Verantwoordelijkheid van het College van Burgemeester en Wethouders

In deze eerste proeve van rechtmatigheidsverantwoording geeft het College van Burgemeester en Wethouders aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, en ook de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met de bepalingen vermeld in documenten van de lijst met relevante wet- en regelgeving accountantscontrole rekening 2020 en 2021 vastgesteld door de gemeenteraad op d.d. 17 december 2020, zoals onder meer de Verordening Financiën Rotterdam 2013, de Regeling Financiën Rotterdam 2013 en de kadernota accountantscontrole 2017.

In de COR van september 2020 stelt het College voor om de verantwoordingsgrens op 1% te stellen. In de paragraaf bedrijfsvoering kan een toelichting worden gegeven over de oorzaken van de geconstateerde onrechtmatigheden met verklaring. Ook stelt het College voor om de rapporteringstolerantie te stellen op €1.700.000 voor het toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden.

In deze rechtmatigheidsverantwoording wordt de rapportagetolerantie van €1.700.000 en verantwoordingsgrens van 1% reeds gehanteerd. Wel dient de rapportagetolerantie en de verantwoordingsgrens nog door de Raad te worden bekrachtigd.

De accountant geeft m.i.v. 2021 alleen nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening; dit omvat ook een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.

Getrouwheidsfouten tellen mee in het oordeel van de accountant maar worden niet in de rechtmatigheidsverantwoording gerapporteerd.

 

Conclusie

Het College van Burgemeester en Wethouders is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten en ook de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens.

 

Toelichting op de afwijkingen

De geconstateerde afwijkingen betreffen:

1. Aanbesteden ad € 13.975.000 fouten;
2. BUIG ad € 2.400.000 fouten en €3.773.000 aan onduidelijkheden;
3. Subsidies ad €8.430.000 aan onduidelijkheden.

 

Ad 1. Aanbesteden ad € 13.975.000 fouten

1. Fouten.

In totaal zijn er 43 dossiers onrechtmatig bevonden. Bij 34 dossiers is de oorzaak van de onrechtmatigheid in 2019 ontstaan, door bijvoorbeeld ophoging van de opdracht boven de EU-aanbestedingsgrens. Een paar dossiers hiervan lopen door vanuit 2019 (of eerdere jaren, waarin de fout is geconstateerd) zonder dat daarvoor een aanbesteding (EU) kan plaatsvinden omdat het om een gering bedrag gaat en daardoor niet proportioneel is om aan te besteden.  

2. Oorzaak

De oorzaken betreffen fouten, die doorlopen uit het verleden. Ook is voorgekomen dat de consequenties van mutaties in contracten niet op juiste waarde zijn geschat. In een enkel geval waar het om een gering bedrag ging, werd gekozen voor doelmatigheid in plaats van rechtmatigheid.

3. Verbeterpunten:

Waar mogelijk heeft een nieuwe aanbesteding plaatsgevonden op de onrechtmatige dossiers. Kanttekening hierbij is dat de onrechtmatigheid nooit nul zal worden. Een gemeente als Rotterdam heeft een omvangrijke en diverse spend. Daarbij heeft Rotterdam het proces adequaat ingericht en blijkt uit het bestaan en de werking dat het adequaat functioneert.

 

Ad 2. BUIG ad €2.414.000 mln. fouten en €3.773.000 mln. aan onduidelijkheden

1. Fouten en onduidelijkheden

Het proces Sociale Uitkeringen is een complex proces dat veel individuele beslismomenten kent. De Participatiewet is op onderdelen strikt maar kent ook mogelijkheden tot maatwerk. Gelet op het grote volume en de complexiteit is haast onontkoombaar dat soms een verkeerde conclusie wordt getrokken en/of beslissingen wordt gemaakt. Dit kan uiteindelijk leiden tot fouten of onrechtmatigheden in de uitvoering. Over 2020 zijn 3 posten gedeeltelijk onjuist samen voor een bedrag ad €1.715,72. Geëxtrapoleerd is dat samen een fout van € 2.414.000 mln. De onduidelijkheid van €3.773.000 mln. betreft een post van €999,70, geëxtrapoleerd.  

2. Oorzaken fout

Kijkend naar de onderliggende oorzaken van de verschillen zien we dat er fouten zijn gemaakt bij de beoordeling van de woon-leefsituatie en is er in een geval verzuimd om een aanwijzing die aan de werkzoekende is gegeven te monitoren op adequate opvolging. Wanneer wordt ingezoomd op de fouten die zijn gemaakt bij de beoordeling van de woon-leefsituatie zien wij dat deze fouten zijn te herleiden zijn naar het niet of onjuist toepassen van de werkinstructie.

3. Verbeterpunt/leerpunten

Als gemeente investeren wij in het medewerkers steeds wijzen op het juiste gebruik van de middelen die zij voor handen hebben en vinden er casuïstiek besprekingen plaats. Hiernaast is er in één dossier geconstateerd dat de BRP-koppeling niet gewerkt heeft. Binnen het cluster Werk & Inkomen wordt dit nader bezien en onderzocht om de juiste (beheers-) maatregel te kunnen treffen die moet voorkomen dat dit zich nog een keer voordoet. Daarbij is relevant dat gezien de complexiteit en omvang wij niet verwachten dat enige mate van onrechtmatigheid inherent aan dit proces zal blijven.

 

Ad 3. Subsidies ad €8.430.000 aan onduidelijkheden

1. Onduidelijkheden

De onduidelijkheden betreft het ontbreken van een Assurance rapportage over de prestatielevering door de subsidient. In deze rapportage geeft de accountant aan in hoeverre de verantwoorde prestatielevering door de subsidient een redelijke mate van zekerheid bevat. De extrapolatie van de onduidelijkheden omvat een bedrag ad €8.430.000 mln.

2. Oorzaak

Onduidelijkheid bij subsidient dat er een Assurance rapportage door accountant van subsidient moet worden aangeleverd aan gemeente.

3. Verbeterpunt

Met subsidient wordt besproken dat de accountant de prestatieleveringen dient te beoordelen en daarover een Assurance verklaring moet indienen.