HR

Beleid

Als organisatie maken we de beweging naar meer innovatief en aantrekkelijk werkgeverschap. Zo sluiten we als werkgever aan bij het imago en de ondernemersgeest in de stad. Dit vraagt van medewerkers dat ze flexibel inzetbaar zijn en de ruimte, het vertrouwen en de verantwoordelijkheid krijgen die nodig is om hun professionaliteit optimaal voor de stad in te zetten.

We werken aan een veerkrachtige en slagvaardige organisatie met een eigentijds personeelsbeleid en medewerkers die in staat zijn aan te sluiten bij de ontwikkelingen in de stad en snel hierop kunnen inspelen. De HRO-agenda 2019-2023 geeft hierbij focus aan het personeelsbeleid van de gemeente Rotterdam en maakt helder wat de concernbrede opgave is voor de organisatie. Dit doen we langs 4 pijlers:

- Rotterdams leiderschap: de juiste leidinggevende op de juiste plek
- Optimale inzet: investeren in de ontwikkeling en juiste samenstelling van medewerkers om nu en in de toekomst de juiste medewerkers in dienst te hebben
- Inclusieve organisatie: meedoen, alle medewerkers kunnen vanuit de eigen talenten en kwaliteiten een bijdrage leveren
- Werkplezier: meer mensen met plezier en gezond aan het werk

Ontwikkelingen

Aandacht voor de juiste mix in de samenstelling van het personeelsbestand groeit. Hierbij wordt steeds beter vooruitgekeken naar de capaciteitsbehoefte voor de komende jaren. Het inzicht in de in- en externe arbeidsmarkt is toegenomen. Daardoor is het mogelijk om interne medewerkers flexibeler in te zetten. Door aandacht te besteden aan toekomstige kennis en vaardigheden kunnen medewerkers zich ontwikkelen. Denk aan digitalisering en de veranderende rol van de overheid. Hiertoe is onder meer het programma Future Work Skills ingericht. Verder is er meer aandacht voor inclusiviteit, bijvoorbeeld bij werving en selectie. Daardoor groeit het besef dat iedereen vanuit een eigen waarheid naar opgaven kijkt. Juist deze diversiteit in inzichten is noodzakelijk om de dienstverlening aan de stad en de Rotterdammers blijvend te verbeteren.

Aandacht voor (persoonlijk) leiderschap is essentieel om vanuit ruimte en vertrouwen invulling aan de opgaven van de stad te bieden. Door in gesprek te gaan met leidinggevenden en medewerkers ontstaat een gezamenlijk beeld van wat Rotterdams Leiderschap inhoudt. Het biedt leidinggevenden de mogelijkheid om te reflecteren op hun eigen leiderschap en de instrumenten die we inzetten kunnen we hier steeds beter op afstemmen. Daarnaast is de organisatie met al haar leidinggevenden verantwoordelijk voor het uitdragen van een duidelijke koers en hierop te sturen.

Stand van zaken

Personeelsgesprekken Rotterdam

Personeelsgesprekken Rotterdam (PR) zijn de gesprekken die een leidinggevende en medewerker met elkaar voeren. Het instrument PR, waarbij kwaliteit van het gesprek en maatwerk centraal staan, draagt bij aan innovatief en aantrekkelijk werkgeverschap. Na een jaar experimenteren met de nieuwe aanpak, gevolgd door een uitgebreide evaluatie, is in 2019 door de medezeggenschap ingestemd met de definitieve invoering van Personeelsgesprekken Rotterdam. Uit de evaluatie blijkt dat leidinggevenden en medewerkers positief zijn over het instrument doordat het meer flexibiliteit en ruimte voor een kwalitatief goed gesprek biedt, ten opzichte van de traditionele gesprekscyclus. Dit onder meer door tweezijdigheid in het gesprek, gebruik van feedback en oog voor persoonlijke ontwikkeling.

In onderstaande tabel is de realisatie van de personeelsgesprekken weergegeven, waarbij is uitgegaan van minimaal 1 vastgelegd verslag per medewerker. Wanneer een verslag niet is vastgelegd, kan niet worden geconcludeerd dat er geen personeelsgesprek is gevoerd.

Er is in 2019 een lichte stijging zichtbaar ten opzichte van 2018. Nu per 1 januari 2020 de besluitvorming rondom PR formeel is afgerond, ligt in 2020 het accent onder andere op het beter sturen op het vastleggen van personeelsgesprekken.

* In 2018 zijn zowel verslagen vanuit de traditionele gesprekscyclus als die van personeelsgesprekken meegeteld. Vanaf 2019 zijn alleen verslagen van personeelsgesprekken gebruikt en geteld.

** Exclusief herplaatsingskandidaten en trainees.

Verzuim

In 2019 is het verzuimpercentage met 0,5% gedaald naar 6,3%. Een forse daling ten opzichte van voorgaande jaren. Deze dalende trend is zichtbaar bij alle clusters en is vooral gerealiseerd in het lang verzuim: het aandeel lang verzuim is gedaald van 5,2% naar 4,7%.

We blijven in 2020 met onze geïntensiveerde verzuimaanpak onverminderd inzetten op het verder terugdringen van het verzuim en het bevorderen van vitaliteit en werkplezier.

