Verantwoordelijkheid van het College van Burgemeester en Wethouders

Het College van Burgemeester en Wethouders geeft aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, en ook de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met de bepalingen vermeld in documenten van de lijst met relevante wet- en regelgeving accountantscontrole rekening 2022 vastgesteld door de gemeenteraad op 15 december 2022, zoals onder meer de Verordening Financiën Rotterdam 2021, de Regeling Financiën Rotterdam 2021 en de Kadernota accountantscontrole 2017 e.v. (raadsbesluit [22bb008470]).

 

In de Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) van september 2020 is voorgesteld om een verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van 1% te hanteren. In de paragraaf bedrijfsvoering kan een toelichting worden gegeven over de oorzaken van de geconstateerde onrechtmatigheden. Het College stelt voor om de rapportagetolerantie voor het toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden te stellen op € 1,7 mln.

In 2023 stelt uw gemeenteraad de rapportagetolerantie, de verantwoordingsgrens en de toe te lichten aspecten vast voor de Rechtmatigheidsverantwoording en de toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering.

 

In deze toelichting op de rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden wordt de rapportagetolerantie van € 1,7 mln. gehanteerd. De toelichting op de onrechtmatigheden bestaat uit een beschrijving van de geconstateerde afwijking, een toelichting op het ontstaan van de afwijking en de vermelding van de actie die wordt ondernomen om afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

 

 

Conclusie Rechtmatigheid 2022

Het College van Burgemeester en Wethouders is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten en ook de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves.

 

Toelichting op de afwijkingen

In 2022 zijn er bij 3 processen rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden boven de € 1,7 mln:

1. Aanbesteden fouten ad € 13.670.123;
2. Sociale uitkeringen fouten ad € 8.303.133 en onzekerheden ad € 3,6 mln;
3. Verstrekte subsidies en bijdragen onzekerheden ad € 3.536.850. 

Deze fouten en onduidelijkheden worden hieronder toegelicht.

 

1. Proces Aanbesteden

In het proces Aanbesteden zijn voor € 13.670.123 aan fouten geconstateerd, onderverdeeld in € 5.715.497 vanuit de reguliere controle en € 7.954.626 voor de aanbesteding van het project Noorderhelling.

Beschrijving fouten

• In totaal zijn er vanuit de reguliere controle 35 dossiers onrechtmatig bevonden voor een totaalbedrag van € 5.715.497. Bij 26 dossiers (€ 2.058.033) is de oorzaak van de onrechtmatigheid in 2021 ontstaan. Op deze posten heeft geen extrapolatie van de fout plaatsgevonden. De nieuw geconstateerde fout in de Jaarrekening betreft € 3.657.464 (9 dossiers). Van deze nieuwe dossiers hebben 5 dossiers (€ 665.402) betrekking op systeemgericht gecontroleerde contracten. Omdat de fout in het proces is geconstateerd is er geen extrapolatie toegepast van de fout. De oorzaak van de fout voor de nieuwe dossiers ligt voornamelijk bij opdrachten die niet Europees zijn aanbesteed maar wel de EU-drempel overschrijden.
• Buiten de reguliere steekproef om is er een rechtmatigheidsfout geconstateerd in de aanbesteding van een parkeergarage bij Noorderhelling. De initiële raming van de bouwkosten van het casco deel lag onder de EU-drempel voor het aanbesteden van werken. De aanbesteding is besproken in het Juridisch Escalatie Overleg met de kanttekening dat de EU-drempel niet overschreden mocht worden omdat het dan anders alsnog onrechtmatig is.

Oorzaak

• Naast opdrachten die (in het verleden) gezamenlijk de Europese aanbestedingsgrens overschrijden ligt de oorzaak voornamelijk bij ophoging van de opdracht boven de Europese aanbestedingsgrens of bij niet rechtmatige verlenging. Voor een aantal dossiers loopt de fout door zonder dat daarvoor Europese aanbestedingen plaatsvinden omdat het om een gering bedrag gaat en het daardoor niet proportioneel is om Europees aan te besteden.
• De oorzaak van de onrechtmatigheid voor het project Noorderhelling ligt in het feit dat de bouwkosten van het casco deel alsnog hoger zijn uitgevallen en er daarnaast ook nog een inbouwpakket als opdracht is gegund. Beide onderdelen worden als één opdracht beschouwd waardoor de EU-drempel ruim werd overschreden. De kosten van het cascodeel worden in zijn geheel als fout meegenomen. De totale fout in deze Jaarrekening inclusief het inbouwpakket komt uit op € 7.954.626. 

