Ontwikkelingen

Digitaliseringsagenda 

De Digitaliseringsagenda (DA) bestaat uit verschillende projecten en programma’s die door alle clusters gezamenlijk zijn uitgekozen om te komen tot gebruiksvriendelijke, efficiënte en eigentijdse dienstverlening en innovatieve projecten mogelijk te maken. De inzet vindt plaats langs twee lijnen: (1) Solide basis (een veilig en betrouwbaar netwerk en goede ICT-faciliteiten inclusief goede gebruikersondersteuning) en (2) Differentiatie en innovatieve projecten die het mogelijk maken om op een moderne en efficiënte manier te werken. De solide basis is randvoorwaardelijk voor de innovatieve projecten. Naast de in deze paragraaf nader toegelichte projecten zijn in de Digitaliseringsagenda een aantal cluster-specifieke projecten opgenomen, bijvoorbeeld het vervolg op het programma Innovatie bij Werk & Inkomen (Edison) en de Omgevingswet bij Stedelijke Ontwikkeling. Om de slagingskans van de digitale transformatie in onze organisatie te vergroten is het van belang om naast de huidige inzet in bestaande projecten en programma’s, aanvullende ondersteuning te organiseren die zich richt op het van begeleiden van mensen en het ophalen van de vraagstukken om op maat oplossingen te bieden. Ook in 2021 wordt verder uitvoering gegeven aan de projecten en programma’s uit de Digitaliseringsagenda. Omdat de ontwikkelingen op het vlak van digitalisering snel gaan en daarnaast ook de actualiteit soms tot herprioritering leidt, is de Digitaliseringsagenda geen statisch document. Medio 2020 bestaat de DA uit 9 projecten en programma’s. In 2021 vindt een herijking plaats voor het DA-portfolio van vanaf 2022.

 

Informatiegestuurd / Datagedreven werken 

Het programma datagedreven werken (DGW) creëert de randvoorwaarden die de transitie van Rotterdam naar een datagedreven gemeente versnellen en vergemakkelijken. In 2020 zijn met behulp van specifieke casussen van de clusters veel nieuwe data- en analyseproducten gerealiseerd. Daarnaast is fors geïnvesteerd in voorzieningen binnen de gemeente die met elkaar het concept van de Datafabriek vormgeven. Het platform, dat datagedreven werken mogelijk maakt, is geïmplementeerd en in beheer genomen. Ook is gestart met het opzetten van een concernbreed opleidingsplan. Dit zorgt ervoor dat alle collega’s beschikken over de juiste kennis, vaardigheden en houding om datagedreven te kunnen werken voor de gemeente Rotterdam. Eind 2020 wordt de concernbrede datastrategie opgeleverd. Het jaar 2021 staat in het teken van de transitie van werkwijzen, methoden, technieken en houding en gedrag die datagedreven werken van leiding en medewerkers vraagt.  Ook in 2021 voert DGW naar verwachting ca. 30 cases uit voor de clusters (25 in 2020). Vanuit het programma is ook aandacht voor zogenoemde ‘slimme toepassingen’ zoals de voorspellende datafunctie en geïntegreerde informatieproducten.

 

Rapid Application Development Platform (RAD) 

De steeds sterker gevoelde behoefte binnen Rotterdam om op een snelle, kwalitatieve manier (vooral mobiele) applicaties te ontwikkelen wordt ingevuld met de generieke voorziening ‘RAD platform’. Op deze laagdrempelige, flexibele en snelle manier zijn sinds januari 2018 voor de clusters al ruim tachtig apps ontwikkeld, waarbij hergebruik van bouwblokken nagestreefd wordt. De grote betrokkenheid van de gebruikers bij het bouwen leidt tot snelle acceptatie en grote tevredenheid. In de Corona-crisis zijn in korte tijd vier apps gemaakt die hebben bijdragen aan een efficiënter werkproces.