Daarbij ligt het zwaartepunt van de verzuimaanpak bij de ontwikkeling van leidinggevenden, zodat die beter in staat zijn hun rol goed in te vullen:

- Managementaandacht op alle niveaus, want (gebrek aan) aandacht voor de medewerker, sfeer en werkplezier beïnvloeden de keuze voor een medewerker om al dan niet te verzuimen
- Vernieuwing en verbetering van de personeelsgesprekken en doelgerichte verzuimtrainingen leiden tot een kwaliteitsverbetering van de leidinggevenden als het gaat om verzuim- en vitaliteitsdeskundigheid. Leidinggevende en medewerker nemen gezamenlijk de verantwoordelijkheid voor het bevorderen van de duurzame inzetbaarheid van de medewerker

Ook is het afgelopen jaar ingezet op het verbeteren van de verzuimketen:

- Er is een leidraad verzuim, dat zorgt voor een eenduidige en uniforme aanpak rond preventie, verzuim en re-integratie binnen het concern
- Extra inzet op re-integratie bij (extra) lang verzuim en het begeleiden van re-integrerende medewerkers die niet terug kunnen keren in hun eigen functie
- Versterken samenwerking met bedrijfsartsen en meer monitoring op tijdig inzetten van interventies
- Er is een uitgebreid en overzichtelijk aanbod beschikbaar voor medewerkers en leidinggevenden op het gebied van vitaliteit en gezondheid (vitaliteitsmenukaart). Ook wordt extra ingezet op het beperken van uitval door werkdruk en begeleiding bij burn-out

Arbeidskosten

Arbeidskosten bestaan uit loonkosten (medewerkers in dienst van de gemeente Rotterdam) en kosten van externe inhuur. De definitie van externe inhuur die de Gemeente Rotterdam hanteert luidt:

“Het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht en onder leiding en toezicht van de gemeente Rotterdam, door een private organisatie met winstoogmerk, middels het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid, zonder dat daar een arbeidsovereenkomst tussen opdrachtgever en de private organisatie aan ten grondslag ligt.”

Cao-effecten en groei van de organisatie zorgen ervoor dat de loonkosten in 2019 hoger liggen dan in 2018. De onderbesteding op de loonkosten in 2019 ten opzichte van de bijgestelde begroting bedraagt € 7 mln en komt grotendeels doordat moeilijk vervulbare vacatures niet of later dan gewenst zijn ingevuld, voornamelijk binnen het programma Stedelijke inrichting en ontwikkeling (onder anderen adviseurs contractbeheer, grafisch ontwerpers en landschapsarchitecten) en in mindere mate binnen het programma Verkeer en vervoer. Ook zijn WW-lasten lager uitgevallen (programma Overhead).

De uitgaven aan externe inhuur zijn € 2,2 mln hoger dan de bijgestelde begroting. Meer dan de helft van deze overschrijding zit bij de regionale samenwerkingsverbanden Veiligheidshuizen, VeiligheidsAlliantie regio Rotterdam, Regionaal Informatie en Expertise Centrum en Burgernet. De gemeente Rotterdam is slechts kassier voor deze onderdelen. Het overige deel van de overschrijding zit voornamelijk bij programma Stedelijke inrichting en ontwikkeling. Hier is extra ingehuurd om de moeilijk vervulbare functies in te vullen en was er een grotere vraag in het werkpakket inzake infrastructurele werkzaamheden op diverse investeringsprojecten.

Omvang van inhuurlasten op inkoop en uitbestede werkzaamheden

Eerder bent u geïnformeerd dat inhuurlasten worden vastgelegd op meerdere categorieën in de financiële administratie. Vrijwel alle categorieën worden zichtbaar als inhuur met uitzondering van inhuurlasten binnen inkoop en uitbestede werkzaamheden. De aard van deze inhuur is divers. Het betreft uitzendkrachten in het primaire proces zoals verkeersregelaars en reinigers bij evenementen, etcetera. Het betreft zowel exploitatie- als investeringsprojecten.

Het gaat hier om veel posten die op verschillende plekken in de administratie zijn geboekt.

Conform toezegging in de raadsbrief (19bb12020) wordt deze categorie toegelicht in deze paragraaf, tot het moment dat hiervoor een duurzame oplossing is gerealiseerd. De omvang van inhuurlasten binnen inkoop en uitbestede werkzaamheden betreft in 2019 € 14,4 mln.

Formatie en bezetting

In 2019 is de formatie met 348 fte gestegen. Deze groei hangt samen met de groeiende economie en de opgave voor de stad. Dit is vooral bedoeld voor inzet in de programma’s Stedelijke inrichting en ontwikkeling (onder anderen projectmanagers, adviseurs, ontwerpers en (bouw)inspecteurs), Verkeer en Vervoer (onder anderen verkeerskundig personeel), Maatschappelijke ondersteuning (bijvoorbeeld inzet ten behoeve van schuldenaanpak, beleidsadviseurs en activeringscoaches) en Overhead (ondersteunende functies).

In 2019 vonden ruim 1.000 nieuwe medewerkers hun weg naar de gemeente, daartegenover staan zo'n 600 medewerkers die de gemeente verlieten (waarvan ruim 80 door de verzelfstandiging van het onderdeel Natuur- en milieueducatie). De gemeente streeft naar een evenwichtige opbouw van de organisatie. Het is daarbij belangrijk om ook jonge medewerkers aan te trekken. En met succes: 51% van de ingestroomde medewerkers was jonger dan 35 jaar op het moment van instroom.

Van de medewerkers die zijn uitgestroomd heeft 42% de leeftijd van 60 jaar of ouder op het moment van uitstroom.

Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO)

Het MTO monitort jaarlijks de medewerkerstevredenheid en -betrokkenheid bij de gemeentelijke organisatie. De respons op het MTO 2019 is voor een 3e jaar op rij gestegen naar 68%. Ten opzichte van het MTO 2018 zijn de kansen om te groeien verbeterd en zijn meer medewerkers trots op het werk.

