Beleid en ontwikkelingen

Beleid

De gemeente Rotterdam is een innovatieve en aantrekkelijke werkgever. Met dit uitgangspunt sluit het college als werkgever aan bij het imago en de ondernemersgeest in de stad.

Het personeelsbeleid stelt medewerkers in staat om hun werk voor de stad slagvaardig te doen. Dat was ook in de afgelopen coronaperiode het geval. Veerkracht, vitaliteit, werkplezier, inclusie en flexibiliteit (‘de juiste medewerker op de juiste plek’) zijn hierbij de kernwoorden.

Ontwikkelingen

In 2020 is er een belangrijke bijdrage geleverd aan het crisisbeleid en de coronamaatregelen in de organisatie. De clusters zijn ondersteund bij het mogelijk maken van het werken op afstand. Verder kregen medewerkers hulp om een goede werkplek thuis in te richten. Voor medewerkers die noodzakelijk op kantoor of op straat moesten werken, is zoveel mogelijk een veilige werksituatie geboden.

Soms zijn arbeidsvoorwaarden aangepast, zoals de uitkering van de zorgbonus, de bonus voor de boa’s en het stopzetten van de reiskostenvergoeding voor thuiswerkers.  

Ook is er gewerkt aan de opzet, inrichting en bemensing van uitvoeringsorganisaties voor de GGD en de inkomensondersteuning (Tozo-regeling). Er is hier snel op gehandeld; waar mogelijk zijn interne medewerkers ingezet.

Personeelsgesprekken

De personeelsgesprekken Rotterdam (PR) stonden in 2020 in het teken van een kwalitatieve en een kwantitatieve ontwikkeling. Een pilot is ingezet om meer inzicht te krijgen in de kwaliteit van de gesprekken tussen leidinggevende en medewerker. Door de medewerker te vragen om na het indienen van het gespreksverslag een vragenlijst in te vullen, krijgt de leidinggevende direct een indruk hoe de medewerker het personeelsgesprek heeft ervaren, en een indruk wat er beter kan. Bij een positief resultaat van de pilot gaat deze directe manier van evalueren gelden voor de hele organisatie.

Het contact tussen leidinggevende en medewerker is door de corona nog belangrijker. Een uitgebreide communicatieaanpak heeft leidinggevenden en medewerkers gestimuleerd om ook op afstand met elkaar in contact te blijven.

In onderstaande tabel is de realisatie van de personeelsgesprekken weergegeven. Er is uitgegaan van minimaal één vastgelegd verslag per medewerker. In 2020 is het aantal vastgelegde gesprekken binnen onze organisatie gestegen: van 71% in 2018 naar 74% in 2020. Dit is een positieve ontwikkeling. Blijvende aandacht is echter nodig om deze trend voort te kunnen zetten.

Verzuim

De dalende trend van het verzuim zette in 2020 door. Met 5,7% eind 2020 is het verzuim met 0,6 procentpunt gedaald ten opzichte van 2019. Hiermee is de norm voor 2020 behaald.

Deze daling is zichtbaar bij het lang verzuim (0,3%) en het kort verzuim (0,24%). De daling was vooral sterk bij de clusters Werk & Inkomen en Dienstverlening; met hun aanpak bereikten zij een daling van respectievelijk 2% en 1%.

Opvallend is de daling van het kort verzuim. Dit lijkt deels te komen door het thuiswerken vanwege de coronasituatie. Er is veel extra aandacht besteed aan veilig, gezond en met plezier thuiswerken. Leidinggevenden krijgen ondersteuning hoe zij het thuiswerken kunnen faciliteren en hun medewerkers kunnen begeleiden.

Het percentage medewerkers dat niet heeft verzuimd, steeg in 2020 van 43% naar 54%.

Opleidingen

In totaal is er € 9 mln besteed aan externe opleidingen. Het betreft 1,0% van de totale loonsom. Dit percentage is lager dan voorgaande jaren, maar conform de begroting. De lagere besteding komt door de coronacrisis. Tijdens de eerste lockdown zijn alle fysieke trainingen geannuleerd. Gelijktijdig is in samenwerking met de opleiders gewerkt aan een omzetting naar een digitaal aanbod. Dat is gelukt; een groot deel van de geannuleerde trainingen zijn alsnog doorgegaan en de terugval bleef beperkt. Verder is ervoor gezorgd dat noodzakelijke opleidingen, bijvoorbeeld de boa-opleiding, fysiek konden doorgaan. Ook is het aanbod door de coronacrisis uitgebreid, onder andere met trainingen in het gebruik van MS Teams en digitaal faciliteren van bijeenkomsten.

