Beleid en ontwikkelingen

Beleid

Gemeente Rotterdam moet op elk moment kunnen inspelen op veranderingen in de maatschappelijke opgaven en vragen. Dat vraagt om een organisatie die zich makkelijk kan aanpassen en snel reageert. Als gemeente Rotterdam willen we dat bewoners zich gehoord voelen én dat onze medewerkers de ruimte voelen om maatwerk te kunnen leveren bij de opgaven in de stad. We zijn een organisatie die werkt voor en met de stad. Samen met bewoners, bedrijven en instellingen werken we aan opgaven die voor hen belangrijk zijn.

De oplossing staat centraal, de weg daar naartoe kan verschillen. We passen ons aan aan de omstandigheden en werken en denken als één gemeente. We zijn een flexibele en veerkrachtige organisatie waarbij resultaat op straat voorop staat.

In 2021 is verder gebouwd aan een toekomstbestendige en vooral veerkrachtige organisatie. De veranderingen in het bestuursstelsel (Wijk aan zet) en de Menselijke Maat vragen een duidelijke focus en kijk op de organisatieontwikkelingen. Betrokkenheid van medewerkers en leidinggevenden bij het bepalen en invulling geven aan deze richting is daarbij cruciaal. Verbinding aanbrengen tussen de verschillende organisatieontwikkelingstrajecten, integraal werken over de clusters en afdelingsgrenzen heen en werken en denken vanuit de opgaven in de stad hebben prioriteit. Denken in kansen en mogelijkheden met de Rotterdammer voorop.

Ontwikkelingen

Coronaorganisatie

Het jaar 2021 kenmerkte zich door afschalen en weer opschalen van de coronaorganisatie voor zowel de test- als de vaccinatiecapaciteit. Het jaar begon toen de eerste vaccinatieronde in volle gang was. Tegen de zomer kwam er een piek in het aantal besmettingen. Deze piek viel later het jaar in het niet bij de besmettingsaantallen van de omikronvariant. Vanwege die variant moest de coronaorganisatie eind 2021 zowel de testcapaciteit als de vaccinatiecapaciteit opnieuw opschalen. Deze snelheid van veranderingen maakte voortdurende bijsturing nodig. Eind 2021 werkten er 2.450 mensen in de coronaorganisatie.

In december 2021 is er een grote actie opgezet om extra medewerkers te werven. Mede door deze actie bestond de coronaorganisatie in januari 2022 uit 3.100 medewerkers.

Verzuim

Het verzuimpercentage steeg eind 2021 tot 6,1%. Dit percentage ligt boven de concernnorm van 5,7%. De stijging is vrijwel alleen toe te schrijven aan de toename van het langdurig verzuim, specifiek het verzuim tussen 42 dagen en 1 jaar. Werkgevers mogen volgens de wet geen aard en oorzaak van het verzuim vastleggen; ze mogen er ook niet naar vragen. Uit de administratie is dan ook niet af te leiden welke directe of indirecte invloed corona op het verzuim heeft gehad. Aannemelijk is echter dat deze invloed er zeker is geweest, zoals:

• uitgesteld verzuim door vanwege corona uitgestelde operaties;
• medewerkers met long-covid-klachten: minder inzetbaarheid en langere hersteltijd;
• afnemende mentale draagkracht van medewerkers die thuis werken, bijvoorbeeld door andere balans tussen werk en privé;
• lastigere re-integratie door thuiswerk of andere maatregelen.

Het percentage medewerkers dat niet heeft verzuimd bleef gelijk aan 2020, namelijk 54%.

In 2021 was er extra aandacht voor veilig, gezond en met plezier werken, zowel thuis als op locatie. Leidinggevenden kregen ondersteuning hoe zij hun medewerkers konden faciliteren en begeleiden. Waar mogelijk hadden managers in toenemende mate ruimte voor persoonlijke aandacht. Naast inzet van bedrijfsartsen en re-integratieadviseurs, en aandacht voor vitaliteit was er in 2021 inzet op leeftijdsbewust personeelsbeleid en mobiliteit. Succesvolle aanpakken werden actief gedeeld.