Van de medewerkers geeft twee derde aan te beschikken over de juiste ICT-middelen. 5 jaar geleden was dit nog de helft. De werkplek blijft een aandachtspunt van de organisatie. 1 op de 5 medewerkers kan meestal geen geschikte werkplek vinden.

De hoogte scores zijn te zien op het thema bevlogenheid. 8 op de 10 medewerkers geeft aan met plezier naar het werk te gaan. 7 op de 10 medewerkers zijn enthousiast over Rotterdam als werkgever. Leidinggevenden en medewerkers bespreken in teamverband de resultaten van het MTO. Deze gesprekken maken inzichtelijk waar het goed gaat en op welke verbeteringen er wordt ingezet. Vanuit Concernhuisvesting zal het verbeterpunt met betrekking tot het vinden van een geschikte werkplek opgepakt worden. Zie daarvoor ook het onderdeel Concernhuisvesting.

Opleidingen

In totaal is er € 11,5 mln besteed aan externe opleidingen. Het betreft 1,3% van de totale loonsom. Dit percentage is gelijk aan dat van 2018.

Integriteit

Aantal meldingen

Het totaal aan integriteit gerelateerde meldingen in 2019 is met 137 bijna gelijk aan het aantal in 2018 (139). Van deze meldingen is in de onderliggende categorie ‘gedragingen binnen en buiten werktijd’ - na een stijging in 2018 (31) t.o.v. 2017 (18) - het cijfer in 2019 gedaald naar 24. In een andere onderliggende categorie, te weten ‘misbruik en manipulatie van informatie’ komt het aantal meldingen met 27 in 2019 iets hoger uit dan de 25 van 2018. Overigens is het totaal aantal meldingen (137) evenals in vorige jaren inclusief de meldingen bij de Sociale Werkvoorziening (SW).

Aantal onderzoeken

Het aantal interne onderzoeken door de Centrale Onderzoekseenheid is in 2019 nagenoeg ongewijzigd gebleven (met 39 in 2019 t.o.v. 42 in 2018). Hierbij is in 2019 in 1 geval heimelijk cameratoezicht ingesteld. Daarnaast is nog in 3 situaties een extern onderzoek ingezet. Overige onderzoeken werden in de lijn opgepakt. Het aantal meldingen dat -uiteindelijk- ongegrond bleek, is gedaald ten opzichte van 2018: van 56 naar nu 48. Het aantal meldingen dat na onderzoek gegrond bleek, steeg licht van 56 naar 59. Het aantal (ambtelijke) disciplinaire ontslagen als gevolg van aangetoond plichtsverzuim (over 2018: 18) is in 2019 licht gedaald naar 16 (waarvan twee voorwaardelijk) – bij dit laatste zijn de cijfers gehanteerd van de
expertgroep disciplinair ontslag.

Highlights

Aan het begrip integriteit is in 2019 op diverse wijzen invulling gegeven om dit onderwerp op een natuurlijke wijze ‘in te vlechten’ in de dagelijkse praktijk. Dit bij de bijeenkomsten rond de eed/belofte, door gerichte communicatie op het gemeentelijke intranet met (ter bevordering van de laagdrempeligheid voor het doen van meldingen) verwijzing naar o.a. de clustercoördinatoren Integriteit. Ook in (thematische) werkoverleggen, aan dialoogtafels en tijdens ‘het goede gesprek’ kwam Integriteit veelvuldig aan bod. Niet in de laatste plaats zijn collega’s in de Week van de Integriteit met1.400 deelnemers aan 32 activiteiten gericht geweest op wat integriteit als thema/dilemma in de dagelijkse praktijk voor eenieder betekent.
 

Informatievoorziening en automatisering

De belangrijkste resultaten op het gebied van ICT worden in de ICT-paragraaf toegelicht.

Ontwikkelingen

Digitaliseringsagenda 

De digitale transformatie vereist een andere kijk op de ontwikkeling, het beheer en het gebruik van de stad en daarmee ook op de manier waarop de processen en informatievoorziening binnen de gemeente georganiseerd zijn. De organisatie heeft daarom een visie op de digitale transformatie geformuleerd: de Digitaliseringsagenda. Deze agenda bestaat uit verschillende projecten en programma’s die erop zijn gericht om te komen tot gebruiksvriendelijke, efficiënte en eigentijdse dienstverlening door de gemeente. Eind 2019 waren er 9 projecten en programma’s die worden gefinancierd vanuit de Digitaliseringsagenda. In 2019 zijn verschillende in het oog springende resultaten bereikt. Zo zijn bijvoorbeeld 22 dienstverleningsprocessen digitaal en online beschikbaar gemaakt, en is de samenwerking voor deze processen zaakgericht en transparanter geworden, is de zoekmachine MyLex geïntroduceerd, die het makkelijker maakt om in gemeentelijke documentatiebronnen te zoeken en is binnen W&I een matchingsplatform online gekomen dat werkzoekenden en werkgevers direct met elkaar in contact brengt. Daarnaast heeft binnen W&I de eerste succesvolle implementatie van Robotic Process Automation (RPA) plaatsgevonden. Hierbij kunnen virtuele assistenten (‘robots’) routinematige werkzaamheden overnemen.

De Digitaliseringsagenda is geen statisch document; nieuwe ontwikkelingen en de uitvoering en voortgang worden continu gevolgd en waar nodig verwerkt. Een aantal projecten uit de Digitaliseringsagenda wordt hierna toegelicht.