Inclusieve organisatie

In 2020 waren twee ontwikkelingen belangrijk voor versterking van de inclusieve en diverse organisatie:

1. Het maatschappelijk debat over Black Lives Matter leidde tot het intensiveringsplan Rotterdam tegen racisme 2020 – 2022. Dit plan bevat acties om inclusie en diversiteit binnen de gemeentelijke organisatie te intensiveren. Er is nog nadrukkelijker ingezet op bewustwording van racisme en discriminatie, vooroordelen en uitsluiting, oftewel: op inclusie. Ook is het werving- en selectieproces waardenvrij gemaakt, zodat er meer diversiteit kan instromen en doorstromen.
2. In oktober 2020 vond het onderzoek door de Nederlandse Inclusiviteitsmonitor (NIM) plaats. Deze nulmeting geeft inzicht in de mate van inclusie en diversiteit binnen de gemeentelijke organisatie. Op grond van de analyses en aanbevelingen is het de verwachting de inspanningen voor een diverse en inclusieve organisatie gerichter en daardoor effectiever en efficiënter in te zetten. De rapportage van de NIM is begin 2021 beschikbaar.

Integriteit

Aantal meldingen

Het totaal aan integriteit gerelateerde meldingen in 2020 is met 124 iets minder dan het aantal in 2019 (137).

Aantal onderzoeken

Het aantal beëindigingen door aangetoond plichtsverzuim is van 16 in 2019 gedaald naar 9 in 2020. Het gaat om zeven ambtenaren en twee ingehuurde medewerkers.

Highlights

Aan integriteit is in 2020 op verschillende manier aandacht gegeven. Het was een thema bij de bijeenkomsten rond de eed/belofte. Er zijn berichten op het gemeentelijke intranet geplaatst met verwijzing naar o.a. de vertrouwenspersonen en de clustercoördinatoren integriteit ter bevordering van de laagdrempeligheid voor het doen van meldingen. Ook kwam integriteit ter sprake in werkoverleggen, aan dialoogtafels en tijdens ‘het goede gesprek’. Eind 2020 is voor de derde keer de ‘Week van de integriteit’ georganiseerd met 2.000 deelnemers, een forse groei ten opzichte van 2019 met 1.400 deelnemers. Er waren 32 activiteiten, met accent op de betekenis van integriteit en op integriteitsdilemma’s in de dagelijkse praktijk.

Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO)

Met het MTO meet de organisatie jaarlijks de tevredenheid en betrokkenheid van de medewerkers bij de gemeentelijke organisatie. In 2020 zijn ook alle inhuurkrachten uitgenodigd mee te doen. Hiermee volgde het college de motie ‘Deelname aan tevredenheidsonderzoeken door inhuurkrachten’ (19bb24575). Ook tijdelijke medewerkers van de coronaorganisatie zijn uitgenodigd deel te nemen. De ambtelijke respons daalde van 68% in 2019 naar 61% in 2020. De respons van ambtenaren en inhuurkrachten samen is 55%. Op alle onderwerpen is ten opzichte van 2019 verbetering zichtbaar: bevlogenheid, autonomie, leiding, collegialiteit, omstandigheden en werkdruk. Acht op de tien medewerkers zijn enthousiast over Rotterdam als werkgever; in 2019 waren dit er nog zeven op de tien. 

Negen op de tien thuiswerkende medewerkers willen na de coronacrisis minimaal één keer per week blijven thuiswerken. Na de coronasituatie willen de medewerkers naar kantoor voor het sociaal contact en de samenwerking. Werkdruk blijft een aandachtspunt; een op drie medewerkers vindt de werkdruk te hoog. Leidinggevenden en medewerkers bespreken in teamverband de resultaten van het MTO om zo tot verbeteringen te komen.

Formatie en bezetting

Formatie

In 2020 groeide de formatie met 374 fte ten opzichte van 2019. Werk en Inkomen neemt het leeuwendeel voor zijn rekening met ruim 200 fte. Dat komt door de indiensttreding van medewerkers van Magis010 en door inhuurkrachten. Dat laatste gebeurde om de motie ‘Zeker van een baan bij de Gemeente Rotterdam#2’ uit te voeren. De organisatieonderdelen Stedelijke inrichting en ontwikkeling, en Verkeer en vervoer (beide cluster Stadsontwikkeling), en Volksgezondheid en zorg, en Maatschappelijke ondersteuning (cluster Maatschappelijke Ontwikkeling) stelden in 2020 hun formatie bij. Het gaat om werkzaamheden voor duurzaamheid van het gemeentelijk vastgoed, mobiliteit met nul emissie, smart mobility, extra capaciteit bij VraagWijzers en de oprichting van het meldpunt Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg (Wvggz).

