Ontwikkelingen

De afgelopen jaren heeft het Rijk grote opgaven gedecentraliseerd en daarmee belegd bij de lokale overheid. De focus van de organisatie verandert ook door ambities van het college. Dat wil nadrukkelijker in de wijk aanwezig zijn en ook werken vanuit de menselijke maat. Verschillende ontwikkelingen die continu vragen om aanpassing van de organisatie.

De gemeentelijke organisatie is als gevolg van deze ontwikkelingen op bepaalde onderdelen flink gegroeid. In de breedte van de organisatie is hierop onvoldoende (bij)gestuurd. Het omgaan met (onverwachte) complexe opgaven hoort bij een wereldstad als Rotterdam. Groei van de gemeentelijke organisatie is hiervoor volgens het college echter geen lange termijn oplossing. Het college zet in op een klantgerichte, wendbare en efficiënte organisatie die snel inspeelt op de actualiteit. Een organisatie met ambtenaren die met hart voor de stad naast de Rotterdammer staat, in de eigen wijk, buurt of straat. Klaar om met hen mee te denken, mee te doen en te zorgen voor ondersteuning op maat.

Hogere salarislasten, voortvloeiend uit de nieuwe cao voor gemeenteambtenaren, de stijgende rente en een toenemende vraag naar schuldhulpverlening leggen een enorme extra claim op de gemeentelijke begroting. De rekening van deze stijgende kosten wil het college zo min mogelijk bij de Rotterdammers neerleggen. Daarom grijpt het college nu stevig in door de begroting voor de gemeentelijke organisatie fors omlaag te brengen.

Deze besparing op de organisatie van opgeteld € 150 mln komt bovenop de besparing op de organisatie in het coalitieakkoord. Deze besparingen worden samen gemonitord. De besparingen moeten zo min mogelijk ten koste gaan van de dienstverlening aan de Rotterdammers en worden de komende periode verder uitgewerkt. Onderdeel van de begroting 2024 is een concreet plan onder de jaarschijf 2024 en een doorkijk naar 2025, 2026 en 2027.

Verzuim

Het voortschrijdend verzuimpercentage lag eind april 2023 op 6,70%. Dat is 0,09% lager dan eind december 2022. Ondanks de lang aanhoudende griepgolf van het eerste kwartaal 2023 zien we toch een lichte daling van het verzuim. Deze daling is vooral zichtbaar in het middellang verzuim. Dit is een positieve ontwikkeling omdat hierdoor minder medewerkers in het langdurig verzuim terechtkomen. De meldingsfrequentie neemt ten opzichte van december 2022 iets af van 1,01 naar 0,97. En het percentage medewerkers dat niet heeft verzuimd in de laatste 12 maanden is met 41,28% ook licht gestegen ten opzichte van december 2022.

In de ontwikkeling van het verzuim volgt gemeente Rotterdam de landelijke trend. Wij kunnen als werkgever de landelijke trend niet keren. Wel kunnen we er alles aan doen om waar mogelijk verzuim te voorkomen en in geval van verzuim dit met de juiste begeleiding niet langer te laten duren dan nodig. Veilig, gezond en met plezier werken -met andere woorden: werkgeluk- staat centraal binnen gemeente Rotterdam, er wordt ook veel aandacht besteed aan preventie van verzuim. Rotterdam zet de medewerker centraal in het herstel, de verbetering van de rolneming in het verzuimproces en de verbetering van de verzuimadministratie.

Bemensing

Formatie en bezetting

De formatie bestond bij de 1e begrotingsherziening in totaal uit 13.030 fte. De bezetting bedroeg 14.215 fte. Er is hiermee sprake van bezetting zonder formatie.