Informatiegestuurd / Datagedreven werken

In 2019 is onder regie van het programma Datagedreven werken de Rotterdamse Datafabriek verder ingericht (inclusief een datalab voor R&D). Hierin worden in- en externe databronnen verwerkt tot informatieproducten met waarborgen voor privacy en beveiliging. Naast privacy is bij het werken met data ook ethiek erg belangrijk. In 2020 wordt het mogelijk om bij projecten gebruik te maken van De Ethische Data Assistent (DEDA). Ten behoeve van de transformatie naar een datagedreven organisatie is
een verandertraject inclusief leer- en ontwikkelplan voor de medewerkers en een communicatiestrategie opgesteld. Verder is gewerkt aan het actualiseren van de Open Data website, deze zal naar verwachting begin 2020 in de lucht gaan.

Digitaliseringsgraadinformatie en dossiers concernRotterdam

Hiermee wordt informatie bedoeld die opgeslagen is in een door informatiebeheer goedgekeurde concernvoorziening of procesapplicatie (DIVA, e-Suite). In totaal zijn er 1662 processen geïdentificeerd. In de praktijk zullen niet alle processen ondersteund gaan worden door DIVA of e-Suite. Daarnaast zijn een aantal zaaktypen die geanalyseerd zijn ingetrokken of on hold gezet. Er resteren 1386 processen waarvan er eind 2019 175 zijn gerealiseerd (12,6%).

DWARSS

DWARSS staat voor digitaal werken aan Rotterdamse samenwerking en service. Een van de grote voordelen voor de Rotterdammers is dat ze altijd online kunnen zien wat de status is van een aanvraag. Wanneer een Rotterdammer bijvoorbeeld een bouwvergunning aanvraagt, dan krijgt hij of zij nu nog te maken met meerdere collega’s, afdelingen en andere organisaties die allen apart van elkaar de aanvraag behandelen. Met de introductie van de Omgevingswet en het daaruit voortkomende Digitale Loket wordt dit verleden tijd. Dan wordt de vraag als één geheel gezien waar verschillende partijen tegelijkertijd aan kunnen werken. Eind 2019 werden inmiddels 140 processen met dit systeem (e-Suite) ondersteund en waren 190.000 zaken aangemaakt. Ook is er beter inzicht in werkvoorraden en doorlooptijden en hebben burgers 24/7 statusinformatie over hun zaak.

GERS

Het programma GERS draagt bij aan de doorontwikkeling van concern brede digitalisering en dienstverlening aan de clusters. Om digitale dossiervorming van de project-,beleids-, vergader- en beheerprocessen mogelijk te maken wordt vanuit het programma GERS het document management systeem DIVA geïmplementeerd. In 2019 zijn verschillende gebruikers- en acceptatietesten uitgevoerd en naar verwachting zullen in 2020 meer organisatieonderdelen met DIVA kunnen gaan werken. In 2019 is ook de module DIVA bb gerealiseerd. Deze module ondersteunt het proces voor bestuurlijke besluitvorming (o.a. moties) binnen de gemeente Rotterdam. De planning is dat eind 2021 alle clusters werken met DIVA bb.

Registratie fysieke documenten

Dagelijks worden ook fysieke documenten gedigitaliseerd en geregistreerd in verschillende systemen. In totaal zijn er in 2019 ca. 720.000 documenten gedigitaliseerd en voorzien van metadata. Het aantal gescande pagina’s bedroeg een kleine 3 miljoen. De doorlooptijd is hierbij in 2019 sterk verbeterd. Eind 2019 is 79% van de binnenkomende post binnen 24 uur verwerkt. Naast de ontvangst en verwerking van een grote hoeveelheid poststukken (gericht aan postbussen en antwoordnummers van de gemeente) worden op de centrale locatie aan de Nikkelstraat ook aangetekende zendingen en pakketten verwerkt. In totaal waren dit in 2019 17.873 stuks.

Digitale Stad

De ontwikkeling van de Digitale Stad is een co-creatie van de gemeente met een groot aantal externe partijen, die allen participeren op eigen kosten in deze ontwikkeling. In 2019 is verder gewerkt aan de ontwikkeling van een Open Urban Platform en zijn kennistrajecten opgestart met onder meer de TU Delft en de EUR. Op het gebied van het ontsluiten van (sensor)data zijn stappen gezet. Dit heeft geleid tot aanvullende inkoopvoorwaarden voor data-eigenaarschap en data-gebruik. Ook zijn pilots opgezet voor het 3D-platform waarvoor in 2020 toepassingen beschikbaar komen zoals een 3D-‘gamesetting’ waarin bewoners mee kunnen denken over de inrichting van hun straat of buurt (bijvoorbeeld de plaatsing van straatmeubilair).

Overige ICT-onderwerpen

(Informatie)beveiliging

Voor de informatiebeveiliging werkt Rotterdam conform het normenkader van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Deze is per 2020 ingevoerd, daarvoor gold de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten. De ENSIA (verplichte zelfevaluatie van de beveiliging van aansluiting op landelijke voorzieningen zoals DigiD en SUWI) is in 2019 op tijd opgeleverd. Verbeterpunten uit de ENSIA zijn vastgelegd in verbeterplannen en opgepakt. Inmiddels zijn de werkzaamheden voor de ENSIA 2020 vergevorderd. In het geval van datalekken wordt melding gemaakt bij de Autoriteit Persoonsgegevens en wordt de raad geïnformeerd. De rapportage hierover is onderdeel van de bestuursrapportages.

