Musea - Stadsarchief
Verwerving, beheer en beschikbaarstelling van archieven en collecties via digitale en fysieke kanalen.
Toezicht op informatiebeheer gemeenten en deelnemende partijen.
Bevorderen historisch besef in én over de stad.
Voortgang 2020
Het jaar 2020 kende een vliegende start met de ingebruikname van een nieuw collectiebeheersysteem en uitgewerkte plannen om meer archieven (digitaal) toegankelijk te maken, maar de coronapandemie gooide roet in het eten. De studiezaal is sinds 16 maart gesloten en medewerkers, stagiaires en vrijwilligers werken vanuit huis. Dienstverlening vindt alleen nog digitaal plaats. Daarmee heeft het Stadsarchief honderden burgers moeten teleurstellen, zo ook ondernemers die bouwtekeningen nodig hebben. Alleen in noodgevallen kunnen zij archiefstukken opvragen. Ook de educatieve programma’s zijn stopgezet. Zo kon het jaarlijkse bezoek aan Westerbork met de burgemeester geen doorgang vinden.
Corona heeft een ongekende impact op de samenleving. Daarom verzamelt het Stadsarchief nu actief bronnen als websites, nieuwbrieven, social media, foto’s en films en is er een oproep naar alle Rotterdammers uitgegaan om aan de ‘coronacollectie’ van de stad bij te dragen. Zo’n 100 Rotterdammers hebben hier inmiddels gehoor aan gegeven. Een inspirerend voorbeeld is KaapseKringen, een bewonersinitiatief op Katendrecht. KaapseKringen stelt een corona-portfolio samen, dat te zijner tijd aan het Stadsarchief zal worden aangeboden. De stadstekenaars, een project in samenwerking met het CBK en de Kunsthal, tekenen dit jaar Rotterdam in coronatijden. Crowdsourcingsprojecten als de Passagierslijsten van de Holland Amerika Lijn gaan wel gewoon door.
Wat willen we bereiken
Effect indicatoren
- voldoen aan de archiefwet, archiefverordening, besluit informatiebeheer en instructie voor de gemeentearchivaris
- 24/7 toegang tot archieven en collecties
- groter bereik en gebruik van archieven en collecties
- een collectie waarin de diversiteit van de stad is vastgelegd
Wat gaan we daar voor doen
Prestatie indicatoren
- archieven in goede geordende en toegankelijke staat brengen en houden
- digitale archieven opnemen in het e-depot
- archieven en collecties digitaliseren
- archieven en collecties van migranten en allochtone groepen verwerven
- inspecteren en inspectieverslagen uitbrengen aan colleges van B&W en besturen van deelnemende partijen
| Effect indicatoren | 2018 | 2019 | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bezoek studiezaal* | Streefwaarde | 8.000 | 8.000 | 8.000 | 7.500 | 7.000 | 7.000 |
| Realisatie | 6.830 | 7.640 | |||||
| Bezoek website | Streefwaarde | 715.000 | 750.000 | 785.000 | 825.000 | 865.000 | 905.000 |
| Realisatie | 699.369 | 599.722 | 108.138 | ||||
| Bezoek rotterdam.nl | Streefwaarde | 15.000 | 15.750 | 16.500 | 17.300 | 18.000 | 18.750 |
| Realisatie | 15.460 | 19.872 | 5.381 | ||||
| Bezoek wiewaswie.nl | Streefwaarde | 168.000 | 176.000 | 185.000 | 194.000 | 203.000 | 213.000 |
| Realisatie | 171.605 | 179.486 | 202.496 | ||||
| Bezoek archieven.nl | Streefwaarde | 196.000 | 205.000 | 215.000 | 225.000 | 236.000 | 247.000 |
| Realisatie | 176.292 | 162.464 | nb | ||||
| * Bezoek studiezaal zal afnemen naarmate er meer digitaal zal worden aangeboden. Bezoekcijfers website en de platforms zullen om dezelfde reden én door vernieuwing van de website van het Stadsarchief jaarlijks met naar schatting ca. 5% toenemen. | |||||||
| Prestatie indicatoren | 2018 | 2019 | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Aantal ontsloten objecten en meters | Streefwaarde | 3.000 + 250m | 3.000 + 250m |
3.000 + 250m |
3.000 + 250m |
3.000 + 250m |
3.000 + 250m |
| Realisatie | 15.000 + 744m | 1.000+nb | |||||
| Toegankelijkheid overheidsarchieven | Streefwaarde | 95% | 95% | 95% | 95% | 95% | 95% |
| Realisatie | 97% | 95% | |||||
| Toegankelijkheid particuliere archieven/collecties | Streefwaarde | 50% | 55% | 60% | 65% | 65% | 65% |
| Realisatie | 50% | 48% | |||||
| Digitalisering archieven en collecties (meters)* | Streefwaarde | 25m | 25m | ||||
| Realisatie | 50m | 75m | |||||
| Digitalisering archieven en collecties (aantal digitale opnames)* | Streefwaarde | 25.000 | 25.000 | 25.000 | 25.000 | ||
| Realisatie | |||||||
| Bezoekerswaardering** | Streefwaarde | 7,8 | 8,0 | 8,0 | |||
| Realisatie | 7,3 | ||||||
