Ontwikkelingen

Digitaliseringsagenda 

De ontwikkelingen op het vlak van digitalisering gaan snel en zijn van grote invloed op de primaire werkprocessen van de gemeente. De digitale transformatie vereist dan ook een andere kijk op de ontwikkeling, het beheer en het gebruik van de stad en daarmee ook op de manier waarop de processen en informatievoorziening binnen de gemeente georganiseerd zijn. Dit heeft geleid tot de Digitaliseringsagenda. Met de Digitaliseringsagenda intensiveren we onze aanpak op het gebied van digitalisering. We doen dit door onze huidige programma’s te versnellen en te verstevigen en door nieuwe innovatieve projecten te starten. Deze intensivering vindt plaats op twee onderdelen:

• het werken aan een solide basis (denk daarbij aan een veilig en betrouwbaar netwerk en goede ICT-faciliteiten inclusief goede gebruikersondersteuning)
• differentiatie en innovatieve projecten die het mogelijk maken om op een moderne en efficiënte manier te werken

 

De solide basis is randvoorwaardelijk voor de innovatieve projecten. Naast in deze paragraaf nader toegelichte projecten zijn in de Digitaliseringsagenda een aantal programma- specifieke projecten opgenomen, zoals bijvoorbeeld het vervolg op het programma Innovatie bij Werk & Inkomen en de Omgevingswet bij Stedelijke Ontwikkeling. Voor meer achtergrondinformatie over de Digitaliseringsagenda zie de brochure De digitale organisatie of het filmpje Digitaliseringsagenda gemeente Rotterdam.

 

Informatiegestuurd / Datagedreven werken 

Het programma datagedreven werken (DGW) creëert de randvoorwaarden die de transitie van Rotterdam naar een datagedreven gemeente versnellen en vergemakkelijken. Daartoe is in 2019 de verbinding gelegd (of versterkt) met relevante actoren binnen de gemeentelijke organisatie en is het concept van de Datafabriek geïntroduceerd. De Datafabriek gaat ervoor zorgen dat data zonder belemmeringen, maar met respect voor privacy en beveiliging, door de gehele organisatie gaat stromen en dat medewerkers in hun dagelijkse werk snel kunnen beschikken over de juiste data van goede kwaliteit. Op die manier worden datagedreven inzichten in alle onderdelen van de organisatie gebruikt voor de uitvoering van de gemeentelijke activiteiten of het verbeteren daarvan. Ook wordt beleid geformuleerd op het gebied van ethiek en algoritmen en is de publieke toegevoegde waarde van datagedreven werken duidelijk gemaakt. Tenslotte is Data Diensten opgericht, een nieuwe organisatorische eenheid die datamanagement vormgeeft.

2020 staat in het teken van het starten van de Datafabriek. Bij de ingebruikname zullen telkens elementen van de opgeleverde producten worden geïmplementeerd en geborgd. Denk o.a. aan nieuwe (innovatieve) werkwijzen, methoden, technieken en opleidingen. Er ontstaat daardoor gaandeweg een steeds robuustere organisatie die steeds sneller en steeds meer informatie- en dataproducten kan leveren en succesvol in gebruik kan nemen. Overigens moet wel worden bedacht dat de algehele transitie nog wel een aantal jaar in beslag zal nemen. Maar 2020 is het jaar waarin we deze werkwijze grootschalig gaan toepassen. Veranderkundig vereist dit veel aandacht en begeleiding. Daarnaast zal het vastgestelde beleid worden geïmplementeerd en zullen we veel aandacht hebben voor samenwerking met andere gemeenten en landelijke organisaties. Bijzondere aandacht is er voor de samenwerking met de gemeente Den Haag. We gaan gestructureerd gezamenlijk projecten doen waarin we over en weer kennis delen en elkaars producten gaan gebruiken.

 

Rapid Application Development Platform (RAD) 

De sterke behoefte binnen Rotterdam om op een snellere manier (vooral mobiele) applicaties te ontwikkelen wordt ingevuld met de generieke voorziening ‘RAD platform’. Op deze laagdrempelige, flexibele en snelle manier zijn sinds januari 2018 al ruim dertig apps ontwikkeld, waarbij hergebruik van onderdelen van de software nagestreefd wordt. De grote betrokkenheid van de gebruikers bij het bouwen leidt tot snelle acceptatie en grote tevredenheid.