Het programma Rekenkamer Informatiebeveiliging is in 2019 afgerond. Binnen dit programma zijn alle urgente kwetsbaarheden opgelost. Maar vanzelfsprekend houdt Informatiebeveiliging continu de aandacht. In 2019 is het Security Operations Center (SOC) ingericht, van waaruit het netwerk continu gemonitord wordt op (mogelijke) cyberaanvallen en indien nodig direct actie wordt ondernomen. Ook de medewerkers hebben een verantwoordelijkheid op gebied van informatieveiligheid. De in 2018 gestarte Awarenesscampagne is daarom ook in 2019 voortgezet. In december is samen met de IT Campus Rotterdam het eerste gemeentelijke ‘hacking’ event #hack010 georganiseerd. Een succesvolle en geslaagde dag, waarbij studenten van Grafisch Lyceum Rotterdam, Hogeschool Rotterdam en Techniek College Rotterdam hebben geprobeerd kwetsbaarheden te vinden in de systemen van gemeente Rotterdam.

Generieke ICT 

In 2019 is, conform de planning, een aantal Generieke ICT-voorzieningen gerealiseerd waarmee ingespeeld wordt op ontwikkelingen bij de clusters en die bijdragen aan de bevordering van de samenwerking. Enkele voorbeelden daarvan zijn:

De komst van een chatbot bij W&I die het makkelijker maakt om informatie te verifiëren
De aanbesteding voor een Generieke redigeertool waarmee geautomatiseerd gevoelige informatie in documenten weggelakt kan worden is gestart. Dit is een van de vereisten van de Wet Open Overheid (WOO).
In de 6 hoofdlocaties van de gemeente Rotterdam is Govroam geïmplementeerd. Govroam bevordert ketensamenwerking; de deelnemende overheidsorganisaties kunnen met eigen login veilig online inloggen in alle deelnemende overheidslocaties.
Er is een krachtige Zoek & Vind functionaliteit op het intranet toegevoegd die het mogelijk maakt om beter te zoeken in ex- en interne bronnen. 
Ook wordt onderzoek verricht naar mogelijke oplossingen voor het automatisch transcriberen van ‘Voice-To-Text’, techniek die mogelijk ook ingezet kan gaan worden voor het transcriberen van (raads-)vergaderingen en telefoongesprekken.
Voor het inzetten van de digitale handtekening is de aanbesteding gestart. Hiervoor wordt de passende oplossing gekozen en in verschillende processen ingezet.
Voor de ondersteuning van de burgerparticipatie wordt de haalbaarheid onderzocht van gebruiksvriendelijke en laagdrempelige interactieplatforms waarmee burgers bij de besluitvorming kunnen worden betrokken.
Voor de eigentijdse ondersteuning van medewerkers is gestart met de inrichting van de moderne werkplek die voorzieningen biedt als video-vergaderen en digitale samenwerking.

Rapid Application Development Platform (RAD)

In 2019 zijn op het RAD platform weer diverse apps ontwikkeld en in gebruik genomen. Een aantal zijn vooral voor de burger bedoeld (bv. bezoekersparkeren, DigiWap (gebiedscommissies) en VeiligR), andere voor ketenpartners (Vamos voor incidentmeldingen van verkeerslichten en WAS010-Stedin) en weer andere zijn voor interne bedrijfsvoering (Beleidsatlas OW en Klemmi (wielklemmen buitenlandse wanbetalers)). In totaal zijn er in 2019 ca. 30 applicaties ontwikkeld op het RAD platform. Alle applicaties zijn in beheer binnen de gemeente.

Landelijke ontwikkelingen

Ook in 2019 heeft Rotterdam weer actief deelgenomen aan verschillende landelijke platforms en overleggen. In VNG verband wordt onder de vlag van Samen Organiseren toegewerkt naar meer collectiviteit op ICT-voorzieningen op de onderdelen waar dat meerwaarde heeft. Het meerjarenplan voor de Gemeenschappelijke Gemeentelijke uitvoering is door de VNG vastgesteld en Rotterdam is medeondertekenaar van het Groeipact Common Ground. Vanuit de Common Ground gedachte wordt gewerkt aan een nieuwe, moderne ICT-infrastructuur voor de uitwisseling van gegevens tussen en binnen gemeenten. Daarnaast wordt door Rotterdam op verschillende manieren meegedacht met en voorbereidingen getroffen voor de komst van een aantal grote wetswijzigingen, zoals de Wet Open Overheid, de Wet Digitale Overheid en de Omgevingswet.

24x7 dienstverlening

In 2019 is een uitgebreide scan gedaan naar een 5-tal omgevingen waar ondersteuning buiten kantoortijden noodzakelijk is. Gebleken is dat de huidige wacht- en waakregeling al veel dekt, maar onvoldoende om voor de volle breedte de passende dienstverlening te kunnen garanderen. Om hier verder invulling aan te kunnen geven zijn in 2019 vooral organisatorische maatregelen in gang gezet: het ordenen van de producten en diensten in “services” en het proefdraaien met Servicemanagers (voor de generieke ICT en voor specifieke SB processen).

Financieel beeld

De concernbrede ICT kosten bedragen circa € 144 mln. Dit is inclusief circa € 5 mln. aan geactiveerde arbeidskosten. Ten opzichte van de laatste prognose zijn de ICT kosten circa € 3 mln lager. Dit zit met name bij de arbeidskosten. Enerzijds vanwege vacatureruimte en anderzijds door lagere externe inhuur op (investerings)projecten.

Monitor ICT Projecten

Over de status en voortgang van risicovolle ICT-projecten wordt gerapporteerd in lijn met de Monitor Grote Projecten. De Monitor ICT-projecten is als aparte rapportage beschikbaar.

Concernhuisvesting en facilitair

Ontwikkelingen

In 2019 is het doorontwikkelde huisvestingsconcept vastgesteld en zijn middelen beschikbaar gesteld voor het oplossen van de knelpunten en de uitbreiding van het aantal werkplekken.

