Digitalisering

Voor ons college en onze organisatie staan de maatschappelijke opgaven in de stad centraal. Digitalisering biedt voorzieningen om de dienstverlening te verbeteren en de collegedoelen sneller en beter te realiseren. De ontwikkelingen op het gebied van digitalisering gaan snel. De manier waarop Rotterdammers werken, onderwijs volgen, wonen, zorg ontvangen, recreëren en zich verplaatsen verandert. De organisatie moet goed toegerust zijn om met deze ontwikkelingen mee te gaan. Dit betekent dat de gemeente over betrouwbare ICT-voorzieningen beschikt, en snel en flexibel inspeelt op nieuwe ontwikkelingen.

De basis hiervoor is vastgelegd in de Digitaliseringsagenda. Deze bevat projecten en programma’s die de clusters in onderlinge afstemming hebben gekozen. Met deze projecten en programma’s maken de clusters hun dienstverlening innovatiever, gebruiksvriendelijker, efficiënter en in een eigentijdse vormgeving. De Digitaliseringsagenda wordt herzien als de ‘Opgave digitale transformatie’.

Voor 2023 gelden de volgende speerpunten:

• Verdere invoering van de datastrategie als basis voor de verantwoorde inzet van data. Hierbij is aandacht voor het publiceren van open data.
• De algoritmegovernance van Rotterdam is ruim een jaar in werking. Inmiddels is deze geëvalueerd en zal een plan ter doorontwikkeling uitgevoerd worden. Eén van de instrumenten binnen deze governance is het algoritmeregister. Hiermee communiceert Rotterdam over de werkwijze naar geïnteresseerden. De eigenaren van het register zijn de algoritme-experts. Zij zijn aanspreekpunt, zijn actief betrokken bij landelijke en Europese ontwikkelingen en houden contact met de externe, onafhankelijke adviescommissie van Rotterdam: de Algoritme Advies Raad (AAR).
• De verbinding met Europa groeit en wordt relevanter. Er is een organisatiebrede betrokkenheid bij Europese subsidieprojecten. Verder werkt de organisatie samen met Europese partners en is er aandacht voor de zich continu ontwikkelende wet- en regelgeving. Door onder meer de ontwikkeling van het Digital Office Europe en de actieve rol van Rotterdam als vice chair (vice voorzitter van 2023 tot 2025) binnen het Digital Forum van Eurocities (grotestedennetwerk) versterkt Rotterdam zijn positie in Europa nog verder.
• De bestuurlijke samenwerking in VNG-verband (Vereniging van Nederlandse Gemeenten) en met andere grote gemeenten zetten we door. Waar mogelijk groeit deze samenwerking toe naar één digitale overheidsarchitectuur en één basisinfrastructuur, met gezamenlijke kaders en gezamenlijke voorzieningen: Common Ground en Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (‘1x ontwikkelen, 350x toepassen’). De gemeente Rotterdam is in samenwerking met de VNG en andere gemeenten gestart met de ontwikkeling van een aantal IT-producten die voor alle gemeenten beschikbaar komen.
• Informatiebeveiliging blijft in 2023 een belangrijk onderdeel van de digitaliseringsaanpak. De awareness-campagne ‘Blijf Alert’ loopt door in 2023. De gemeente zorgt in 2023 dat zij voldoet aan de landelijke verplichtingen, zoals de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en het verantwoordingsproces over informatieveiligheid bij gemeenten: Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). Daarnaast zet informatiebeveiliging in op professionalisering en ontwikkeling van de gehele securityketen, zowel intern als extern. Tenslotte continueert de securityketen in 2023 de uitvoering van haar meerjarenplan met een beschrijving van invoering van diverse producten en diensten in de gemeentelijke organisatie.
• Met het programma Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI) werkt onze ICT-organisatie aan vernieuwing van de toegang tot systemen, de digitale werkomgeving, de integratie van data en werkomgevingen, en de IT- en data-infrastructuur. Dit is onder meer nodig voor de nieuwe en andere manieren van werken in onze organisatie.
• De dienstverlening aan de Rotterdammers wordt steeds meer digitaal. Realisatie van generieke ICT-voorzieningen is hiervan een onderdeel, waaronder een veilige publieke WiFi-verbinding (publicroam) en livechat-voorzieningen voor het online aanvragen van verschillende diensten. Voor het ophalen van actuele gegevens, zoals subsidieverstrekkingen, verhuizingen, bezwaren en vergunningen, zijn verbeteringen via Haal Centraal API's (Application Programming Interface) ingebracht. De benodigde gegevens trekt onze gemeente van een centrale landelijke of gemeentelijke bron.