 

Digitale Stad 

Het programma Digitale Stad richt zich op het creëren van een algemeen informatie- en communicatieplatform, gebaseerd op het 3D model van de stad, van en voor alle belanghebbenden in Rotterdam. Op termijn moet de Digitale Stad uitgroeien tot een volwaardige ‘digital community’, waarin iedereen kan deelnemen en met elkaar kan communiceren en participeren in voor hem of haar relevante zaken (bijv. stedelijke ontwikkeling). De ontwikkeling van de Digitale Stad is een co-creatie van de gemeente met een groot aantal externe partijen.

 

Digitaliseren werkprocessen

Transparant Rotterdam

Door nieuwe wetgeving op openbaarmaking middels de Wet Open Overheid (WOO) moeten (IT-) inrichtingen en werkprocessen aangepast worden. De WOO beslaat het hele terrein van openbaarmaking, verstrekking en publicatie(plicht) van informatie. De belangrijkste wijziging ten opzichte van de huidige publicatieplicht is de verplichting om de eindversies van documenten in een aantal limitatief opgesomde informatiecategorieën actief openbaar te maken. Met actief wordt bedoeld dat dit gebeurt uit eigen beweging, dus zonder dat hiervoor voorafgaand een verzoek is ingediend. Er lopen daarnaast in Rotterdam diverse veranderingsprocessen die beogen de digitale informatievoorziening van de gemeente te digitaliseren en te verbeteren, waaronder de implementatie van de nieuwe Omgevingswet, GERS, DWARRS en Generieke ICT. De WOO zal aanvullende eisen stellen aan al deze ontwikkelingen. Dit proces wordt zoveel als mogelijk geautomatiseerd ingericht.

 

DWARSS

Het programma DWARSS voert zaakgericht werken in om de Rotterdammer optimaal te bedienen bij onder andere aanvragen en verzoeken richting de gemeente. DWARSS staat voor Digitaal Werken Aan de Rotterdamse Samenwerking en Service. Het gaat om het verbeteren van de digitale dienstverlening en digitaal én integraal samenwerken binnen het concern met behulp van het concern zaaksysteem: de e-Suite. DWARSS stelt de zaak van de Rotterdammer centraal en niet de manier waarop wij onze taken hebben georganiseerd. Het gaat uit van werken als één gemeente en daarmee gaan zaken dwars door de organisatie. Zaakgewijs werken helpt burgers en ondernemers hun vragen om producten en diensten zo zelfstandig mogelijk af te handelen onafhankelijk van welke ingang tot de gemeente ze daarvoor kiezen. Zowel via de website, de balie, 14010 als de post kan een zaak gestart worden en de aanvrager heeft daarna 7x24 inzicht in de status van zijn zaak. Onze organisatie biedt circa 400 uiteenlopende producten en diensten aan de Rotterdammers, doelstelling is deze eind 2022 te hebben verDWARSSt. Hiermee draagt DWARSS bij aan het programma Dienstverlening 2019-2022 en aan de organisatiedoelstellingen van de gemeente Rotterdam.

 

GERS

Het Programma “Gedigitaliseerde en Rotterdamse Samenwerking” (GERS) is het programma van de gemeente Rotterdam dat als doel heeft om in de periode tot 2023 circa 90% van de werkprocessen die geen directe relatie hebben met de Rotterdammer om te zetten naar digitale dossiers. Met DIVA kan op een makkelijke manier digitaal en efficiënt worden samengewerkt aan één dossier. Documenten en e-mail kan beter worden beheerd. Op termijn wordt ook whatsapp en sms adequaat beheerd. De volledigheid en vindbaarheid van informatie over grote projecten en informatie ten behoeve van WOB-verzoeken wordt hierdoor vergroot. De (toekomstige) Wet Open Overheid vraagt zelfs meer informatie-uitwisseling. Ook wordt het (her-)gebruik en beheer van dossiers, waaronder de besluitvorming in het bestuurlijk proces en alle beleidsprocessen geoptimaliseerd. De digitaliseringsslag wordt ondersteund door een verandertraject gericht op samenwerking in dossier(vorming) door gebruik van het concern documentmanagementsysteem DIVA.  In 2020 wordt ingezet op inzet van DIVA voor bestuurlijke besluitvorming en besluitvormende overleggen.