De vervolgstap was het leggen van de huisvestingspuzzel en het opstellen van het schuifplan. Dit heeft plaats gevonden in nauwe samenwerking met de clusters. Begin 2020 wordt dit plan vastgesteld en kan met de uitvoering worden gestart. In voorbereiding hierop is in 2019 ook gestart met de uitbreiding van de huisvesting. Waar mogelijk gebeurt dat flexibel, zodat de huisvesting en faciliteiten in relatie met de meebeweegsystematiek kunnen fluctueren. Ook is in 2019 begonnen met het oplossen van top 10 irritaties door bijvoorbeeld een proef met belcellen om geluidsoverlast tegen te gaan. Op termijn moeten deze ontwikkelingen leiden tot een betere waardering van de huisvesting in het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO).

Bij de 10-maands-brief is aangegeven dat de kostendekkende huur voor Concernhuisvesting opnieuw door Vastgoed is berekend aan de hand van de kaders die daarvoor zijn. Vooral door de actualisering van de meerjaren onderhoudsplannen (MOP’s) leidt de herberekening tot een structurele stijging van de kostendekkende huur van ca. € 3,6 mln. Voor 2019 is de stijging gedekt uit de algemene middelen, het structurele effect wordt meegenomen in de bestuursopdracht Vastgoed.

Op het gebied van duurzaamheid en circulariteit zijn voorstellen uitgewerkt voor het circulair maken van de uitvoeringslocatie Kleinpolderplein, en ook mede dankzij moties vanuit de raad vegetarisch als standaard voor lunches en het terugdringen van afval door het gebruik van afwasbare bekers.

Privacy en AVG

De gemeente Rotterdam kent vanuit haar wettelijke taken en bevoegdheden veel processen waarbij persoonsgegevens van Rotterdammers (en andere burgers), ondernemers en medewerkers worden verwerkt.  Soms zijn die privacygevoelig, zoals financiële en bijzondere gegevens. Er zijn in de gemeentelijke organisatie zo’n 400 deelprocessen waarbij persoonsgegevens gebruikt worden. Dat is niet nieuw, maar sinds de invoering van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in mei 2018 zijn de regels aangescherpt en uitgebreid als het gaat om de manier waarop bedrijven en overheden met persoonsgegevens om moeten gaan. 

2019 was een bijzonder jaar. De organisatie kreeg voor het eerst in volle omvang te maken met de AVG. Anderhalf jaar na de invoering van de AVG lijkt deze wet steeds meer te landen binnen de organisatie. Positief is dat binnen de organisatie een fundament is neergelegd dat helpt steeds meer in control te komen. Denk aan een privacybeleid en een privacyorganisatie waarin zowel concernbreed als per cluster ondersteuning wordt geboden aan het management. Maar ook aan monitorings- en sturingsinstrumenten zoals een verwerkings- en datalekkenregister.

De impact van deze privacywetgeving in bijna alle processen van de organisatie wordt ook steeds zichtbaarder. Eén van de belangrijkste inzichten is dat de implementatie van de AVG een weerbarstig proces is, en dat processen als Privacy by Design (je processen en systemen vanaf het begin zo inrichten dat er rekening wordt gehouden met privacyvoorwaarden) en het uitvoeren van DPIA’s (een risicoanalyse van een proces waarin persoonsgegevens in worden gebruikt) nog niet voldoende zijn geïmplementeerd. In 2020 wordt verder ingezet op training en het optimaliseren van deze processen.
 

Datalekken
Waar veel gegevens worden verwerkt gaat er ook weleens iets mis en ontstaat een datalek. Een datalek is een incident waarbij persoonsgegevens (mogelijk) in handen zijn gekomen van onbevoegden, bijvoorbeeld door een verkeerd geadresseerde brief of e-mail. In 2019 betrof het 193 datalekken, waarvan 131 bij de Autoriteit Persoonsgegevens zijn gemeld. Dit aantal stijgt jaarlijks (in 2018 waren het er 108). Overigens is dit een trend die ook landelijk zichtbaar is. De stijging van het aantal datalekmeldingen is deels te verklaren door het groeiende bewustzijn bij medewerkers over wat een datalek is en dat dit gemeld moet worden. Binnen de organisatie is door campagnes als ‘Blijf alert!’, workshops, presentaties en zelfs een escaperoom geïnvesteerd in het vergroten van het bewustzijn op dit gebied.

Recht van betrokkenen
De AVG biedt burgers de mogelijkheid om inzage in de eigen persoonsgegevens te krijgen. In 2019 zijn 148 verzoeken door burgers ingediend om hun inzagerecht uit te oefenen. In vergelijking met 2018 (394 verzoeken) is wel een duidelijke daling zichtbaar. Dit is deels te verklaren doordat er maatregelen genomen zijn om burgers naar de juiste kanalen te leiden. Zo is de aanvraag via de website aangepast nadat bleek dat veel verzoeken niet-AVG gerelateerde verzoeken waren. De tijdige afhandeling van de verzoeken is in 2019 verbeterd, maar blijft nog een aandachtspunt. 24% van de aanvragen is buiten de wettelijke behandeltermijn afgehandeld. In 2020 worden verdere maatregelen genomen om de gemiddelde termijn van afhandelen te verkorten.

