Wet Open Overheid

Transparantie van overheidsinformatie staat volop in de maatschappelijke belangstelling.  Mede door de Toeslagenaffaire en het rapport Ongekend Onrecht klinkt er een sterke roep om meer transparantie in het openbaar bestuur. Die roep raakt ook Rotterdam. De transparantie van het overheidshandelen vraagt van onze gemeente snel te kunnen laten zien wat, wanneer met wie gecommuniceerd is, en welke acties zijn uitgevoerd. Dat geldt zowel voor het bestuur – gemeenteraad, college, burgemeester – als voor de ambtelijke organisatie. Inzicht in de communicatie en besluitvorming is ook nodig vanwege de af te leggen verantwoording en bij mogelijke juridische geschillen. De inzichtelijkheid draagt eveneens bij aan de legitimiteit van en daarmee het draagvlak voor het openbaar bestuur.

Inzicht in het handelen van onze gemeente is alleen mogelijk als onze informatiehuishouding op orde is. In dit opzicht is de invoering van de Wet Open Overheid (Woo) een belangrijke ontwikkeling. De transparantie van het overheidshandelen heeft met de inwerkingtreding van deze wet, op 1 mei 2022, een extra impuls gekregen. De Woo vervangt de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob), maar omvat meer informatiestromen en noemt elf categorieen waarin de overheid verplicht is documenten actief te publiceren. Het op orde brengen van de informatiehuishouding is een onderdeel van de wet. Het gemeentelijke programma Rotterdam Transparant zorgt voor de vlotte invoering van de Woo in onze organisatie. Ook zorgt het programma voor de terugdringing en succesvolle afhandeling van Wob-verzoeken.

Wob-verzoeken

De gemeente ontving in 2021, 368 Wob-verzoeken. Deze verzoeken gaan over diverse onderwerpen en zijn verschillend van aard en omvang. De verzoeken worden steeds complexer, en daarmee is de afhandeltermijn langer. De verwachting is dat het aantal Woo-verzoeken in 2022 zal toenemen. Afgehandelde Wob- en Woo-verzoeken publiceert de gemeente op de website.

Het college informeert via de P&C-cyclus de gemeenteraad over de ontvangen Woo-verzoeken en de afhandeltermijn. Deze manier van informatie vloeit voort uit een op 8 april 2021 door de gemeenteraad aangenomen motie.

De wettelijke afhandeltermijn van een Woo-verzoek is ten opzichte van de Wob verkort tot zes weken, namelijk vier weken en indien nodig een eenmalige verlenging met twee weken. In 2021 kreeg de gemeente Rotterdam 368 Wob-verzoeken. Voor 58% van deze verzoeken duurde de afhandeling langer dan de wettelijke termijn van vier weken en voor 30% van de Wob-verzoeken duurde de afhandeling langer dan de wettelijke termijn van acht weken. Daarmee loopt de besluitvorming op Wob-verzoeken nog relatief vaak vertraging op.

Sinds 1 maart 2022 is er een gespecialiseerd centraal Woo-team actief. Dit team moet de kwaliteit, uniformiteit en tijdigheid van de afhandeling van Woo-verzoeken verbeteren.

Informatiehuishouding

De WOO gaat uit van een meerjarenplan om als overheid de informatiehuishouding op orde te krijgen. De vindbaarheid en volledigheid van de enorme hoeveelheid gegevens vraagt aandacht bij de gemeente Rotterdam. De stroom aan digitale en deels nog papieren informatie is enorm. Ook de variatie in verschijningsvormen is groot, met onder andere documenten, gegevensbestanden, e-mail, allerlei data, sms, audio- en videobeelden, en zo meer. Goede informatiehuishouding vraagt dan ook om professioneel beheer van alle relevante informatie, in alle verschijningsvormen. Dat beheer moet bovendien in samenhang zijn met openbaarheid, privacybescherming en informatiebeveiliging. Dit begint met de aanschaf, bouw en inrichting van ICT-middelen. Daarnaast zet onze organisatie continu in op bewustwording bij alle medewerkers om zorgvuldig met gegevens en informatie om te gaan en te zorgen voor juiste dossiervorming. Dit alles leidt tot het beschikbaar en vindbaar maken van informatie, die bovendien volledig en veilig wordt bewaard.

Onze organisatie werkt aan:

1. Bewustwording van het omgaan met overheidsinformatie in alle verschijningsvormen;
2. Terugdringing van een hybride informatiehuishouding, dus: minder papier, meer digitaal;
3. Wegwerken van achterstanden in de selectie, bewerking en vernietiging van fysieke en digitale archieven.