Informatiehuishouding en de Wet open overheid

Transparantie van overheidsinformatie staat volop in de maatschappelijke belangstelling. De invoering van de Wet open overheid (Woo), op 1 mei 2022, geeft een impuls aan de informatiehuishouding en het actief beschikbaar stellen van informatie. De transparantie van het overheidshandelen vraagt om snel te kunnen laten zien wat, wanneer en met wie gecommuniceerd is, en welke acties zijn uitgevoerd. Dat geldt zowel voor het handelen van het bestuur – gemeenteraad, college, burgemeester – als van de ambtelijke organisatie.

Inzicht in de communicatie en besluitvorming is ook nodig vanwege de af te leggen verantwoording en bij mogelijke juridische geschillen. De inzichtelijkheid draagt bij aan de legitimiteit van en daarmee het draagvlak voor het openbaar bestuur. Het programma Rotterdam Transparant is ingesteld voor een soepele invoering van de Woo binnen de organisatie. Het programma werkt samen met de G4 (het verband van de vier grote steden) en de VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten). Het programma richt zich op de 11 categorieën informatiestromen waarvan de overheid verplicht is documenten actief te publiceren. Er is tot eind 2026 tijd voor invoering van de wet. Het gemeentelijke invoeringsprogramma richt zich op organisatiebrede bewustwording van medewerkers van het belang van transparantie en het aanreiken van middelen als ‘e-learning’ en ‘openbaar-proof schrijven’.

Er is nog geen landelijk publicatieplatform beschikbaar. Wel is gestart met een verwijsindex (de Woo-index) voor de website overheid.nl. De verwachting is dat in 2024 de eerste document categorieën volgens de verplichtingen van de Woo worden gepubliceerd via de Woo-index. Het ministerie van Binnenlandse Zaken bepaalt het moment van invoering. Op de gemeentelijke website is per informatiecategorie een opsomming te vinden van welke openbare documenten van de gemeente Rotterdam beschikbaar zijn.

Afhandeling van Woo verzoeken

Tot en met halverwege augustus 2023 zijn er 202 zaken in het zaaksysteem van het Woo-team geregistreerd.

De afgelopen jaren is er een toename van het aantal ingediende verzoeken om openbaarmaking. Het totaal aantal Woo-verzoeken liep op van 251 (2020), 267 (2021) tot 316 in 2022. De verzoeken worden moeilijker en uitgebreider. Het kost daardoor steeds meer tijd deze verzoeken af te handelen. Veelal zijn het professionele partijen, zoals journalisten en advocaten, die dergelijke verzoeken indienen.

De tijdige afhandeling van verzoeken is een onderdeel waar het team scherp op blijft. Van de in deze periode afgehandelde verzoeken is 68% binnen de wettelijke termijn van 6 weken afgedaan. Dit is een verbetering ten opzichte van de stand per april 2023. Toen was 53% van de afgehandelde verzoeken op tijd.

Informatiehuishouding als randvoorwaarde

De organisatie werkt continu aan een betere informatiehuishouding. Het gaat om de vindbaarheid en volledigheid van een enorme hoeveelheid gegevens. De stroom aan digitale en deels nog papieren informatie is heel groot. Er is ook een rijke variatie aan verschijningsvormen: documenten, gegevensbestanden, e-mail, data, sms, audio- en videobeelden, en zo meer. Een goede informatiehuishouding vraagt om professioneel beheer van alle relevante informatie, in alle verschijningsvormen. Voor een goed beheer is bovendien samenhang nodig met openbaarheid, privacybescherming en informatiebeveiliging. Daarnaast zet de organisatie in op bewustwording bij alle medewerkers, zodat zij zorgvuldig met gegevens en informatie omgaan en zorgen voor juiste dossiervorming. Dit alles leidt tot het beschikbaar en vindbaar maken van informatie die de gemeente bovendien volledig en veilig bewaart.

Project opschonen websites

De gemeente is een concernbreed traject gestart om het aantal websites te verminderen en/of te laten voldoen aan wet- en regelgeving. Inmiddels is de hoeveelheid externe websites en domeinnamen teruggebracht van 360 naar 106. Hiermee is het einde nog niet in zicht, momenteel werken meerdere sites aan een overgang naar Rotterdam.nl.