Overige bedrijfsvoering

Juridische diensten

In 2019 werd een Legal Audit gehouden waarvan de resultaten op het gebied van juridische kwaliteitszorg in 2020 verder zullen worden geïmplementeerd. De meest urgente aanbevelingen uit de in 2019 gehouden legal audit zijn:

• Zet de jurist meer in de voorhoede. Het gaat hierbij vroegtijdige betrokkenheid van juristen bij voorgenomen projecten en maatregelen, maar ook de ambitie om de jurist meer te laten aansluiten bij relevante (bestuurlijke) overleggen om tot goede advisering te komen
• Werk juridisch risicomanagement uit waarbij in ieder geval een concerndashboard zal worden ontwikkeld voor juridisch risicomanagement en daarbij aan te sluiten bij bestaande rapportagetools
• Laat de juridisch controller meer in control zijn door agendaposten, beantwoording van schriftelijke vragen en bestuurlijke overeenkomsten door de eindverantwoordelijke juridisch controllers te laten toetsen en fiatteren. Daarnaast door de juridische control verder in het besluitvormingsproces te verankeren door de adviezen van de juridisch controllers met  naam en datum te vermelden in de agendapost of de mail.

Het aantal bezwaarschriften op het gebied van parkeren en spoedeisende bestuursdwang huisvuil nam fors toe met  ca 1000 t.o.v. 2018. De stijging werd veroorzaakt door uitbreiding van het aantal gebieden waarvoor betaald parkeren is ingevoerd en de handhaving op het verkeerd aanbieden van huisvuil. Daarnaast leidt de bouwopgave tot meer en complexere bezwaarschriften op het gebied van omgevingsvergunningen. Deze ontwikkelingen leidde overigens niet tot een hoger gegrond percentage.

 

Inkoop en aanbestedingszaken

Lokale economie en MKB

Een van de Rotterdamse ambities is het versterken van de regionale en stedelijke econo­mie. De gemeente heeft oog voor de lokale economie en streeft een MKB vriendelijke inrichting van haar aanbestedingen na. Uiteraard zonder dat dit leidt tot enige vorm van discriminatie van ondernemers.

Zo nodigt de gemeente bij een enkelvoudig- of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag ook twee Rot­terdamse partijen uit. Belangrijke voorwaarde hierbij is dat dit past binnen de kaders van geldende wet- en regelgeving en de belangen van de gemeente Rotterdam hiermee gediend zijn.

De gemeente is ook voortdurend bezig om ervoor te zorgen dat de aanbestedingen geen onnodige barrières bevatten voor kleinere bedrijven, zodat ook zij een serieuze kans maken om in een (Europese) aanbesteding een opdracht te winnen. Concreet gaat dat bijvoorbeeld om het opdelen van een aanbesteding in percelen of het stellen van ervaringseisen waar ook MKB-bedrijven aan kunnen voldoen.

De gemeente wil MKB-bedrijven goed informeren over wat ze nodig heeft en wat het inkoop- en aanbestedingsbeleid is. Het MKB-magazine van najaar 2019 was daarom voor een belangrijk deel gewijd aan de gemeente Rotterdam als inkopende opdrachtgever.

Dat is niet het enige wat gebeurt: MKB Rotterdam Rijnmond en de gemeente organiseren regelmatig bijeenkomsten waar MKB-ondernemers kennismaken met medewerkers van de gemeente. Die bijeenkomsten worden georganiseerd rond thema’s zoals ICT of facilitair, zodat er wederzijds kan worden uitgewisseld wat de lokale markt te bieden heeft en waar de gemeente op het gebeid van inkoop mee bezig is.

Door deze aanpak hebben we het volgende resultaat bereikt:

- Het aandeel in geld van het inkoopvolume dat naar Rotterdamse MKB-ondernemers binnen de Stadsregio gaat betreft 35%.
- Het aandeel in geld van het inkoopvolume dat naar MKB-ondernemingen gaat betreft 77%.
- Het aandeel in geld van het inkoopvolume dat naar ondernemingen gaat binnen de Stadsregio betreft 48%.

Dit is exclusief de inzet van lokale onderaannemers bij grote opdrachten die aan niet-Rotterdamse bedrijven zijn gegund.

Onderstaande tabel, geeft de verhoudingen weer zoals hierboven uitgeschreven op basis van uitgaven (€)*.

*Voor Rotterdam is de postcodereeks 3000-3089 gebruikt. Voor de regio Rotterdam zijn de volgende postcodes gebruikt: 3000-3089, 2650-2652, 2660-2662, 2665, 2690, 2900-2909, 2920-2926, 2980, 2981, 2983-2994, 3100-3102, 3111-3119, 3121-3125, 3130-3137, 3141-3146, 3151, 3161, 3162, 3165, 3171, 3180, 3181, 3190-3197, 3199-3208, 3220-3225, 3231, 3232, 3237.

Stand van zaken Organisatievisie Stadsontwikkeling

De gemeenteraad heeft in oktober 2018 de organisatievisie en de uitvoeringsagenda van Stadsontwikkeling vastgesteld. Daarbij is afgesproken u vanaf 2019 over de voortgang te informeren over de vier hoofdagenda’s van de uitvoeringagenda.

1. Aangescherpte missie, visie en inhoudelijke agenda

De opgestelde organisatiekoers voor Stadsontwikkeling geeft richting en helpt bij het duidelijker sturen op de doelstellingen. Het is de basis voor jaarplannen en de werkpakketen, voor het hele cluster en voor de afzonderlijke afdelingen. Hiermee verstevigt Stadsontwikkeling de grip op de opgave waaraan wordt gewerkt.

2. Heldere processen en sturing

Stadsontwikkeling is haar sturings- en besluitvormingsmodel aan het (her-)ontwerpen, waarbij de verschillende sturende rollen binnen Stadsontwikkeling worden bezien, ook als het gaat om de samenwerking tussen Stadsontwikkeling en het stadsbestuur, haar partners in de stad en de regio. Gelijktijdig zijn in een serie van managementbijeenkomsten met directieleden, afdelingshoofden en teammanagers o.a. de ontwikkeling van de organisatie en de sturing op de activiteiten binnen Stadsontwikkeling regelmatig besproken.

