Voor ons college en onze organisatie staan de maatschappelijke opgaven in de stad centraal. Digitalisering biedt voorzieningen om de dienstverlening te verbeteren en de collegedoelen sneller en beter te realiseren. De ontwikkelingen op het gebied van digitalisering gaan snel. De manier waarop Rotterdammers werken, onderwijs volgen, wonen, zorg ontvangen, recreëren en zich verplaatsen verandert. De organisatie moet goed toegerust zijn om met deze ontwikkelingen mee te gaan. Dit betekent dat de gemeente over betrouwbare ICT-voorzieningen beschikt, en snel en flexibel inspeelt op nieuwe ontwikkelingen.

De basis hiervoor is vastgelegd in de Digitaliseringsagenda. Deze bevat projecten en programma’s die de clusters in onderlinge afstemming hebben gekozen. Met deze projecten en programma’s maken de clusters hun dienstverlening innovatiever, gebruiksvriendelijker, efficiënter en in een eigentijdse vormgeving.

Voor 2023 gelden de volgende speerpunten:

• Verdere invoering van de datastrategie als basis voor de verantwoorde inzet van data.
• Het algoritmeregister is sinds 1 augustus 2022 live en wordt gevuld met zowel de nieuwe algoritmes als de bestaande algoritmes. De grote lijnen voor een algoritmekader vanuit de vier grote gemeenten - G4 - worden naar verwachting begin september 2022 definitief vastgesteld. Effect van het algoritmekader is dat burgers gemakkelijker bezwaar kunnen maken tegen een besluit dat automatisch genomen is. De externe ethische commissie is sinds augustus 2022 actief, samen met de logaritme-expert; de commissieleden krijgen voor hun inzet een vergoeding. Ook is voor ethische en technische steun aan ontwikkelaars en datascientists een algoritme-expert aangesteld als interne vertrouwenspersoon.
• De verbinding met Europa groeit en wordt relevanter. Er is een organisatiebrede betrokkenheid bij Europese subsidieprojecten. Verder werkt de organisatie samen met Europese partners en is er aandacht voor de zich continu ontwikkelende wet- en regelgeving. Door onder meer de ontwikkeling van het Digital Office Europe en de actieve rol van Rotterdam als vice chair (vice voorzitter van 2023 tot 2025) binnen het Digital Forum van Eurocities (grotestedennetwerk) versterkt Rotterdam zijn positie in Europa nog verder.
• De bestuurlijke samenwerking in VNG-verband en met andere grote gemeenten zetten we door. Waar mogelijk groeit deze samenwerking toe naar één digitale overheidsarchitectuur en één basisinfrastructuur, met gezamenlijke kaders en gezamenlijke voorzieningen: Common Ground en Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (‘1x ontwikkelen, 350x toepassen’). De gemeente Rotterdam is in samenwerking met de VNG en andere gemeenten gestart met de ontwikkeling van een aantal IT-producten die voor alle gemeenten beschikbaar komen.
• Informatiebeveiliging blijft in 2023 een belangrijk onderdeel van de digitaliseringsaanpak. De awareness-campagne ‘Blijf Alert’ loopt door in 2023. De gemeente zorgt in 2023 dat zij voldoet aan de landelijke verplichtingen, zoals de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en het verantwoordingsproces over informatieveiligheid bij gemeenten: Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). Daarnaast zet informatiebeveiliging in op professionalisering en ontwikkeling van de gehele securityketen, zowel intern als extern. Tenslotte continueert de securityketen in 2023 de uitvoering van haar meerjarenplan met een beschrijving van invoering van diverse producten en diensten in de gemeentelijke organisatie.
• Met het programma Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI) werkt onze ICT-organisatie aan vernieuwing van de toegang tot systemen, de digitale werkomgeving, de integratie van data en werkomgevingen, en de IT- en data-infrastructuur. Dit is onder meer nodig voor Anders Werken, de nieuwe en andere manieren van werken in onze organisatie.
• De dienstverlening aan de Rotterdammers wordt steeds meer digitaal. Realisatie van generieke ICT-voorzieningen is hiervan een onderdeel, waaronder een veilige publieke WiFi-verbinding (publicroam) en livechat-voorzieningen voor het online aanvragen van verschillende diensten. Voor het ophalen van actuele gegevens, zoals subsidieverstrekkingen, verhuizingen, bezwaren en vergunningen, zijn verbeteringen via Haal Centraal API’s ingebracht. De benodigde gegevens betrekt onze gemeente van een centrale landelijke of gemeentelijke bron.

