Ontwikkelingen

Coronacrisis

De pandemie maakte eens temeer duidelijk hoe belangrijk een goede ICT-infrastructuur is. Sinds half maart 2020 werkt nagenoeg de gehele organisatie thuis. Mede door de ICT-voorzieningen kunnen vrijwel alle processen van de gemeenten doorgaan. In een aantal gevallen konden concernbrede voorzieningen hun waarde bewijzen: Rapid Application Development (bij W&I/ Tozo), data-analyse (bij de GGD) en chatbots (bij interne dienstverlening). De beheerorganisatie en de gebruikersondersteuning leverden zo snel mogelijk laptops en iPads aan thuiswerkers, en hielpen de medewerkers bij het gebruik ervan.

Digitaliseringsagenda

Met de digitaliseringsagenda voert de organisatie projecten in samenhang met elkaar uit. Eind 2020 waren er acht projecten en programma’s met financiering uit de digitaliseringsagenda. Bekijk hier het online magazine Rotterdam digitaal. Enkele voorbeelden van resultaten staan hieronder.

 

Gedigitaliseerde en Rotterdamse Samenwerking (GERS)

Het Programma GERS is het programma van de gemeente Rotterdam dat als doel heeft om in de periode tot 2023 circa 90% van de werkprocessen die geen directe relatie hebben met de Rotterdammer om te zetten naar digitale dossiers. Einde 2020 waren er circa 3.500 gebruikers die DIVA gebruiken of gaan gebruiken. DIVA bevatte eind 2020 267 dossiersites. Vanwege de vereiste van goede digitale dossiervorming, die door de Wet Open Overheid (WOO) nog sterker wordt benadrukt, zal dit aantal (zowel qua gebruikers als qua sites) in 2021 aanzienlijk stijgen.

 

Digitaal werken aan Rotterdamse samenwerking en service (DWARSS)

Doel van het programma DWARSS is een voorziening te ontwikkelen waarmee Rotterdammers altijd online kunnen zien wat de status is van een aanvraag. Ook in 2020 heeft DWARSS veel producten en diensten verbeterd en toegevoegd aan onze digitale dienstverlening. Dat onze inwoners en ondernemers ons ook goed weten te vinden, blijkt overigens uit de cijfers: eind december 2020 kwam de 500.000ste zaak binnen.

 

Informatiegestuurd / Datagedreven werken

In 2020 is een Rotterdamse Datastrategie ontwikkeld en vastgesteld. Ook is gestart met de ontwikkeling van opleidingen voor medewerkers. De gegevenscatalogus, waarin medewerkers verschillende databronnen kunnen vinden aan de hand van metadata, is technisch gereed en kan in 2021 functioneel geïmplementeerd en in gebruik genomen worden. Parallel met de gegevenscatalogus wordt een nieuwe en geactualiseerde versie van het Rotterdam Open Data Portaal opgeleverd. In 2020 zijn veel nieuwe voorstellen opgepakt, waaronder ook het project Social Labs voor use cases gericht op integrale opgaven in de wijk. Samen met de Provincie Zuid Holland en gemeente Den Haag werken programma’s DGW en Digitale stad aan een ontwerp voor een samenwerkingsplatform tussen gemeenten en de provincie.

 

Digitale Stad

De ontwikkeling van de Digitale Stad is een co-creatie van de gemeente met een groot aantal externe partijen. In 2020 is weer een aantal concrete stappen gezet. Zo is de marktconsultatie uitgevoerd voor de doorontwikkeling van het Open Urban Platform (OUP) met 3D Digital Twin van prototype naar een echt werkend product. Het programma Digitale Stad heeft in 2020 een mooie externe waardering gekregen voor het verhaal en de bereikte resultaten. De Internationale GeoBIM Award 2020 in de categorie ‘Digital cities’ is aan ons toegekend.

 

Overige ontwikkelingen

Generieke ICT 

In 2020 heeft het programma G(enerieke)-ICT - voor ondersteuning en versnelling van de ontwikkeling van de clusters - een aantal voorzieningen gerealiseerd. Enkele voorbeelden:

• Met behulp van Artificial Intelligence zijn routinematige processen van de clusters verder geautomatiseerd. Twee nieuwe virtuele assistenten zijn ingezet voor processen bij W&I, zeven virtuele assistenten voeren repeterende werkzaamheden uit bij afdelingen van het cluster Bestuurs- en concernondersteuning. Voor Dienstverlening zijn twee virtuele assistenten ontwikkeld. Hiervoor is gebruik gemaakt van de Robotica Proces Automation (RPA)-technologie.
• Voor de geautomatiseerde communicatie binnen de gemeente is chatbot Robin ingezet. Deze chatbot beantwoordt HR- en ICT-vragen van medewerkers. Voor de communicatie met de burgers is de chatbot Rotterdampas ingezet. Deze technologie maakt de 24x7 dienstverlening mogelijk.
• Alle gebouwen en GGD-teststraten met wifi van de gemeente Rotterdam zijn eind 2020 voorzien van Publicroam (Wifi voor de Burger). Deze oplossing biedt veilige toegang tot het gast Wifi-netwerk van de gemeente aan burgers en bezoekers.

 

Transparant Rotterdam/ Wet Open Overheid

De voorbereiding van de invoering van de Wet Open Overheid (WOO) is in volle gang. Analyses zijn uitgevoerd om de gevolgen van de wet voor bestuur en organisatie inzichtelijk te maken. Er is een voorzet gemaakt voor de invoering van de Wet Elektronische Publicaties (WEP) per 1 juli 2021. Deze wet sluit aan bij de doelstellingen van de WOO. Er is een redigeertool aanbesteed die bij het publiceren van veel documenten privacygevoelige informatie geautomatiseerd onleesbaar maakt. In 2021 gaat het programma Rotterdam Transparant van start. Onderdeel van Rotterdam Transparant is het formuleren van KPI’s.

 

Informatiebeveiliging

Alle Nederlandse overheidsinstellingen moeten sinds 1 januari 2020 voldoen aan het landelijke basisnormenkader: de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Er is daarom gewerkt aan het verder invoeren van de bijbehorende maatregelen. De ENSIA is een verplichte  zelfevaluatie van de beveiliging van aansluiting op landelijke voorzieningen als DigiD en SUWI. Deze is in 2020 uitgevoerd. De verbeterpunten uit de ENSIA zijn vastgelegd in verbeterplannen en opgepakt. Door de coronapandemie is nagenoeg de hele organisatie inclusief de gemeenteraad en het college van B&W overgestapt naar thuiswerken. Informatiebeveiliging bij thuiswerken is daarom een belangrijk speerpunt geweest in de continue bewustwordingscampagne. Ook zijn we begin 2020 geconfronteerd met een Citrix-incident dat veel impact had. De organisatie kon snel reageren, zowel in het elimineren van de kwetsbaarheid als in het snel operationeel krijgen van de systemen.

Monitor ICT-projecten

De status en voortgang van risicovolle ICT-projecten staan in de Monitor Grote Projecten. De Monitor ICT-projecten is als aparte rapportage beschikbaar.