De bezetting is de registratie van het feitelijk aantal ambtelijke medewerkers. Bij vrijwel alle organisatieonderdelen is de bezetting hoger dan de formatie. Er is een aantal verklaringen voor deze bezetting zonder formatie:

• Toename in de bezetting zonder formatie door invulling van vacatures voor nieuwe taken of uitbreiding van taken. Een deel van de financiële intensiveringen uit het coalitieakkoord is nog niet verwerkt in de formatiebegroting, terwijl er al wel medewerkers voor zijn aangenomen.
• Rotterdam heeft veel programmagelden en andere incidentele budgetten. Omdat dit tijdelijk geld is, rekent de gemeente medewerkers die ze voor deze incidentele taken werft niet tot de vaste formatie.
• Op diverse plekken in de organisatie is de formatie verkleind vanwege de organisatieontwikkeling maar waar, voor dit moment, nog medewerkers werkzaam zijn die op termijn op een andere plek in de organisatie krijgen.
• De gemeente kiest er waar mogelijk voor om medewerkers via tijdelijke contracten aan te nemen in plaats van hen op inhuurbasis in te zetten. Hiermee voldoet de organisatie aan de motie ‘Zeker van een baan bij de gemeente Rotterdam’ (19bb14479).

Financiële dekking is in alle gevallen aanwezig.

Ten opzichte van de begroting 2023 is de formatie bij de 1e begrotingsherziening 2023 met 229 fte gegroeid. De organisatie is bezig met een inhaalslag; incidentele middelen worden -waar mogelijk- omgezet in formatie om een beter beeld te kunnen geven van de relatie tussen loonkosten en fte's. De stijging zit vooral in de formatie voor de clustertaken en de directe ondersteuning daarvan. 

Grote verschillen zitten met name bij de clusters Stadsontwikkeling, Stadsbeheer, Maatschappelijke Ontwikkeling, Bestuurs- en Concernondersteuning en Dienstverlening.

• Voor het cluster Stadsontwikkeling (62 fte) betreft dit Stedelijke Inrichting en Gebiedsexploitatie voor inzet op de dossiers Erfpacht en Grondexploitatie. Deze dekking komt uit incidentele baten en grondexploitaties. De afdeling Mobiliteit heeft de formatie opgehoogd om deze meer in evenwicht te brengen met actuele bezetting om hiermee de verschillende opgaves vanuit het werkpakket en o.a. het coalitieakkoord voor mobiliteit te kunnen realiseren. Daarnaast is het team Wet Open Overheid, geformaliseerd.
• In het cluster Stadsbeheer (54 fte) is de groei in formatie te zien bij Schone Stad/Reiniging en Gebiedsbeheer. Bij Inzameling is formatie opgenomen voor activiteiten van de nieuwgevormde afdeling Circulair, het budget hiervoor was beschikbaar en is omgezet naar formatie. Om de stad sneller en effectiever schoon te maken, is één van de maatregelen het vaker inzetten van reinigingsteams, vanuit het coalitieakkoord zijn hiervoor middelen beschikbaar gesteld. Voor Openbare Werken heeft een uitbreiding plaatsgevonden bij Uitvoering als gevolg van de benodigd inzet voor areaaluitbreidingen en een toename van de investeringskredieten (meer uitvoeringsprojecten).
• Bij het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (45 fte) is een toename in de formatie voornamelijk te zien bij Maatschappelijk Ondersteuning in de Wijk door o.a. de toegenomen vraag naar schuldhulpverlening, het hulpteam Toeslagen, en t.b.v. Toegang & Indicaties. Ook zijn er meer statushouders er meer capaciteit nodig is.
• Het Bestuurs- en Concernondersteuning (25 fte) is een toename in formatie te zien bij Proces, Beheer & Informatiehuishouding, Concernhuisvesting en Onderzoek & Business Intelligence. Naar aanleiding van de jaarplannen van alle domeinen hebben herschikkingen van budgetten plaatsgevonden, de dekking hiervoor komt vanuit de clusters middels tijdschrijven op projecten en interne doorbelasting) en uit programmalasten, waarbij de ontvangen meebeweegmiddelen die centraal waren geparkeerd onder programmalasten en bij de verdeling over de domeinen uiteindelijk ook deels onder personeel (en inhuur) worden verwerkt.
• De groei in formatie bij het cluster Dienstverlening (22 fte) is voornamelijk te zien bij Burgerzaken & Belastingen ten behoeve van de uitvoering van parkeer- en ondermijningswerkzaamheden, een doorontwikkeling bij het team Analyse en vanwege een toename van werkzaamheden en wettelijke verplichtingen binnen Belastingen.

De bezetting is bij de 1e herziening van 2023 ten opzichte van de realisatie 2022 met 112 fte toegenomen. De omvang van groei is echter significant lager.