Digitaliseren werkprocessen

Programma Rotterdam Transparant

De Wet Open Overheid (WOO) treedt naar verwachting op 1 januari 2022 in werking. Dit is afhankelijk van een tijdige behandeling (voor de verkiezingen) van het wetsvoorstel WOO in de Tweede Kamer. De WOO beslaat het hele terrein van openbaarmaking, verstrekking en actieve publicatie van (overheids-)informatie en is aanzienlijk uitgebreid ten opzichte van de niet-actieve openbaarmaking via de huidige Wob, waar op basis van wob-verzoeken informatie wordt verstrekt. Dat betekent dat de aanpassingen in de werkprocessen en digitaliseringsprojecten tijdig gereed moeten zijn. Dit gebeurt via het programma Rotterdam Transparant - WOO dat start in 2021 met de benodigde aanpassingen. De belangrijkste wijziging ten opzichte van de Wob is de verplichting om documenten van elf vastgelegde informatiecategorieën actief openbaar te maken. Hierbij gaat het om o.a. bestuurlijke informatie, wob-verzoeken, subsidies, klachten en convenanten. Met actief wordt bedoeld dat dit gebeurt uit eigen beweging, oftewel zonder dat daaraan voorafgaand een verzoek is ingediend. Actieve openbaarmaking van een document dient binnen een betrekkelijk korte periode van twee weken na definitief worden van het document te gebeuren. Het is evident dat dit een forse digitaliseringsslag en procesoptimalisatie vraagt.

Onderliggend doel van deze nieuwe wet is dat overheden hun digitale informatiehuishouding op orde brengen en openbaarheid in het algemeen vergroten. Dit is direct de link met de DA-programma’s GERS en DWARSS waarbij met generieke Document Managementsystemen het documentbeheer wordt verzorgd en waarmee wordt beoogd om de vindbaarheid, volledigheid en betrouwbaarheid van informatie en dossiers van de gemeente Rotterdam verbeteren. Voor de invoering van de WOO zijn naast technische ook organisatorische aanpassingen nodig. Daarom wordt ook ingezet op een cultuurverandering op het beheren van informatie van alle medewerkers.  In 2021 wordt aan de hand van een volwassenheidsmodel voor Informatiebeheer een dashboard ontwikkeld over informatiebeheer binnen de clusters. Aan de hand hiervan worden acties genomen om een adequaat informatiebeheer te borgen dat aansluit bij de rechtmatigheid en wetgeving. In het programma Rotterdam Transparant voor invoering van de Wet Open Overheid worden in 2021 KPI’s opgesteld per categorie te publiceren onderwerpen per clusters. Deze worden onderdeel van het dashboard.

 

Voortvarend Digitaal

De behoefte om digitalisering te versnellen en de digitale dienstverleningsprocessen te verbeteren wordt ingegeven door recente ontwikkelingen in de samenleving. De gemeente Rotterdam gaat daaraan gehoor geven. Vanwege de corona-crisis is noodgedwongen besloten om meer dienstverlening digitaal te organiseren. En wat blijkt, er kan meer digitaal dan we dachten en Rotterdammers waarderen het ook beter dan dat wij zouden verwachten. Met Voortvarend Digitaal willen wij het goede uit de crisis behouden en daarop verder bouwen. Dat betekent kwalitatief betere dienstverlening en wezenlijke verbeteringen voor de Rotterdammers. Hiermee worden de jaren 2020 en 2021 de jaren van Voortvarend Digitaal, onderdeel van het programma Dienstverlening Goed Geregeld. We werken vanuit klantsignalen aan betere toegankelijkheid, duidelijke informatie en taal en gebruiken innovatieve toepassingen en werkwijze. Met Voortvarend Digitaal werken we versneld aan wezenlijke verbeteringen in de digitale dienstverlening!

 

Dwarss 

Het programma DWARSS zorgt ervoor dat Rotterdammers steeds meer producten en diensten online kunnen regelen. De zaak van de Rotterdammer staat daarbij centraal. Zowel via de website, balie, 14010 als via de post kan een zaak gestart worden en de aanvrager heeft daarna 24*7 online inzicht in de status van zijn zaak. Dit zogenoemde zaakgewijs werken helpt burgers en ondernemers hun vragen om producten en diensten zo zelfstandig mogelijk af te handelen. Naast het verbeteren van de digitale dienstverlening draagt DWARSS bij aan digitaal en integraal samenwerken binnen de gemeentelijke organisatie. De gemeente Rotterdam biedt circa 400 uiteenlopende producten en diensten aan de Rotterdammers, doelstelling is om deze eind 2022 zaakgewijs, digitaal beschikbaar te hebben. Zo draagt programma DWARSS bij aan de ambitie om passende dienstverlening te leveren aan alle Rotterdammers en aan de organisatiedoelstellingen van de gemeente Rotterdam.