Overige ICT-onderwerpen

(Informatie)beveiliging en privacy 

In 2019 is het programma Rekenkamer Informatiebeveiliging, mede gestart naar aanleiding van een onderzoek door de Rekenkamer, onderdeel geworden van de staande organisatie. Binnen dit programma zijn alle urgente kwetsbaarheden opgelost. De beveiliging van informatie is hierdoor de afgelopen jaren, zowel digitaal als fysiek, naar een hoger niveau getild.  Het verder versterken en op peil houden van de informatiebeveiliging vraagt echter continu de aandacht. In 2020 wordt daarom verder ingezet op het verhogen van het beveiligingsbewustzijn, de doorontwikkeling van strategisch risicomanagement en versterken van detectie en actieve preventie van incidenten. Daarnaast ligt de focus op het blijven voldoen aan wet- en regelgeving door de verdere implementatie van het landelijke basisnormenkader Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en (bestuurlijke) verantwoording over informatiebeveiliging.

 

Generieke ICT

Voor de verdere versterking van de samenwerking en de bevordering van de ontwikkeling bij de clusters worden generieke ICT-voorzieningen ontwikkeld. De behoefte aan deze voorzieningen wordt met behulp van de Business Informatie Plannen (BIP’s) geïnventariseerd. Een aantal voorbeelden:

• in 2020 wordt Artificial Intelligence ingezet voor het verder automatiseren van routinematige processen. Hiervoor is gebruik gemaakt van de Robotica Proces Automation (RPA) technologie.
• Voor de geautomatiseerde communicatie binnen en buiten de gemeente kan de chatbot worden ingezet. Deze technologie maakt de 24x7 dienstverlening mogelijk.
• Voor het digitaal ondertekenen van documenten wordt de generieke digitale handtekening gerealiseerd. Er hoeft dan geen handmatige handtekening meer op de papieren versie van een document gezet te worden.
• Voor het naleven van de privacy maatregelen gaat een censuurtool worden ingezet. Hiermee kan gevoelige informatie (bv. namen bij het beantwoorden van WOB verzoeken) automatisch worden beschermd.
• Voor de ondersteuning van de medewerkers wordt een krachtige ‘zoek & vind’ functie en èen voorziening voor video-vergaderen breed uitgerold.

 

Landelijke en Europese ontwikkelingen

Samen organiseren

Rotterdam neemt actief deel aan verschillende landelijke platforms en overleggen. In G4-verband, maar ook aan initiatieven die vanuit de VNG en het Rijk worden ingezet.

De Gemeenten hebben VNG-realisatie onder de noemer Samen Organiseren opdracht gegeven te werken aan meer collectiviteit op ICT-voorzieningen. Via het programma Gemeenschappelijke Gemeentelijke Infrastructuur (GGI) wordt een veilige, samenhangende digitale infrastructuur gecreëerd waardoor samenwerken tussen gemeenten en andere overheden beter, veiliger en gemakkelijker wordt. Rotterdam participeert actief in de ontwikkeling van Common Ground: het idee om naast de bestaande gemeentelijke ICT-infrastructuur een nieuwe, moderne ICT-infrastructuur te bouwen voor de uitwisseling van gegevens binnen en tussen gemeenten.

 

Europese ontwikkelingen: EU lobby

Voor het onderwerp Digitalisering leggen we actief de verbinding met andere innovatief vooruitstrevende Europese steden, bedrijven en kennisinstellingen. Door de Europese samenwerking versterken we de uitwisseling van kennis, middelen en best practices. En daarbij voorkomen we dat we op verschillende plekken opnieuw het wiel uitvinden of tot conflicterend beleid en regelgeving komen.

Monitor ICT-projecten

Over de status en voortgang van risicovolle ICT-projecten wordt gerapporteerd in lijn met de Monitor Grote Projecten. De Monitor ICT-projecten is als aparte rapportage beschikbaar.

ICT-kosten

De prognose van de concernbrede ICT-kosten bedraagt ca € 147 mln in 2019. Het verschil ten opzichte van de voorjaarsnota (€ 137 mln) wordt voornamelijk veroorzaakt door de toegekende middelen voor de Digitaliseringsagenda. De genoemde bedragen zijn inclusief te activeren arbeidskosten. De begrote ICT-kosten 2020 bedragen ca € 148 mln. Dit is inclusief te activeren arbeidskosten en de Digitaliseringsagenda. De stijging ten opzichte van de huidige prognose 2019 wordt voornamelijk veroorzaakt door stijgende arbeidskosten. In 2020 zullen aanpassingen in de ICT kosten op hoofdlijnen worden gemeld.