Verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders

Het college van burgemeester en wethouders geeft aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, en ook de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met de bepalingen vermeld in documenten van de "lijst met relevante wet- en regelgeving accountantscontrole rekening 2021 en 2022" vastgesteld door de gemeenteraad op 2 december 2021, zoals onder meer de Verordening Financiën Rotterdam 2021, de Regeling Financiën Rotterdam 2021 en de kadernota accountantscontrole.

In de COR van september 2020 is voorgesteld om de verantwoordingsgrens op 1% te stellen. In de paragraaf bedrijfsvoering kan een toelichting worden gegeven over de oorzaken van de geconstateerde onrechtmatigheden met verklaring. Ook stelt het college voor om de rapporteringstolerantie te stellen op €1.700.000 voor het toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden.

In deze rechtmatigheidsverantwoording wordt de rapportagetolerantie van €1.700.000 en verantwoordingsgrens van 1% gehanteerd. Wel dient na het aannemen van de nieuwe wet de rapportagetolerantie en de verantwoordingsgrens nog door de Raad te worden bekrachtigd.

De accountant geeft vanaf het moment van invoeren van de wet alleen nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening; dit omvat ook een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.

Getrouwheidsfouten tellen mee in het oordeel van de accountant maar worden niet in de rechtmatigheidsverantwoording gerapporteerd.

 

Conclusie Rechtmatigheid 2021

Het college van burgemeester en wethouders is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten en ook de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens.

 

Toelichting op de afwijkingen

In 2021 is er één geconstateerde onrechtmatigheidsfout boven de € 1,7 mln:

1. Aanbesteden ad € 6.117.000 fouten;

 

Proces Aanbesteden

In het proces Aanbesteden zijn voor € 6.117.000 aan fouten geconstateerd.

 

Beschrijving fouten

In totaal zijn er 35 dossiers onrechtmatig bevonden voor een totaalbedrag van € 6.117.000. Bij 25 dossiers (€ 1.907.000) is de oorzaak van de onrechtmatigheid in 2020 ontstaan. De nieuw geconstateerde fout in de Jaarrekening betreft € 4.210.000 (10 dossiers). Van deze nieuwe dossiers hebben 3 dossiers (€ 1.581.000) betrekking op het onderdeel dat systeemgericht is gecontroleerd. Omdat de fout al in het proces is ontdekt is er geen extrapolatie toegepast van de fout. Verder ligt de oorzaak van de fout voor de nieuwe dossiers voornamelijk bij soortgelijke opdrachten die niet Europees zijn aanbesteed maar wel de EU-drempel overschrijden.

 

Oorzaak

Naast soortgelijke opdrachten die (in het verleden) gezamenlijk de Europese aanbestedingsgrens overschrijden ligt de oorzaak voornamelijk bij ophoging van de opdracht boven de Europese aanbestedingsgrens of bij niet rechtmatige verlenging. Een aantal dossiers loopt door zonder dat daarvoor een Europese aanbesteding kan plaatsvinden omdat het om een gering bedrag gaat en het daardoor niet proportioneel is om Europees aan te besteden.

 

Verbeterpunten om deze fouten in de toekomst te voorkomen

Waar mogelijk zal er Europees aanbesteed worden indien dat proportioneel is. Ondanks dat de fout in de Jaarrekening 2021 flink is teruggedrongen (2020: € 14,0 mln en 2019: € 21,8 mln) ligt er nog altijd een uitdaging om soortgelijke opdrachten die bij elkaar opgeteld de EU-drempel overschrijden tijdig te herkennen. Ondanks dat de Gemeente Rotterdam grote en diverse bestedingen heeft en de onrechtmatigheid nooit nul zal worden blijft de focus en de uitdaging om het goed te blijven doen of zelfs beter te doen. Het proces is adequaat ingericht en uit het bestaan en de werking blijkt dat het adequaat functioneert.