Enkele voorbeelden van gedigitaliseerde processen in 2020 zijn de registratie voor de kinderopvang en meldingen over agressieve honden. Ook de bezwaarprocedure voor de TOZO regeling is gedigitaliseerd. Naast online betalen via iDeal kan voortaan automatisch gefactureerd worden voor producten en diensten die zaakgewijs worden aangeboden. Vooral voor bedrijven is dit een nuttige aanvulling. Medio 2020 werden inmiddels 222 processen met dit systeem (e-Suite) ondersteund en waren 270.000 zaken aangemaakt.

 

GERS

Het programma “Gedigitaliseerde en Rotterdamse Samenwerking” (GERS) richt zich op efficiënter en rechtmatiger werken. Er kan worden gesteld dat informatie die moeilijk vindbaar of zelfs onvindbaar blijkt, vrijwel zeker tot extra kosten leidt en een verhoogd risico op reputatieschade. De (toekomstige) Wet Open Overheid vraagt zelfs meer actieve informatie-uitwisseling. GERS heeft als doel in de periode tot 2023 circa 90% van de werkprocessen die geen directe relatie hebben met de Rotterdammer om te zetten naar digitale dossiers. Het (her-)gebruik en beheer van dossiers, waaronder de besluitvorming in het bestuurlijk proces en alle beleidsprocessen worden zo geoptimaliseerd. De digitaliseringsslag wordt ondersteund door een verandertraject gericht op samenwerking in dossier(vorming) met behulp van het concern documentmanagementsysteem DIVA waarin op een makkelijke manier digitaal en efficiënt worden samengewerkt aan één dossier. Op een zo generiek mogelijke wijze wordt gezorgd voor rechtmatige digitale dossiervorming. Documenten en e-mail (en op termijn ook Whatsapp en SMS) kunnen zo beter worden beheerd. De volledigheid en vindbaarheid van informatie over grote projecten en informatie ten behoeve van WOB-verzoeken wordt hierdoor vergroot. In 2021 wordt DIVA voor bestuurlijke besluitvorming en besluitvormende overleggen verder uitgerold over alle clusters. Doel is dat eind 2021 alle clusters werken met DIVA bestuurlijke besluitvorming en dat alle besluitvormende overleggen tot afdelingsniveau zijn opgenomen in DIVA.

 

Registratie fysieke documenten

Dagelijks worden fysieke documenten gedigitaliseerd en geregistreerd in verschillende systemen. In totaal zijn er in 2020 (tm augustus) ca. 410.620 documenten gedigitaliseerd en voorzien van metadata. Het aantal gescande pagina’s bedroeg een kleine 1,5 miljoen. De doorlooptijd m.b.t. verwerking van inkomende post is dat in 85% van de gevallen binnen 24 uur verwerkt. Naast de ontvangst en verwerking van een grote hoeveelheid poststukken (gericht aan postbussen en antwoordnummers van de gemeente) worden op de centrale locatie aan de Nikkelstraat ook aangetekende zendingen en pakketten verwerkt. In totaal waren dit in 2020 (tm augustus) 8.365 stuks.

