Musea - Stadsarchief

Verwerving, beheer en beschikbaarstelling van archieven en collecties via digitale en fysieke kanalen.

Toezicht op informatiebeheer gemeenten en deelnemende partijen.

Bevorderen historisch besef in én over de stad.

De studiezaal van het Stadsarchief is sinds 3 juni, alleen op afspraak, weer geopend. De openingstijden zijn verlengd, zodat toch zoveel mogelijk burgers en bedrijven bouwvergunningen en andere informatie kunnen inzien.

Tijdens de coronacrisis heeft het stadsarchief ook vanuit huis gewerkt. Helaas is digitaal werken voor veel medewerkers van het Stadsarchief maar in beperkte mate mogelijk. Dit komt vanwege de aard van het werk. Het is namelijk noodzakelijk om te werken met originele informatieobjecten op papier.  Als gevolg van de sluiting van het gebouw kon daarom ook niet worden gewerkt aan het inhalen van de achterstanden in het toegankelijk maken van archieven en collecties. Sinds juli kunnen weer meer medewerkers op het Stadsarchief terecht en kunnen de reguliere werkzaamheden weer worden uitgevoerd.

In het eerste halfjaar is wel het onderzoek naar de behandeling van Joden, tijdens en na de Tweede Wereldoorlog, afgerond en door het NIOD aangeboden aan de burgemeester. Inmiddels heeft het college besloten dat een compensatie van € 2 mln aan de Joodse gemeenschap in Rotterdam wordt uitgekeerd. Dit halfjaar is ook het onderzoek naar het koloniale en slavernijverleden van Rotterdam, dat door het KITLV werd uitgevoerd, afgerond. Naar verwachting worden de resultaten, vastgelegd in drie boeken, in oktober 2020 gepubliceerd. Vervolgens worden er een jaar lang (educatieve) activiteiten georganiseerd om de resultaten voor een breed publiek toegankelijk te maken

Ontwikkelingen 2021-2024

Voor de voorjaarsnota heeft het college een voorstel ingediend om de achterstanden in de toegankelijkheid van archieven en collecties in te kunnen lopen. Het voorstel ging uit van een doorlooptijd van 13 jaar en een benodigd bedrag van € 11 mln, grotendeels te besteden aan personele capaciteit. Van dit bedrag is voor 2020 € 200 en voor de jaren 2021 en 2022 € 400 toegekend. Dat betekent dat de doorlooptijd aanzienlijk toeneemt. De verwachting is dat de gemeente de komende jaren slechts beperkt budget vrij kan maken vanwege de benodigde gelden om de gevolgen van de coronacrisis voor Rotterdam te mitigeren. Het Stadsarchief zal daarom een actueel plan opstellen, welke voldoet aan de nieuwe situatie.

Op basis van de wel toegekende gelden wordt momenteel extra capaciteit geworven. Deze medewerkers moeten hun werk op het Stadsarchief uit voeren, wat op dit moment nog niet volledig mogelijk is in verband met de coronacrisis. Er wordt daarom gezocht naar mogelijkheden om meer werkruimte volgens de maatregelen in te richten om dit veilig mogelijk te maken.

Wat willen we bereiken

Effect indicatoren

Wat gaan we daar voor doen

Prestatie indicatoren
Effectindicatoren 201820192020202120222023
Bezoek studiezaal* Streefwaarde 8.000 8.000 8.000 7.500 7.000 7.000
Realisatie 6.830 7.640 2.396      
Bezoek website Streefwaarde 715.000 750.000 785.000 825.000 865.000 905.000
Realisatie 699.369 599.722 175.075      
Bezoek rotterdam.nl Streefwaarde 15.000 15.750 16.500 17.300 18.000 18.750
Realisatie 15.460 19.872 7.968      
Bezoek wiewaswie.nl Streefwaarde 168.000 176.000 185.000 194.000 203.000 213.000
Realisatie 171.605 179.486 321.873      
Bezoek archieven.nl Streefwaarde 196.000 205.000 215.000 225.000 236.000 247.000
Realisatie 176.292 162.464 41.850      
* Bezoek studiezaal zal afnemen naarmate er meer digitaal zal worden aangeboden.