Opleidingen

In totaal is er € 11,1 mln besteed aan externe opleidingen. Dat is 1,1% van de totale loonsom. Daarmee ligt de besteding aan externe opleidingen weer op het niveau van voor de coronapandemie. Ontwikkeling van medewerkers is niet beperkt tot externe opleidingen. Het vernieuwde opleidingsportaal Sofie geeft medewerkers een duidelijk beeld van alle opleidings- en trainingsmogelijkheden, ook de interne. Het afgelopen jaar zijn er totaal 16.905 leeractiviteiten afgerond. 49% Van de leeractiviteiten betreffen een interne groepstraining, 23% een externe groepstraining.

Het digitale aanbod van het leeraanbod is in 2021 uitgebreid. Het hybride aanbod van ontwikkelactiviteiten dat de afgelopen periode is ontwikkeld, is blijvend. Op deze manier kunnen ontwikkelactiviteiten vrijwel altijd doorgaan. Om dit te bereiken, is geïnvesteerd in hybride lokalen. Hier kunnen medewerkers fysiek of digitaal meedoen met ontwikkelactiviteiten. Ook is geïnvesteerd in de ontwikkeling van digitale vaardigheden, zodat zoveel mogelijk medewerkers daadwerkelijk digitaal kunnen deelnemen. Op deze manier heeft het aanbod van ontwikkelactiviteiten bijgedragen aan een veerkrachtige organisatie.

Inclusieve en diverse organisatie

In 2021 zijn stappen gezet naar een meer inclusieve en diverse organisatie.

In 2021 is de stadsmarinier racisme en discriminatie gestart. Deze zet zich in voor het tegengaan van racisme en discriminatie in de stad. Ook is eind 2021 een portefeuillehouder inclusie en diversiteit voor de organisatie aangesteld.

Initiatieven voor de verdere ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie zijn in 2021 verder gebracht.

• Eind 2021 startte de projectmatige aanpak inclusief werven en selecteren, met als doel een inclusief proces te bieden aan alle medewerkers, voor de totale in-, door- en uitstroom. Hierin zijn de goede ervaringen uit het traineeprogramma meegenomen. De diversiteit in het leidinggevend middenkader is vergroot. Een inclusiviteitspanel adviseert over alle onderdelen van het werving- en selectieproces.
• Er was heel 2021 een structureel aanbod aan webinars, workshops, inspiratiesessies en trainingen. Deze waren bestemd voor leidinggevenden en teams op diverse niveaus. Veel aandacht was er voor inclusief leiderschap, onder andere door de op maat ontwikkelde leergang Inclusief Leidinggeven.
• De landelijke Diversity Day is uitgebreid tot de Diversity Week (4 tot en met 8 oktober 2021). Het was een week vol inspirerende trainingen, webinars en workshops.
• De procedures en middelen voor het melden van ongewenst gedrag zijn onder de loep genomen.
• Uit het oogpunt van goed en eigentijds werkgeverschap is in oktober 2021 het keurmerk ‘Mantelzorgvriendelijke werkgever’ aan de gemeente Rotterdam uitgereikt. Ook is de ondertekening voorbereid van de Verklaring van Dordrecht, met de ondertekening op 19 januari 2022. De tien punten in deze verklaring vormen een handvat voor een transgendervriendelijke organisatie.
• Voor inzicht in de mate van inclusie en diversiteit binnen de gemeente zijn met ingang van het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) 2021 vragen opgenomen over inclusie. Op grond van de nulmeting 2021 kunnen clusters, afdelingen en teams het gesprek over inclusie en diversiteit aangaan, en gerichte ambities en doelen voor de komende periode formuleren.

Integriteit

De intensivering van het ambtelijk integriteitsbeleid is in 2021 gestart en loopt in 2022 en 2023 door. Integriteit is en blijft onderdeel van het dagelijks handelen van de organisatie. Leidinggevenden hebben daarin een sleutelrol, met de eigen verantwoordelijkheid als werknemer en als voorbeeldfunctie. Ook zijn zij aan zet voor de bevordering en handhaving van de integriteit van hun medewerkers. De coördinatoren integriteit zorgen ervoor dat leidinggevenden regels en processen kennen. Nieuwe en bestaande medewerkers krijgen de waarde mee dat medewerkers in alles wat ze doen uitstralen dat integriteit hoort bij het ambtelijk vakmanschap en bij de trots op de stad. De professionaliteit brengt met zich mee dat iedere medewerker gemaakte keuzes kan en wil verantwoorden. Integriteit, het eigen morele kompas, is een onlosmakelijk onderdeel van het dagelijkse werk van de medewerkers.

