Anders werken

Anders Werken is een organisatieverandering met nieuw werkconcept voor de gemeentelijke organisatie na de corona-crisis periode. Digitaal samenwerken heeft de toekomst: het móet niet – het moet wel kúnnen. Plaats- en tijdonafhankelijk werken is werken waar en wanneer een medewerker op zijn of haar best is. De thuiswerkplek is ook een officiële werkplek, maar geen verplichting. ‘Het kantoor’ is waar medewerkers elkaar ontmoeten en kunnen samenwerken. Dat kan het grote kantoor zijn, maar ook een wijkhubs in de wijk of een horecagelegenheid.

Nieuwe vaardigheden moet de medewerker kunnen leren. Regelingen, zoals vergoedingen, veranderen mee. Anders Werken faciliteert medewerkers om zelf de touwtjes van het werk in handen te nemen om daadwerkelijk die ruimte te pakken, om in te springen op veranderende wensen en behoeften van de Rotterdammer, om onze dienstverlening aan de stad te blijven optimaliseren. We zorgen dat collega’s hun werk kunnen blijven doen in een veranderende wereld. Dat doet de gemeente door te faciliteren op de ‘harde’ kant, met onder andere veranderingen in apparatuur, systemen, processen en huisvesting. En ook op de zachte’ kant, met aandacht voor leiderschap, vaardigheden, sociaal contact en een goede werk-privébalans.

Het jaar 2022 was een proefperiode om te onderzoeken wat wel en wat minder goed werkt qua huisvesting en faciliteiten. Aan de ‘harde’ kant is geïnvesteerd in het aanpassen van Het Timmerhuis om aldaar het ontmoeten en samenwerken te stimuleren, in ICT-voorzieningen en gebruikersondersteuning. In komend jaar is er vooral aandacht voor de verdere inrichting van de gebouwen.  De uitbreiding van devices en aanpassingen in de inrichting van de gebouwen worden in 2023 voortgezet. Voor de Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI) is gekozen voor een cloudtoepassing in plaats van investeringen.

Integraal Huisvestingsplan (IHP) Concernhuisvesting

Het Integraal huisvestingsplan voor concernhuisvesting geeft inzicht in de huisvestingsopgaven van de gemeentelijke organisatie. Het gaat hierbij om de gemeente als eigenaar of verhuurder, en van de gemeente als huurder en gebruiker. Op basis van dit plan plant de gemeente de nodige vervangingsinvesteringen.

 

Vervanging ICT

Jaarlijks stelt de gemeente een meerjarig investeringsplan (MJIP) op. Daarin is de vervanging opgenomen van de ICT-infrastructuur, en van werkplekapparatuur, mobiele apparaten en organisatiebrede systemen. De vervangingsinvesteringen zijn exclusief de Digitaliseringsagenda. Geplande vervangingen op werkplekapparatuur en concernsystemen zijn vertraagd.  

Datagedreven werken

Het doel van het programma DGW is om de gemeente te transformeren naar een datagedreven organisatie.​ Door het gebruik van betrouwbare inzichten uit data, wordt het handelen (beleid, besluitvorming, uitvoering) efficiënter en effectiever. We werken binnen de wettelijke en gemeentelijke kaders op het gebied van privacy, informatieveiligheid en ethiek.​

Maatschappelijke opgaven staan centraal. In de gemeentelijke datastrategie ‘Daden met data’ staat de  sterk groeiende behoefte genoemd om bij de maatschappelijke opgaven slim gebruik te maken van interne en externe data, en van de mogelijkheden van nieuwe analysetechnieken.

De voortgang van het programma Datagedreven werken is opgenomen in de Monitor ICT Projecten (MIP). De eerstvolgende MIP-rapportage verschijnt in maart en heeft betrekking op de maanden oktober tot en met januari 2023.

Digitale stad

Met ‘Digitale stad’ bereidt de organisatie zich voor op de stad van de toekomst. Daarin is de digitale werkelijkheid onlosmakelijk verbonden met de sociale en fysieke werkelijkheid. Om deze verbinding te maken, wordt gewerkt aan een Open Urban Platform met 3D Digital Twin. Het werken met ‘open standaarden’ maakt allerlei databronnen bereikbaar. Die bronnen worden gekoppeld aan het 3D-model van de stad. Daardoor wordt een breed informatieaanbod over de fysieke stad Rotterdam real-time en visueel toegankelijk voor alle Rotterdammers, instellingen en bedrijven.