| * De digitalisering van archieven en collecties laat zich zuiverder uitdrukken in aantal digitale opnamen dan in meters. | |||||||
| ** De bezoekerswaardering wordt tweejaarlijks gemeten. De bezoekers waardeerden het Stadsarchief in 2017 met een 7,4. | |||||||
Wat kost het
| Overzicht van baten en lasten Musea - Stadsarchief | Realisatie 2019 | Begroting 2020 | Begroting 2021 | Raming 2022 | Raming 2023 | Raming 2024 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Baten exclusief reserves | 538 | 307 | 307 | 307 | 307 | 307 |
|
| Bijdragen rijk en medeoverheden | 22 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| Overige opbrengsten derden | 515 | 307 | 307 | 307 | 307 | 307 | |
| Lasten exclusief reserves | 4.971 | 5.558 | 5.226 | 5.269 | 5.214 | 5.214 |
|
| Apparaatslasten | 4.444 | 4.655 | 4.444 | 4.431 | 4.431 | 4.431 | |
| Inhuur | 67 | 97 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| Overige apparaatslasten | 148 | 175 | 162 | 162 | 162 | 0 | |
| Personeel | 4.229 | 4.383 | 4.282 | 4.269 | 4.269 | 0 | |
| Intern resultaat | 5 | 3 | -1 | -1 | -1 | -1 | |
| Intern resultaat | 5 | 3 | -1 | -1 | -1 | 0 | |
| Programmalasten | 522 | 900 | 782 | 838 | 783 | 783 | |
| Inkopen en uitbestede werkzaamheden | 459 | 790 | 664 | 731 | 680 | 0 | |
| Kapitaallasten | 68 | 110 | 118 | 107 | 103 | 0 | |
| Overige programmalasten | -4 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| Saldo voor vpb en reserveringen | -4.434 | -5.251 | -4.919 | -4.962 | -4.907 | -4.907 | |
| Saldo voor reserveringen | -4.434 | -5.251 | -4.919 | -4.962 | -4.907 | -4.907 | |
| Saldo | -4.434 | -5.251 | -4.919 | -4.962 | -4.907 | -4.907 |
Financiële bijstellingen
| Bijstellingen Musea - Stadsarchief | Begroting 2020 | |
|---|---|---|
| Oorspronkelijke begroting 2020 | -5.064 | |
| Bijstellingen Eerste Herziening 2020 | -187 | |
| Actualisatie kapitaallasten | Ramingsbijstellingen onvermijdelijk | 0 |
| Onderhoud en beheer Archieven Rotterdam | Ramingsbijstellingen onvermijdelijk | -200 |
| Technische wijzigingen | Technische wijzigingen | 13 |
| Begroting na wijzigingen | -5.251 | |
Toelichting financiële bijstellingen
Actualisatie kapitaallasten
De kapitaallasten zijn aangepast op basis van daadwerkelijke activeringen in 2019, bijgestelde investeringskredieten alsmede geactualiseerde ramingen en de bouwrente van de jaarschijf 2020. Wijzigingen hebben zich voorgedaan bij Vernieuwing website stadsarchief. In de paragraaf Investeringen is een gedetailleerd overzicht opgenomen van deze aanpassingen. Dit is een saldo neutrale bijstelling omdat het effect binnen het taakveld wordt opgevangen.
Onderhoud en beheer archieven Rotterdam
Het stadsarchief heeft naast een wettelijke taak ook de taak om het DNA en de geschiedenis van de stad te beschermen. Door opgelopen achterstanden vindt er verlies van historische waarde plaats wat een aantasting is van de geschiedenis. De prioriteit bij het voorkomen van informatieverlies als gevolg van autonoom verval. In 2020 wordt € 200 besteed voor extra inzet om achterstanden weg te werken.
Technische wijzigingen
In taakveld Musea - Stadsarchief zijn er diverse technische wijzigingen geweest. Direct achter de technische wijziging is het effect op het saldo weergegeven. De grootste wijziging is extra personele inzet om de opgelopen achterstanden weg te werken en het voorkomen van informatieverlies (- € 200), indexatie loonkosten (- € 27), interne doorbelasting van de materiële kosten van het traineeprogramma op basis van een inventarisatie naar de behoefte aan inzet van trainees (€ 0) en diverse technische wijzigingen (€ 240).
Omschrijving taakveld
Rotterdam wil voor zijn inwoners een transparante, democratische overheid zijn met oog voor verleden, heden en toekomst.
Deze doelstellingen zijn alle drie gekoppeld aan de programmadoelstelling: Rotterdam wil voor zijn inwoners een transparante, democratische overheid zijn met oog voor verleden, heden en toekomst.
Het doel van verwerving van particuliere archieven en collecties is om een representatief beeld te kunnen bieden van de geschiedenis van de stad Rotterdam, nu en in de toekomst. De afgelopen decennia is de samenstelling van de bevolking van Rotterdam sterk veranderd. Dit moet zich ook gaan vertalen in de collectie. Dit doet eveneens recht aan de toenemende aandacht voor diversiteit en de herkomst en geschiedenis van migranten in de stad.