Een uitgebreide beschouwing en cijfermatig inzicht is opgenomen in het Jaarverslag ambtelijke integriteit 2021.

Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO)

Met het MTO meet de organisatie jaarlijks de tevredenheid en betrokkenheid van de medewerkers bij de gemeentelijke organisatie. In 2021 vulden 62% van alle medewerkers het MTO in. Het percentage deelnemers is hoger dan in 2020 (55%). De bevlogenheid is, net als vorig jaar, hoog: 84% van de medewerkers zegt enthousiast te zijn over zijn of haar baan. De verbetering van vorig jaar is grotendeels vastgehouden. De werkdruk is licht toegenomen, maar medewerkers geven aan hun tijd beter te kunnen verdelen tussen werk en privé.

Een nieuw onderwerp in het MTO 2021 is inclusie. Gebaseerd op zes verschillende stellingen geven de antwoorden een rapportcijfer van 7,4 voor inclusie. Naast inclusie waren enkele vragen toegevoegd over integriteit en vertrouwenspersonen. In 2022 bespreken teams en afdelingen de MTO-resultaten om de werkomstandigheden te verbeteren.

 

Bemensing

         

Formatie en bezetting

Eind 2021 was er een overbezetting ten opzichte van de begrote formatie van 989 fte.

In het algemeen is er nog sprake van nawerking van de motie Zeker van een baan bij de gemeente Rotterdam#2. Mede door deze motie kregen langdurig extern ingehuurde medewerkers een arbeidsovereenkomst aangeboden.

Bij het cluster Dienstverlening was er in 2021 een toename in de bezetting van 58 fte, onder meer vanwege de concernopgave Werken in stad en Wijk.  

De toename in de formatie van het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling van 430 fte komt vooral door de nieuwe afdeling Grip op Geldzaken. Deze afdeling wordt met tijdelijk geld gefinancierd. Ook de ondersteuning vanuit het cluster bij de hulpverlening aan de Rotterdamse slachtoffers van de toeslagenaffaire gebeurt met tijdelijk geld, evenals de uitvoering van de nieuwe Inburgeringswet.

Bij het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning is er een overbezetting ten opzichte van de begrote formatie van 440 fte. Deze toename is vooral het gevolg van de werkzaamheden voor Anders Werken. Het gaat hierbij om het mogelijk maken van thuiswerken, hybride werken en op locatie werken. Het cluster Bestuurs- en concernondersteuning verenigt de bedrijfsvoeringsfuncties. De omvang van het cluster beweegt mee met de omvang van de overige clusters. Daarnaast maakt Bestuurs- en concernondersteuning een aantal concernbrede programma’s mogelijk waarvoor wel budget is, maar geen formatie. Het gaat om het traineeprogramma, de projectenpool en de begeleiding van herplaatsingskandidaten. De overbezetting binnen de directie Veilig valt grotendeels onder regionale sturing, met de gemeente Rotterdam, als grootste gemeente van de regio, in een faciliterende rol.

Voor de overbezetting in 2021 van 143 fte bij het cluster Stadsontwikkeling waren er twee hoofdoorzaken. De eerste is de blijvend steeds groeiende opgave op de gebieden bouwen, economie en duurzaamheid. De tweede is dat er meer capaciteit nodig was voor ‘Rotterdam Sterker Door, de herstel- en vernieuwingsagenda’voor de Rotterdamse economie.

Juist hier is de wendbaarheid van de organisatie zichtbaar: het met mensen en middelen kunnen meebewegen met de behoeften van en in de stad.

In- en uitstroom

In 2021 begonnen 1.762 nieuwe medewerkers bij de gemeente Rotterdam, terwijl 828 medewerkers de organisatie verlieten. Opvallende zaken:

• De clusters Maatschappelijke Ontwikkeling en Bestuurs- en concernondersteuning waren samen goed voor 48% van de totale instroom.
• Er stroomden 57 trainees in; zij werken voor de gehele organisatie.
• Van de instroom is 55% jonger dan 35 jaar. Daarmee zijn de starters op de arbeidsmarkt goed vertegenwoordigd. Van de uitstroom is 47% 60 jaar of ouder. Door de combinatie van deze twee factoren bleef de gemiddelde leeftijd van de medewerkers dalen: van 48,6 jaar in 2016 naar 46,5 eind 2021.