Verbeterpunten om deze fouten in de toekomst te voorkomen

• Waar mogelijk zal er Europees aanbesteed worden indien dat proportioneel is. Ondanks dat de fout van de reguliere controle in de Jaarrekening 2022 in lijn is met 2021 (2021: € 6,1 mln) en ten opzichte van eerdere jaren (2020: € 14,0 mln) flink lager is, ligt er een uitdaging om de opdrachten die de EU-drempel overschrijden tijdig te herkennen. Doordat de Gemeente Rotterdam grote en diverse bestedingen heeft zal de onrechtmatigheid nooit nul worden en blijft de focus en de uitdaging om het goed of zelfs beter te doen. Het proces is adequaat ingericht en uit het bestaan en de werking blijkt dat het adequaat functioneert.
• Verbeterpunt om een aanbestedingsfout, zoals voor Noorderhelling in de toekomst te voorkomen is een betere opvolging en sturing op het advies vanuit het Juridisch Escalatie Overleg.

 

2. Proces Sociale uitkeringen

In het proces Sociale uitkeringen zijn voor € 8.303.133 aan fouten geconstateerd.

Hiervan heeft € 2.386.591 betrekking op de kostendelersnorm en € 5.916.542 op overige fouten. Daarnaast zijn er voor € 3.617k aan onzekerheden geconstateerd.

Beschrijving fouten

• Anticiperend op een landelijke wetswijziging per 1 januari 2023, heeft het college uitvoering gegeven aan de aangenomen motie ‘Schort de gezinsboete op’ (21bb14135) door met ingang van 1 juli 2022 inwonende jongvolwassenen tot 27 jaar (was: 21 jaar) niet langer mee te tellen als kostendeler voor de bijstandsuitkering van huisgenoten. Bij controle van de uitgaven aan bijstandsuitkeringen zijn vanwege afwijking van de toen geldende bepalingen in de Participatiewet vier dossiers onrechtmatig bevonden. In totaal betreft het een rechtmatigheidsfout van € 2.386.591.
• Naast de fout in de kostendelersnorm is in het proces Sociale Uitkeringen voor de BUIG een financiële fout geconstateerd ter hoogte van € 1.037,12. Na extrapolatie bedraagt de financiële fout € 5.746.316. De geconstateerde fout heeft betrekking op een werkzoekende die tijdens de bijstandsuitkering een studie is gaan volgen en dientengevolge Studiefinanciering toegekend heeft gekregen. De hoogte van de Studiefinanciering was zodanig dat er geen recht meer was op een bijstandsuitkering per 1 maart 2022. De uitkering is echter pas per 1 april 2022 stopgezet. Daarnaast is er een fout van geëxtrapoleerd € 170.206 als gevolg van het niet toepassen van de zoekperiode van 4 weken bij jonge statushouders.

Oorzaak

• Het aantal huisgenoten telt mee voor de hoogte van een bijstandsuitkering. Als een woning gedeeld wordt met een of meer volwassenen wordt de uitkering daarop aangepast (de zogeheten ‘kostendelersnorm’). De kostendelersnorm gold voor huisgenoten vanaf 21 jaar. Tijdens de behandeling van de Begroting 2022 op 11 november 2021 heeft de gemeenteraad de motie ‘Schort de gezinsboete op’ (21bb14135) aangenomen. Deze motie riep het college op om een proef te starten waarbij de kostendelersnorm op de uitkering van de hoofdbewoner voor een periode van 6 maanden niet wordt toegepast in het geval de medebewoner de leeftijd heeft van 21 tot 27 jaar. Daarnaast riep de motie op om bij het Rijk te lobbyen voor afschaffing van de kostendelersnorm. Het nieuwe kabinet gaf hoge prioriteit aan een wijziging van de Participatiewet met betrekking tot de kostendelersnorm. Het ministerie van SZW heeft het wetsvoorstel ‘Breed offensief’ ingediend waardoor inwonende jongvolwassenen tot 27 jaar niet langer meetellen als kostendeler voor de bijstandsuitkering van huisgenoten. Dit wetsvoorstel is aangenomen en is per 1 januari 2023 ingegaan. Vooruitlopend op deze wetswijziging heeft het college invulling gegeven aan de motie ‘Schort de gezinsboete op’ door de leeftijdsgrens met ingang van 1 juli 2022 te verhogen naar 27 jaar. Zie hiervoor collegebrief ‘Monitor W&l 3e tertaal 2021’ (22bb02635) van 8 maart 2022. Door inwonende jongvolwassenen niet langer als kostendeler te beschouwen, is in voorkomende gevallen de bijstandsuitkering vanaf 1 juli 2022 verhoogd. Deze meerkosten zijn niet rechtmatig, want niet in lijn met de toen geldende bepalingen in de Participatiewet.
• De oorzaak van de fout in de BUIG is dat de proces- en werkinstructies in deze casus niet goed zijn uitgevoerd.