Andere resultaten zijn de leidraad RSPW die in december 2019 ambtelijk is vastgesteld, en op basis waarvan nu wordt gewerkt. Hierin zijn o.a. zaken als rolverdelingen, projectopdrachten en samenwerking met omgeving en marktpartijen verder uitgewerkt dan voorheen. Tot slot is besloten tot de inrichting van een aparte afdeling financiële projectbeheersing om dat aspect in de projecten van SO beter te gaan beheersen, en is er een nieuw format voor de Monitor Grote Projecten (MGP) ontwikkelt.

3. Duidelijke financiële sturing en bedrijfsvoering

We onderzoeken de vereenvoudiging van de sturing en verantwoording in het cluster. We gaan hier in 2020 mee verder onder begeleiding van een externe adviseur. Daarnaast zijn maandafsluitingen geïmplementeerd en periodiek vindt nu een bespreking plaats van de stand van zaken van de volgende vaste onderwerpen, op zowel het niveau van de directeuren als op dat van de afdelingshoofden: (college)prioriteiten, risico’s en
beheersmaatregelen, projecten, mensen en financiën. De scores van de hieraan gerelateerde  KPI’s zoals bijvoorbeeld PR-gesprekken, verzuimnorm, rechtmatige inkopen, etc. zijn in 2019 beter geworden en ook de rol van de lijn wordt steeds beter ingevuld. Tot slot heeft het cluster voor de bedrijfsvoering het portefeuillemodel ingevoerd, waarbij per onderwerp 1 directeur en een aantal afdelingshoofden werken aan de bedrijfsprocessen, zoals bijvoorbeeld financiën en inkoop, digitalisering/ICT, HRO, kennisinnovatie en communicatie.

4. Medewerkers centraal

Omdat een veilige omgeving waarin medewerkers zich kunnen uitspreken en ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling, begint bij het geven van het goede voorbeeld hierin, heeft het directieteam zich laten coachen op de onderlinge samenwerking, communicatie, elkaar aanspreken en vertrouwen. Er is tijd genomen voor werkbezoeken aan en met medewerkers, lunches op afdelingen met medewerkers en andere gesprekken om voeling te houden bij wat er op de werkvloer speelt. Verder is het directieteam na de zomer actiever in gesprek gegaan met de managementlaag van afdelingshoofden over de samenwerking met deze groep, verwachtingen, gezamenlijke doelen, etc. Daarnaast worden de teamleiders
intensiever ondersteund bij het versterken van hun rol, ook omdat zij als managers het dichtst bij de medewerkers staan. Met de managers in het
portefeuilleoverleg HRO is gestart met een meer concrete invulling van de doelstelling ‘medewerkers centraal’. Voor 2020 is een strategische HRO agenda gemaakt die hierop ingaat.

Verplichte BBV-indicatoren

Overhead (% van totale lasten)

Het percentage overhead t.o.v. de totale lasten komt voor 2019 uit op 11,9%. Het grootste aandeel hiervan is toe te schrijven aan informatievoorziening en automatisering, leidinggevenden primair proces en facilitaire zaken & huisvesting. Het percentage overhead ligt 0,5% lager dan 2018. De totale lasten 2018 t.o.v. 2019 waren nagenoeg gelijk aan elkaar.

Het verschil tussen realisatie 2019 ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2019 is te verklaren door twee technische wijzigingen:

1. Methodiek berekening clusteroverhead: verwerkt bij omissie 2019, het effect was een verlaging van de clusteroverhead.

2. Verantwoording van geactiveerde overhead. De geactiveerde overhead wordt verantwoord als negatieve last op het nieuwe taakveld Activering overhead i.p.v. bij de andere taakvelden. Ook hier is het effect een lagere overhead.

Apparaatskosten per inwoner

De apparaatskosten per inwoner komen voor 2019 uit op € 1.583,-. De stijging is te verklaren door een toename van de arbeidskosten (personeel + inhuur) en overige apparaatslasten met in totaal een bedrag van € 51 miljoen t.o.v. 2018. Dit heeft grotendeels te maken met de loonkosten die in 2019 zijn gestegen t.o.v. 2018 door diverse oorzaken. Het concern heeft in 2019 een groei doorgemaakt. Op 31 december 2019 waren er 333 fte meer dan eind 2018. Verder zijn de kosten ook nog gestegen door de effecten van de nieuwe cao en zijn bij aanvang 2019 de werkgeverspremies verhoogd. Het aantal inwoners is naar verhouding minder gestegen met ca 7.000. Het bedrag is vergelijkbaar met de gemeente Amsterdam (G4).

Formatie: fte per 1.000 inwoners

Ook hier zie je dat de formatie per 1.000 inwoners (fte) sterker is toegenomen dan het aantal inwoners in 2019 tov 2018. Binnen het onderdeel HR van de paragraaf bedrijfsvoering wordt de stijging van de formatie verder geduid.

Bezetting: fte per 1.000 inwoners

Hier geldt hetzelfde als bij de formatie (fte per 1.000 inwoners).

Externe inhuur: kosten als percentage van de arbeidskosten

De verhouding externe inhuur tov de totale arbeidskosten is 13,9% in 2019. Externe inhuur is in 2019 in verhouding tot de totale arbeidskosten met 0,3% gedaald ten opzichte van 2018. Een toelichting op de externe inhuur is beschreven in het HR-onderdeel van de paragraaf bedrijfsvoering.