzicht in de communicatie en besluitvorming is ook nodig vanwege de af te leggen verantwoording en bij mogelijke juridische geschillen. De inzichtelijkheid draagt eveneens bij aan de legitimiteit van en daarmee het draagvlak voor het openbaar bestuur. Het programma Rotterdam Transparant is ingesteld voor een soepele invoering van de Wet open overheid binnen de organisatie. De gemeente werkt samen met de G4 en de VNG. Het programma richt zich op de 11 categorieën informatiestromen waarin de overheid verplicht is documenten actief te publiceren. Er is 5 jaar tijd voor invoering van de wet. Het programma richt zich op bewustwording van medewerkers voor transparantie en het aanreiken van hulpmiddelen als ‘e-learning’ en ‘openbaarproof schrijven’. Het verplichte landelijke publicatieplatform PLOOI is niet klaar. Daarom onderzoekt gemeente Rotterdam of een ander IT-platform publicaties in de 11 informatie categorieën kan realiseren.

Informatiehuishouding als randvoorwaarde

Een goede informatiehuishouding is en blijft een randvoorwaarde om informatie te kunnen vinden en ontsluiten. Het gaat om de vindbaarheid en volledigheid van een enorme hoeveelheid gegevens. De stroom aan digitale en deels papieren informatie is heel groot. Zo ook het aantal te beheren IT-systemen en applicaties. Ook de variatie in verschijningsvormen is groot: documenten, gegevensbestanden, e-mail, data, sms, audio- en videobeelden, et cetera. Voor een goed beheer en uitvoering is ook samenhang nodig met openbaarheid, privacybescherming en informatiebeveiliging.

Sinds 2022 heeft elk cluster kennisgemaakt met de staat van de eigen informatiehuishouding via het Volwassenheidsmodel. Daarin zijn scores opgenomen over de kwaliteit, het informatiebeheerplan en de volledigheid van beschreven processen.

Afhandeling van Woo verzoeken

Iedereen kan een verzoek indienen om informatie te ontvangen die de gemeente heeft. Er is een stijgende trend van het aantal - vaak complexe - verzoeken dat de gemeente jaarlijks ontvangt. In de afgelopen jaren lag het aantal verzoeken tussen de 200 en 300. In 2022 waren dat er 315. In het eerste kwartaal van 2023 heeft de gemeente al bijna de helft van het totaal aantal verzoeken in 2022 ontvangen. De verzoeken zijn verschillend van aard, omvang en onderwerp. Afgehandelde Woo-verzoeken publiceert de gemeente op de website. Het college informeert de raad via de P&C-cyclus over de ontvangen verzoeken en de afhandeltermijn. Dit gebeurt na een op 8 april 2021 aangenomen motie.

Sinds de Woo is ingegaan op 1 mei 2022 is de maximale wettelijke afhandeltermijn verkort van acht naar zes weken. Het uitgangspunt is verzoeken af te handelen binnen vier weken, met een uitloop van twee weken. Vanaf januari tot en met 1 mei 2023 heeft de gemeente 148 verzoeken ontvangen. Daarvan zijn er nog 105 in behandeling. 53% procent van de verzoeken is binnen de termijn van vier weken afgehandeld. Dat is een teruggelopen t.o.v. in 2022 (61%).

In maart 2022 is een gespecialiseerd Woo-team begonnen. Dit team begeleidt medewerkers in de organisatie in de afhandeling van Woo-verzoeken op een uniforme en zorgvuldige wijze. Het Woo-team zet in op het versnellen van het afhandelen van Woo-verzoeken. Het afhandelen van Woo-verzoeken is helaas wel bewerkelijk en zal dat blijven. Ondanks de inspanningen om het proces te verbeteren. Het is mogelijk nooit te realiseren om van de Woo-verzoeken op tijd af te handelen. Ook andere overheden worstelen hiermee. Zie het rapport van de Open State foundation over de afhandeling van Wob-verzoeken bij het Rijk.

Project opschonen websites

De gemeente is een concernbreed traject gestart om het aantal websites te verminderen en/of te laten voldoen aan wet- en regelgeving. Inmiddels is de hoeveelheid externe websites en domeinnamen teruggebracht van 360 naar 115. Hiermee is het einde nog niet in zicht, momenteel werken meerdere sites aan een overgang naar Rotterdam.nl.