Het aantal fysieke bezoekers is gedaald door de sluiting van de studiezaal van het Stadsarchief vanaf half maart tot 3 juni en de beperking van het aantal bezoekers daarna.

Bezoekcijfers website en de platforms zullen vanwege het steeds meer digitaal aanbieden én door vernieuwing van de website van het Stadsarchief jaarlijks met naar schatting ca. 5% toenemen.

Het totaal aan digitale bezoekers op de website en via rotterdam.nl, wiewaswie.nl en archieven.nl is ongeveer gelijk gebleven, maar is wel op een andere manier verdeeld. Er wordt nog onderzocht waar deze verschuiving vandaan komt. Zo kan de daling van de bezoeken van archieven.nl te maken hebben met de overgang van het Stadsarchief naar een nieuw collectiebeheer systeem. Dit is hetzelfde systeem waar archieven.nl mee werkt.

Prestatie-indicatoren 201820192020202120222023
Aantal ontsloten objecten en meters Streefwaarde 3.000 + 250m 3.000 + 250m

3.000 + 250m

3.000 + 250m

3.000 + 250m

3.000 + 250m

Realisatie 15.000 + 744m 1.000+nb 0***      
Toegankelijkheid overheidsarchieven Streefwaarde 95% 95% 95% 95% 95% 95%
Realisatie 97% 95% 95%***      
Toegankelijkheid particuliere archieven/collecties Streefwaarde 50% 55% 60% 65% 65% 65%
Realisatie 50% 48% 48%***      
Digitalisering archieven en collecties (meters)* Streefwaarde 25m 25m        
Realisatie 50m 75m 0****      
Digitalisering archieven en collecties (aantal digitale opnames)* Streefwaarde     25.000 25.000 25.000 25.000
Realisatie     400.000*****      
Bezoekerswaardering** Streefwaarde   7,8   8,0   8,0
Realisatie   7,3        
* De digitalisering van archieven en collecties laat zich zuiverder uitdrukken in aantal digitale opnamen dan in meters.

** De bezoekerswaardering wordt tweejaarlijks gemeten. De bezoekers waardeerden het Stadsarchief in 2017 met een 7,4.
***In de eerste 3 maanden van dit jaar is alle tijd uitgegaan naar de conversie van het collectiebeheersysteem, Vanaf maart kan niet op locatie gewerkt worden en zijn geen archieven of collecties ontsloten
****Geen wezenlijke aanvullingen ivm sluiting SA.
*****400.000 arrestantenkaarten

Wat kost het

Overzicht van baten en lasten Musea - StadsarchiefRealisatie 2019Begroting
2020 (2e Herz.)
Begroting
2021
Raming
2022
Raming
2023
Raming
2024
Baten exclusief reserves538307312312312312

Bijdragen rijk en medeoverheden 22 0 0 0 0 0
Overige opbrengsten derden 515 307 312 312 312 312
Lasten exclusief reserves4.9715.5547.6355.6785.3055.305

Apparaatslasten 4.444 4.647 4.849 4.836 4.518 4.518
Inhuur 67 97 6 0 0 0
Overige apparaatslasten 148 171 169 170 170 170
Personeel 4.229 4.379 4.673 4.666 4.348 4.348
Intern resultaat 5 7 -1 -2 -2 -2
Intern resultaat 5 7 -1 -2 -2 -2
Programmalasten 522 900 2.788 844 789 789
Inkopen en uitbestede werkzaamheden 459 789 2.670 737 685 687
Kapitaallasten 68 110 118 107 103 101
Overige programmalasten -4 0 0 0 0 0
Saldo voor vpb en reserveringen -4.434 -5.247 -7.323 -5.366 -4.993 -4.993
Saldo voor reserveringen -4.434 -5.247 -7.323 -5.366 -4.993 -4.993
Saldo -4.434 -5.247 -7.323 -5.366 -4.993 -4.993