De voortgang van het programma Digitale stad is opgenomen in de Monitor ICT Projecten (MIP). De eerstvolgende MIP-rapportage verschijnt in maart en heeft betrekking op de maanden oktober tot en met januari 2023.

DWARSS

Eind 2022 is DWARSS (zaakgericht werken) als programma gestopt. De werkzaamheden zijn in de organisatie belegd. De organisatie werkt al met 170 processen dwars door de organisatie aan Rotterdamse samenwerking en service. Eind 2022 is het programma overgedragen aan RAVE (Rotterdamse aanpak vervanging eSuite). RAVE regelt de overgang van het huidige eSuite – het systeem voor zaakgericht werken - naar een platform van dienstverlening op basis van common ground, waarmee gemeenten de informatievoorziening eenvoudiger, flexibeler en slimmer inrichten.

In 2023 worden de activiteiten gefinancierd vanuit de digitaliseringsagenda. Dat is afgesproken met de regieraad. RAVE loopt ook na 2023 door, omdat de vervanging in fasen verloopt. De vervanging van alle digitale aanvraagformulieren is het eerst aan de beurt. Dit staat gepland voor het tweede kwartaal van 2023 en loopt een half jaar.

De voortgang van het programma DWARSS is opgenomen in de Monitor ICT Projecten (MIP). De eerstvolgende MIP-rapportage verschijnt in maart en heeft betrekking op de maanden oktober tot en met januari 2023.

GERS

Met Gedigitaliseerde en Rotterdamse Samenwerking (GERS) zorgt de gemeentelijke organisatie voor de digitale dossiervorming. Hiervoor komt 90% van de werkprocessen in aanmerking. GERS beoogt de dossiers papierarm in te richten, op orde te brengen en te centraliseren in het organisatiebrede documentsysteem DIVA.

De invoering van DIVA is in de afrondende fase. Bij DIVA-Bestuurlijke Besluitvorming zijn er nog restpunten, vooral in de koppelingen met de systemen van de gemeenteraad en het college. Zonder die koppelingen wordt het bestuurlijke besluitvormingsproces niet goed digitaal ondersteund. De invoering van DIVA als documentmanagementsysteem blijft doorlopen.

De voortgang van het programma GERS is opgenomen in de Monitor ICT Projecten (MIP). De eerstvolgende MIP-rapportage verschijnt in maart en heeft betrekking op de maanden oktober tot en met januari 2023.

Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI)

Rotterdam staat voor diverse samenhangende digitale opgaven. Deze zijn beschreven in de datastrategie van de gemeente Rotterdam. Om de digitale ambities te realiseren, is een toekomstvaste en schaalbare IT-infrastructuur nodig. De gemeente heeft de ambitie dat medewerkers, bewoners en bedrijven flexibel en digitaal kunnen samenwerken, en informatie met elkaar kunnen delen.

Om dit mogelijk te maken brengt het programma de Rotterdamse Digitale Infrastructuur een aantal veranderingen teweeg. Dat gebeurt via vier sporen: toegang tot systemen, digitale werkomgeving, integratie van data en werkomgevingen, en IT- en datastructuur.

De voortgang van het programma RDI is opgenomen in de Monitor ICT Projecten (MIP). De eerstvolgende MIP-rapportage verschijnt in maart en heeft betrekking op de maanden oktober tot en met januari 2023.

GREAT

Een nieuw systeem, Oracle Cloud, gaat de ondersteuning moderniseren van financiën en inkoop, inclusief de administratie van de gemeentelijke organisatie. 

De implementatiefase van dit nieuwe systeem - project GREAT – is in 2022 van start gegaan. Hieraan ging een gedegen voorbereiding en aanbestedingsfase vooraf waarin de ‘wat’ is bepaald. Deze start heeft vertraging gekend doordat goede personele bezetting lastig te vinden was. Sinds de zomer 2022 ging dit beter en is gewerkt aan de technische vertaling (de ‘hoe’) van alle eisen en wensen. De projectorganisatie heeft in deze periode alle organisatieonderdelen intensief betrokken, met ‘ambassadeurs’, leidinggevenden en eindgebruikers. Het is de bedoeling in 2023 eindgebruikers intensief te informeren en hen te trainen voor de live-gang op 1-1-2024.

De voortgang van het project GREAT is opgenomen in de  Monitor ICT Projecten (MIP). De eerstvolgende MIP-rapportage verschijnt in maart en heeft betrekking op de maanden oktober tot en met januari 2023.