 

Overige ICT-onderwerpen

Informatiebeveiliging

De Gemeente Rotterdam houdt continu rekening met bedreigingen van de digitale veiligheid en heeft daarvoor beveiligingsmaatregelen getroffen. De investeringen van de afgelopen jaren in beveiligde platforms zoals de digitale thuiswerkomgeving en virtuele samenwerkingsmiddelen (zoals Teams) hebben in korte tijd hun waarde bewezen. Het verder versterken en op gewenste niveau krijgen van informatiebeveiliging vraagt echter continu de aandacht. Ook in 2021 wordt daarom stevig ingezet op het versterken van het bewustzijn bij de medewerkers (via e-learning/awareness programma), de doorontwikkeling van strategisch risicomanagement, het versterken van preventieve en detectieve beheersmaatregelen en het verder optimaliseren van het responsieve incidentmanagement proces. Daarnaast ligt de focus op het blijvend voldoen aan wet- en regelgeving door de verdere implementatie van het landelijke basisnormenkader BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) en de (bestuurlijke) verantwoording over informatiebeveiliging, ondermeer via de ENSIA.

 

Generieke ICT

Voor de verdere digitalisering van de dienstverlening aan de burger en voor de versnelling van de ontwikkeling bij de clusters worden Generieke ICT-voorzieningen gerealiseerd. De inventarisatie van de behoefte van de clusters voor 2021 heeft een lijst aan Generieke voorzieningen opgeleverd. Een aantal voorbeelden daarvan zijn:

• Voor de registratie van de algoritmes die in verschillende toepassingen steeds meer gebruikt worden, wordt een Generiek AI-register gemaakt. Dat is noodzakelijk voor de naleving van de wettelijke regels voor de bescherming van de persoonsgegevens  en om auditeerbaar te zijn.
• Voor de verdere automatisering van processen wordt AI-technologie ingezet.
• Voor de geautomatiseerde communicatie met de gemeente wordt de chatbot doorontwikkeld. De bestaande chatbots Teddy, Hiske en in de ontwikkeling zijnde Robin worden opgevolgd door nieuwe chatbots. Voor de optimale dienstverlening aan de burger wordt spraakherkenning aan deze chatbots toegevoegd. Voor de vragen die niet automatisch beantwoord kunnen worden, wordt een live-chat toegevoegd. Deze vragen worden verder door een medewerker afgehandeld.
• Voor een klantbeeld-service wordt een voorziening ingericht die integraal inzicht biedt in wat er voor de klant (burger) in Rotterdam speelt.
• Voor het geautomatiseerd weglakken van gevoelige informatie in documenten wordt een Generieke voorziening voor het redigeren t.b.v. openbaarmaking ingericht. Als gevolg van een groot aantal WOB-verzoeken is er een hoge urgentie voor de ingebruikname van deze tool.

 

Landelijke en Europese ontwikkelingen

Rotterdam neemt actief deel aan verschillende landelijke platforms en overleggen. In G4-verband, maar ook aan initiatieven die vanuit de VNG en het Rijk worden ingezet. Zo participeert Rotterdam actief in de ontwikkeling van Common Ground: het idee om naast de bestaande gemeentelijke ICT-infrastructuur een nieuwe, moderne ICT-infrastructuur te bouwen voor de uitwisseling van gegevens binnen en tussen gemeenten. Voor Digitalisering en Innovatie leggen we actief de verbinding met andere vooruitstrevende Europese steden, bedrijven en kennisinstellingen. Hierdoor versterken we de uitwisseling van kennis, middelen en best practices. Ook voorkomen we dat we op verschillende plekken opnieuw het wiel uitvinden of tot conflicterend beleid en regelgeving komen. Rotterdam heeft in 2020 een actieve rol gepakt in het Knowledge Society Forum, het forum binnen Eurocities dat zich richt op Digitalisering; zowel voor de lobby als voor de uitwisseling van kennis tussen steden. Dit wordt in 2021 en de jaren daarna verder bestendigd.

 

Monitor ICT Projecten

Over de status en voortgang van risicovolle ICT-projecten wordt gerapporteerd in lijn met de Monitor Grote Projecten. De Monitor ICT-projecten is als aparte rapportage beschikbaar.

Kosten ICT

De prognose van de concernbrede ICT-kosten bedraagt ca. € 147 mln en is daarmee nagenoeg gelijk aan de prognose van de Voorjaarsnota (€ 148 mln).  De begrote ICT-kosten voor 2021 bedragen ca. € 147 mln. De genoemde bedragen zijn inclusief te activeren arbeidskosten.