Financiële bijstellingen

2e HerzieningBegroting 2021
Bijstellingen Musea - StadsarchiefBegroting 2020Begroting 2021Raming
2022
Raming
2023
Raming
2024
Eerste Herziening 2020 -5.251 -4.919 -4.962 -4.907 -4.907
Bijstellingen Tweede Herziening 2020 / Begroting 2021 4 -2.404 -403 -86 -86
Actualisatie kapitaallasten Ramingsbijstellingen onvermijdelijk 0 0 0 0 0
Concernbrede lagere overige arbeidskosten Ramingsbijstellingen onvermijdelijk 2 0 0 0 0
Joods Rechtsherstel Ramingsbijstellingen onvermijdelijk 0 -2.000 0 0 0
Onderhoud en beheer Archieven Rotterdam Ramingsbijstellingen onvermijdelijk 0 -312 -312 0 0
Technische wijzigingen Technische wijzigingen 2 -92 -91 -86 -86
Begroting na wijzigingen -5.247 -7.323 -5.366 -4.993 -4.993

Toelichting financiële bijstellingen

Actualisatie Kapitaallasten

De kapitaallasten zijn aangepast op basis van bijgestelde investeringskredieten alsmede geactualiseerde ramingen en de bouwrente van de jaarschijven 2020, 2021, 2022, 2023 en 2024. Wijzigingen hebben zich voorgedaan bij het krediet Website Stadsarchief. In de paragraaf Investeringen is een gedetailleerd overzicht opgenomen van deze aanpassingen. Dit is een saldo neutrale bijstelling omdat het effect binnen het taakveld wordt opgevangen.

 

Concernbrede lagere overige kosten

Vanwege corona wordt er in 2020 minder gebruik gemaakt van het budget voor opleidingen, reizen en catering.  De begroting is hierop aangepast.

 

Joods Rechtherstel

Het onderzoek naar de behandeling van Joden, tijdens en na de Tweede Wereldoorlog is afgerond en door het Instituut voor Oorlogs-, Holocaust- en Genocidestudies (NIOD) aangeboden aan de burgemeester. Inmiddels heeft het college besloten dat een compensatie van € 2 mln in 2021 aan de Joodse gemeenschap in Rotterdam wordt uitgekeerd

 

Onderhoud en beheer archieven Rotterdam

Het stadsarchief heeft naast een wettelijke taak ook de taak om het DNA en de geschiedenis van de stad te beschermen. Door opgelopen achterstanden vindt er verlies van historische waarde plaats wat een aantasting is van de geschiedenis. Voor de jaren 2021 en 2022 is hiervoor € 312 beschikbaar.

 

Technische wijzigingen

  • Indexering 2021 en verder. De budgetten zijn vanaf het jaar 2021 geactualiseerd naar het prijspeil 2021. Nadere informatie is opgenomen bij Grondslagen.
  • Overige technische wijzigingen voor het jaar 2021 - € 92 stijgend tot - € 86 in 2024.

Omschrijving taakveld

Rotterdam wil voor zijn inwoners een transparante, democratische overheid zijn met oog voor verleden, heden en toekomst.

Deze doelstellingen zijn alle drie gekoppeld aan de programmadoelstelling: Rotterdam wil voor zijn inwoners een transparante, democratische overheid zijn met oog voor verleden, heden en toekomst.

Het doel van verwerving van particuliere archieven en collecties is om een representatief beeld te kunnen bieden van de geschiedenis van de stad Rotterdam, nu en in de toekomst. De afgelopen decennia is de samenstelling van de bevolking van Rotterdam sterk veranderd. Dit moet zich ook gaan vertalen in de collectie. Dit doet eveneens recht aan de toenemende aandacht voor diversiteit en de herkomst en geschiedenis van migranten in de stad.