 

Bezetting

De bezetting in de clusters was eind 2020 hoger dan de begrote formatie:

• Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) met 163 fte. Vanwege de coronasituatie zijn bij het Jongerenloket extra mensen aangenomen. Bij Publieke Gezondheid zijn artsen aangetrokken die werken voor het programma corona van de GGD-GHOR en voor de vervanging van medewerkers die zijn gedetacheerd. Het projectenbureau van Maatschappelijke Ontwikkeling (PPMO) heeft een overbezetting van zo’n 35 fte voor het oppakken van projecten en programma’s. Financiering van deze overbezetting komt uit programmagelden.
• Stadsontwikkeling (SO) overschreed de formatiebegroting met 52 fte, grotendeels bij het Projectenbureau Rotterdam en bij Bouwen & Wonen. Bij Bouwen & Wonen varieert het aantal medewerkers door arbeidscontracten te bieden aan langdurig ingehuurde medewerkers en door mee te bewegen met de grootte van het opdrachtenpakket, voor op het terrein van gebiedsontwikkeling. De aanvankelijk benodigde formatie baseert de afdeling op het vastgestelde werkpakket.
• Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) overschrijdt de formatie met 284 fte. BCO faciliteert een aantal concernbrede programma’s waarvoor wel budget is, maar geen formatie: het traineeprogramma, de projectenpool en de herplaatsingskandidaten. Bij de directie Innovatie, Informatievoorziening, Facilitair en Onderzoek (IIFO) is een deel van de capaciteit niet opgenomen in de formatiebegroting maar worden betaald uit baten gegenereerd door inzet op projecten.
• Bij Directie Veiligheid is een overbezetting van 28 fte. De gemeente Rotterdam heeft voor de regio de kassiersfunctie. Er is daarom wel sprake van ambtelijke bezetting maar geen begrote formatie. De financiële doorvertaling – zichtbaar onder arbeidskosten – laat zien dat de overbezetting niet heeft geleid tot overschrijdingen.

 

In- en uitstroom

In 2020 begonnen bijna 1.600 nieuwe medewerkers bij de gemeente Rotterdam. Krap 700 medewerkers verlieten de organisatie. Opvallende zaken:

• Ruim 30% van de instroom 2020 ging naar W&I. Dit komt grotendeels door de uitvoering van de motie ‘Zeker van een baan bij gemeente Rotterdam#2’.
• Bij BCO stroomden 62 trainees in; zij werken voor de gehele organisatie.
• 50% van de instroom is jonger dan 35 jaar. Daarmee zijn de starters op de arbeidsmarkt goed vertegenwoordigd in de instroom. Van de uitstroom is 53% 60 jaar of ouder. De combinatie van deze twee leidt ertoe dat de gemiddelde leeftijd blijft dalen: van 48,6 jaar in 2016 naar 47,2 eind 2020. Door de geleidelijke verhoging van de AOW-leeftijd is de daling nog spectaculairder dan deze lijkt.

 

Stages

De gemeente Rotterdam vervulde in 2018 en 2019 respectievelijk 995 en 786 betaalde stageplaatsen. In februari 2020 was de instroom van stagiairs vergelijkbaar met voorgaande jaren. In het tweede kwartaal ontstonden zorgen over een tekort aan stageplaatsen. Door de coronamaatregelen kwamen minder stagiaires aan een stageplaats. In 2020 bleef de teller steken op 562.

Zodra duidelijk werd dat de coronacrisis langer ging duren dan verwacht en dit studenten en scholieren zou belemmeren om een diploma te halen, maakte de organisatie extra werk van het vinden en aanbieden van stageplekken.

Arbeidskosten

Arbeidskosten bestaan uit loonkosten voor de medewerkers en kosten van externe inhuur.

Voor de totale arbeidskosten is € 13,6 mln minder uitgegeven dan begroot. Van de totale realisatie op arbeidskosten is € 32,8 mln toe te schrijven aan het Programma Corona GGD-GHOR: € 5,5 mln loonkosten en € 27,3 mln voor externe inhuur. Zowel de zogenoemde zorgbonus als de bonus voor de boa’s is opgenomen in de arbeidskosten. De zorgbonus is toegekend aan 281 medewerkers, de bonus voor BOA’s aan 375 medewerkers.

De loonkosten in 2020 liggen hoger dan in 2019. Dat komt door de groei van de organisatie. Ten opzichte van de bijgestelde begroting is er echter een onderbesteding van € 4 mln zichtbaar op de loonkosten. Dit komt door het niet of later dan verwacht invullen van vacatures.

De uitgaven aan externe inhuur zijn € 9,5 mln lager dan de bijgestelde begroting. Ook hier leidde corona tot terughoudendheid bij de inzet van externe inhuur. Daarnaast maakte Werk en Inkomen een inschatting van een verwachte toename in het bijstandsvolume, maar steeg het aantal Rotterdammers in de bijstand minder snel dan eerder aangenomen. Hierdoor was er minder inhuur nodig.

Omvang van inhuurlasten op inkoop en uitbestede werkzaamheden

In 2019 informeerde het college de raad over inhuurlasten die de organisatie vastlegt op meerdere categorieën in de financiële administratie. Vrijwel alle categorieën hebben direct te maken met inhuur. Dat is alleen bij de categorie ‘inhuurlasten op inkoop en uitbestede werkzaamheden’ niet het geval. Daarbinnen is eveneens nog sprake van externe inhuur. Conform de toezegging in de raadsbrief (19bb12020) staat de toelichting op deze categorie in deze paragraaf. Dit blijft zo totdat hiervoor een duurzame oplossing is gevonden. De inhuurlasten binnen inkoop en uitbestede werkzaamheden bedroegen in 2020 € 9,2 mln.