Naar aanleiding van het coalitieakkoord 2022-2026 is de organisatie aan het ingrijpen en dit zien we terug in de afname van de groei. Daar waar de groei in bezetting bij de voorjaarsnota 2021 nog 9,96% was en bij de voorjaarsnota 2022 nog 6,95%, is dat bij de voorjaarsnota 2023 in vergelijking met de voorjaarsnota 2022 3,90%.

Op clusterniveau is de groei in bezetting voornamelijk te zien bij Stadsbeheer, Maatschappelijke Ontwikkeling en Stadsontwikkeling.

In- en uitstroom

In de eerste vier maanden van 2023 begonnen 518 nieuwe medewerkers bij de gemeente Rotterdam. In dezelfde periode verlieten 410 medewerkers de organisatie. De grotere bewegingen in zowel in- als uitstroom zijn te zien in de cluster Maatschappelijke Ontwikkeling en Stadsbeheer. Bij het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning stromen meer medewerkers de organisatie uit als in.

Stages

De ambitie uit het coalitieakkoord om 1.000 stageplaatsen per jaar te realiseren is in 2022 behaald. In begin 2023 zijn er 346 stagiairs gestart. De ervaring leert dat voor de stageperiode vanaf september de meeste stages worden uitgevoerd. In het coalitieakkoord is ook aandacht voor mbo-stages. Van het aantal gestarte stagiaires in 2023 komt ruim 29% uit het mbo.

Arbeidskosten

Arbeidskosten bestaan uit loonkosten (medewerkers in dienst van de gemeente Rotterdam) en kosten van ingehuurde medewerkers.

Ten opzichte van de oorspronkelijke begroting laat de 1e herziening een stijging/daling van de arbeidskosten zien van € 134 mln. Het betreft € 89 mln aan loonkosten en € 45 mln aan kosten voor externe inhuur.

Loonkosten en Inhuur

De stijging van de begrote loonkosten (+ €  89 mln) is voor ruim 1/3e deel bepaald door loonsverhoging uit de nieuwe cao Gemeenten. Dit komt over alle programma's uit op circa +€ 35 mln. De resterende bijstellingen zijn verdeeld over alle programma's. De grootste bijstellingen op hoofdlijnen zijn als volgt (incl. cao effect):