Stages

In juli 2020 nam de gemeenteraad de motie ‘Gemeente biedt meer werk en werkervaring’ aan. De raad maakte zich zorgen over het aantal stageplaatsen en vroeg het college dit aantal in de gemeentelijke organisatie te verhogen. Ook ‘Rotterdam geeft het goede voorbeeld met inzet op stages en leerbanen’ - de eerste actie uit de Rotterdamse aanpak Jeugdwerkgelegenheid - benadrukte de noodzaak voor meer aandacht voor stages bij onze gemeente.

Na de zomer van 2020 startte de intensivering van de stageaanpak. Voor het realiseren van extra stages in 2020 was dit te laat. Net als bij andere werkgevers bleef binnen de gemeente Rotterdam het aantal uitgevoerde stages achter bij voorgaande jaren. Bij onze gemeente was dat tot wel een derde minder dan in 2019. De wethouders Van Gils en Moti deden daarop de toezegging om het aantal stages binnen de gemeentelijke organisatie in 2021 bijna te verdubbelen ten opzichte van 2020. Op basis van de 524 nieuwe stages in 2020 is voor 2021 de ambitie gesteld op 1.124 uitgevoerde stages. In 2021 zijn er 1.177 stages gestart. De ambitie van 1.124 is daarmee behaald.

Een ambitie uit de Rotterdamse aanpak Jeugdwerkgelegenheid was dat in 2021 minimaal 25% van het totaal gestarte stages voor mbo-studenten zou zijn. De afgelopen jaren lag het aantal stageplaatsen op mbo-niveau gemiddeld rond de 20%. Op 31 december 2021 is 32,5% van de stages op mbo-niveau uitgevoerd. Dit voldoet ruim aan de ambitie van 25% van het aantal aangeboden plaatsen. Dat is inclusief 130 kortdurende en eenmalige stages, waarbij mbo-studenten meehielpen met coronavaccinatie en meehielpen in de verkiezingsorganisatie. Hoewel kortstondig, voldoen deze leeractiviteiten aan de definitie van een stage. Zonder deze stages is 21,4% van de uitgevoerde stages gedaan op mbo-niveau. Dat is een verhoging ten opzichte van eerdere jaren.

Arbeidskosten

Arbeidskosten bestaan uit loonkosten voor de medewerkers en kosten van externe inhuur.

De totale arbeidskosten vielen in 2021 € 19,6 mln hoger uit dan begroot. Grotendeels toe te schrijven aan overbesteding ten opzichte van de begroting bij Volksgezondheid & Zorg, waarvan de coronaorganisatie onderdeel uitmaakt.

De loonkosten waren in 2021 € 8 mln hoger dan het begrote bedrag in de bijgestelde begroting 2021. Hiervan is € 4,5 mln toe te schrijven aan programma Stedelijke inrichting en ontwikkeling en € 3,5 mln bij programma Overhead op het taakveld Clusterondersteuning.

Met de externe inhuur inclusief die voor de coronaorganisatie was er in 2021 sprake van een overschrijding van € 11,6 mln. Op het programma Volksgezondheid & Zorg, waarvan de coronaorganisatie onderdeel uitmaakt, was er in 2021 overschrijding van € 16,5 mln op externe inhuur. De oorzaak hiervan is de organisatie van de boostercampagne en de opschaling van de testcapaciteit eind 2021. Het was toen niet meer mogelijk de kosten hiervoor te verwerken in begroting 2021.

Omvang van inhuurlasten op inkoop en uitbestede werkzaamheden

In 2019 informeerde het college de gemeenteraad over de inhuurlasten die de organisatie in de financiële administratie op verschillende categorieën vastlegt (19bb12020). Vrijwel alle categorieën hebben direct te maken met inhuur van medewerkers, zijn direct herleidbaar en worden verantwoord onder de apparaatslasten. Alleen bij de categorie ‘inhuurlasten op inkoop en uitbestede werkzaamheden’ is dit niet het geval. In deze categorie is deels ook sprake van externe inhuur. De toelichting op deze categorie staat in deze paragraaf van dit jaarverslag. Dit blijft zo in de komende jaarverslagen, totdat hiervoor een duurzame oplossing is gevonden. De inhuurlasten binnen inkoop en uitbestede werkzaamheden bedroegen in 2021 € 14,2 mln.