Informatiehuishouding en de Wet open overheid

Transparantie van overheidsinformatie staat volop in de maatschappelijke belangstelling. De invoering van de Wet open overheid (WOO), op 1 mei 2022, geeft een impuls aan de informatiehuishouding en het actief beschikbaar stellen van informatie. De transparantie van het overheidshandelen vraagt van onze gemeente snel te kunnen laten zien wat, wanneer met wie gecommuniceerd is, en welke acties zijn uitgevoerd. Dat geldt zowel voor het bestuur – gemeenteraad, college, burgemeester – als voor de ambtelijke organisatie.

Inzicht in de communicatie en besluitvorming is ook nodig vanwege de af te leggen verantwoording en bij mogelijke juridische geschillen. De inzichtelijkheid draagt eveneens bij aan de legitimiteit van en daarmee het draagvlak voor het openbaar bestuur. Het programma Rotterdam Transparant is ingesteld voor een soepele invoering van de Wet open overheid binnen de organisatie. Het programma werkt samen met de G4 en de VNG. Het programma richt zich op de 11 categorieën informatiestromen waarin de overheid verplicht is documenten actief te publiceren. Er is 5 jaar tijd voor invoering van de wet. Het programma richt zich op bewustwording van medewerkers voor transparantie en het aanreiken van tools als ‘e-learning’ en ‘openbaarproof schrijven’. Het verplichte landelijke publicatieplatform PLOOI is niet gereed. Daarom onderzoekt onze gemeente of een ander IT-platform publicaties in de 11 informatie categorieën kan realiseren.

Afhandeling van Woo-verzoeken

Iedereen kan om informatie vragen die bij de gemeente berust. Er is een stijgende trend van het aantal verzoeken om informatie. In de afgelopen jaren lag het aantal verzoeken tussen de 200 en 300, in 2021 waren dat er 368. Bij de tweede herziening 2022 zijn het er al 209. De verzoeken verschillen van aard en omvang en gaan over diverse onderwerpen. Afgehandelde Woo-verzoeken publiceert de gemeente op de website.

Met de inwerkingtreding van de Woo is de maximale afhandeltermijn verkort van acht naar zes weken. Uitgangspunt is afdoening binnen vier weken, met een eventuele verlenging van twee weken. Ons college informeert uw gemeenteraad via de P&C-cyclus over de ontvangen verzoeken en de afhandeltermijn. Dit vloeit voort uit een op 8 april jl. aangenomen motie.  Conform toezegging 22bb004163 maken wij en marge van de P&C cyclus ook een vergelijking bij de Woo cijfers in relatie tot voorgaande jaren in concreto door nu een vergelijking te maken naar voorgaande periodes, waaronder 2021. Deze gegevens worden gepresenteerd in de ‘voortgang’. 

Er is een verbeterplan om Woo-dossiers sneller en beter af te doen. Met het ‘LEAN-traject’ bekijkt onze organisatie op welke onderdelen een efficiënter proces voor passieve openbaarmaking mogelijk is. Sinds maart 2022 begeleidt een gespecialiseerd Woo-team de organisatie bij de afhandeling van Woo-verzoeken. Verder is de aanschaf in gang gezet van ‘anonimiseringssoftware’. Deze software maakt het mogelijk documenten eenvoudiger te bewerken, wat tijd bespaart.

De afhandeling van Woo-verzoeken is een bewerkelijke taak, en zal dat waarschijnlijk blijven. Dit ondanks de inspanningen om het openbaarmakingsproces te verbeteren. Om een 100 procent tijdige afhandeling te halen – indien dit al reëel is - moet ook de informatiehuishouding van onze organisatie beter op orde te zijn. Hierin kunnen gemeenten gezamenlijk expertise ontwikkelen, want alle gemeenten worstelen met dezelfde uitdaging (zie: het rapport van de Open State foundation over de afhandeling van Wob- verzoeken bij het Rijk).

Informatiehuishouding als randvoorwaarde

Er is een meerjarenplan opgezet om de informatiehuishouding op orde te krijgen. Het gaat om de vindbaarheid en volledigheid van een enorme hoeveelheid gegevens. De stroom aan digitale en deels nog papieren informatie is heel groot. Ook de variatie in verschijningsvormen is groot: documenten, gegevensbestanden, e-mail, data, sms, audio- en videobeelden, en zo meer. Goede informatiehuishouding vraagt om professioneel beheer op alle relevante informatie, in alle verschijningsvormen. Voor een goed beheer is bovendien samenhang nodig met openbaarheid, privacybescherming en informatiebeveiliging. Daarnaast zet onze organisatie in op bewustwording bij alle medewerkers, zodat zij zorgvuldig met gegevens en informatie omgaan en zorgen voor juiste dossiervorming. Dit alles leidt tot het beschikbaar en vindbaar maken van informatie, die de gemeente bovendien volledig en veilig bewaart.