• Bij het programma Veilig (+ € 13,3 mln) is er sprake van diverse verschuivingen van materieel naar personeel en budgetoverdrachten. De middelen die vorig jaar uit het coalitieakkoord zijn toegekend voor Handhaving en Cameratoezicht zijn uitgewerkt. Tot slot zijn uit de motie Sies zijn middelen beschikbaar gesteld voor Handhaving ten behoeve van de onderhoudskostenregeling.
• Programma Overhead stelt de loonkostenbegroting bij (+ € 13,0 mln). De dekking daarvan komt van de clusters (tijdschrijven op projecten en interne doorbelasting) en uit programmalasten. Dit laatste heeft o.a. te maken met eerder ontvangen meebeweegmiddelen die bij de verdeling over domeinen uiteindelijk deels zijn verschoven naar personeel en inhuur. Er zijn ook bijstellingen naar beneden geweest. Dit betreft onder andere de organisatie opgave,andere taakstellingen en de interne dekking voor implementatie van project GREAT. De doorbelasting van traineekosten aan de clusters stond onder interne lasten begroot, dat is nu verschoven naar personeel. Tot slot is er een bijdrage gedaan aan Cluster Dienstverlening voor de financiering van "Borging Goed geregeld inzake RoEntree!.
• Het overgrote deel van de bijstelling op programma Armoede, schuldhulpverlening, inburgering en samenleving (+ € 10,7 mln) betreft een overheveling vanuit het Programma Zorg, welzijn en wijkteams. Daarnaast is er sprake van een toegenomen vraag bij schulhulpverlening en er zijn meer statushouders waardoor de personeelslasten stijgen. Samenleven en Taal hebben extra inzet van activiteiten om de gestelde doelen te halen. En tot slot worden de personeelslasten van Stevige Start en Uitvoering Landelijke Vreemdelingen voorzieningen opgehoogd.
• Bij programma Beheer van de Stad (+ € 9,9 mln) is er bij Schoon sprake van een verschuiving van werkzaamheden die nu in de lijn zijn belegd, is er formatie opgenomen voor Circulair. Om de stad sneller en effectiever schoon te maken, is één van de maatregelen het vaker inzetten van de reinigingsteams. Voor 2023 zijn hiervoor vanuit het coalitieakkoord middelen beschikbaar gesteld.
• De mutaties bij Programma Zorg, Welzijn en Wijkteams (+ € 8,4 mln) bestaan uit extra budget voor het Hulpteam Toeslagen 010 en uitbreiding bij Toegang & Indicaties. Er wordt door gebouwd aan MOW afdeling Directe Ondersteuning en Kwaliteit. Vanuit Menselijke Maat is budget ontvangen voor het project Pilot Rechtsbijstand. Er is sprake van uitbreiding bij het team Sociale medische advisering en Gemeentelijke Inzet en Projecten.
• De bijstelling bij Programma Stedelijke Ontwikkeling (+ € 7,9 mln) vanuit de clusters Stadsontwikkeling en Stadsbeheer komt vooral voort uit de bijstelling van de formatie waarvoor de budgetten al gereserveerd waren.
• Voor programma Werk en Inkomen (+ € 7,9 mln) geldt de toename van de personeelslasten wordt veroorzaakt door besluiten vanuit de Voorjaarsnota 2023 en een aantal (technische) verschuivingen tussen apparaat en programma danwel inhuur. Het budget bij Inburgering Instroom Statushouders wordt opgehoogd. Bij Rotterdam Inclusief zijn voor de gemeentelijke garantiebanen programmamiddelen omgezet naar apparaatslasten.
• De belangrijkste mutatie voor programma Dienstverlening (+ € 7,5 mln) is de borging van het programma Goed Geregeld. De financiering hiervan komt van de overige clusters. In verband met de omvang van de werkzaamheden zijn de personeelsbudgetten van de gebiedsorganisatie, het programma Menselijke Maat en Klantcontact opgehoogd. Verder is het personeelsbudget van de Stadwinkels opgehoogd waarmee de verwachte toename in de vraag naar reisproducten op te kunnen vangen. Hiermee kan ook worden voldaan aan de collegetarget doelstellingen.
• Programma Volksgezondheid (+ € 3,4 mln) is bijgesteld in verband met de prognose van de personeelskosten voor de Coronaorganisatie.
• Directie Burgerzaken en Belastingen voert werkzaamheden uit voor verschillende clusters. Een deel van de bijstelling betreft een compensaties van vanuit Stadsbeheer en Directie Veilig voor de uitvoering van parkeer- en ondermijningswerkzaamheden. Vanwege de toename van de werkzaamheden en wettelijke verplichtingen binnen belastingen is het loonkostenbudget daar opgehoogd. (+ € 2,5 mln).

 

De stijging van de begrote kosten voor inhuur is met name te zien op de onderstaande programma’s. De hoofdlijnen worden toegelicht:

• De bijstelling bij programma Volksgezondheid (+ € 15,6 mln) betreft een raming voor de inhuurkosten voor de coronaorganisatie en inhuur voor de HPV vaccinatiecampagne.
• Bij het programma Overhead is de inhuur op basis van de huidige inzichten bijgesteld (+ € 12,2 mln). De dekking van deze kosten komt middels tijdschrijven op projecten en uit programmalasten. Ook voor project GREAT is het inhuurbudget verhoogd en komt de dekking uit tijdschrijven op het project.
• Het programma Stedelijke Ontwikkeling (+ € 8,6 mln) heeft een bijstelling gedaan omdat vacatures nog niet zijn ingevuld. Ook is er een toename van het inhuurbudget vanwege het opvoeren van het nieuwe werkpakket.
• Het programma Werk en Inkomen (+ € 4,7 mln) stelt het inhuurbudget bij onder andere als gevolg van de overheveling van personeelsbudget Nieuw Beschut naar Inhuur omdat de uitbetaling van deze medewerkers over het 1e kwartaal 2023 nog plaatsvindt via SSC Flex.
• Het programma Beheer van de Stad heeft een bijstelling gedaan (+ € 3,5 mln) omdat vacatures nog niet vervuld zijn.