Verbeterpunten om deze fouten in de toekomst te voorkomen

• De rechtsmatigheidsfout bij de kostendelersnorm is inherent aan het collegebesluit om vooruit te lopen op een landelijke wetswijziging. Door de wijziging in de Participatiewet per 1 januari 2023 is de uitvoering in Rotterdam weer in lijn met de landelijke wetgeving en is er geen sprake meer van een onrechtmatigheid.
• Voor de fout in de BUIG is er in de betrokken afdeling nogmaals gewezen op het goed toepassen van de proces- en werkinstructies. Binnen de eigen interne controle door kwaliteitsmedewerkers wordt hier tevens aandacht aan gegeven om dergelijke fouten te voorkomen.

Toelichting bij de geconstateerde onzekerheid.

Beschrijving onzekerheden

• Vanwege de sterk gestegen energieprijzen is besloten om financiële steun te verlenen aan Rotterdammers met een laag inkomen die moeite hebben met het betalen van de hogere energierekening. Voor de toekenning van de energietoeslag is gekozen voor het hanteren van de definitie ‘huishouden’. De energietoeslag van 800 euro is automatisch uitgekeerd aan Rotterdammers met een bijstandsuitkering. Daarnaast kon de toelage kon worden aangevraagd door Rotterdamse ‘huishoudens’ met een inkomen tot 140% van het wettelijk sociaal minimum. De onzekerheid in de rechtmatigheid van € 3,6 mln is ontstaan vanwege het ontbreken van documentatie bij één dossier over de juistheid van de toegepaste norm voor ‘huishouden’.

Oorzaak

• De regeling is een tijdelijke maatregel die met spoed is opgezet om te voorkomen dat de Rotterdammers met een laag inkomen in financiële problemen zouden komen.  Bij de controle bleek dat er in 1 geval aan meerdere bewoners van één adres toeslagen zijn verleend. Uit het dossier blijkt onvoldoende of energietoeslag terecht aan beide inwonenden van het adres is toegekend. Twee keer uitkeren op één adres mag volgens de definitie alleen als er sprake is van een gescheiden huishoudens. Dit blijkt onvoldoende uit het dossier. Voor deze post geldt dat de bevinding niet uniek is waardoor de onzekerheid over de hele populatie extrapoleert naar € 3,6 mln.

Verbeterpunten om deze onzekerheden in de toekomst te voorkomen

• De energietoeslag betreft een speciale regeling voor de jaren 2022 en 2023. In 2023 zal er nogmaals een energietoeslag verstrekt worden aan de burgers, waarbij in de processen en werkwijze aandacht zal komen voor verbetering van de dossiervorming bij de toekenning van de energietoeslag.

 

3. Proces Verstrekte subsidies en bijdragen

In het proces Verstrekte subsidies en bijdragen is voor €3.536.850 aan onzekerheden geconstateerd.

Beschrijving onzekerheden

• In het subsidiedeel is in absolute zin voor € 521.102 aan onzekerheden in de rechtmatigheid geconstateerd (5 dossiers). Omdat dit bevindingen uit de steekproefcontrole betreft extrapoleert dit naar een bedrag van €3.536.850.  Bij één dossier heeft de gesubsidieerde partij een verantwoording inclusief accountantsproduct van een andere subsidie ingediend waardoor de onderbouwing voor de subsidievaststelling volledig ontbreekt en het volledige subsidiebedrag als onzeker is aangemerkt. Bij de andere dossiers gaat het om een (klein) deel van de vastgestelde subsidie.

Oorzaak

• De onzekerheden zijn voor het merendeel ontstaan doordat de gesubsidieerde partijen onvoldoende onderbouwing hebben aangeleverd. De meeste dossiers met bevindingen betreffen omvangrijke subsidieverstrekkingen met een veelheid aan prestatieafspraken en uit te voeren activiteiten. Dit maakt ook de verantwoording, de controle daarop en de subsidievaststelling complex.
• In het geval van de onzekerheid vanwege het verkeerde accountantsproduct, had dit bij de beoordeling geconstateerd moeten worden, maar dit is niet gebeurd.

Verbeterpunten om deze onzekerheden in de toekomst te voorkomen

• Het maken van SMART prestatieafspraken in de verleningsbeschikking, zodat ze een houvast bieden bij de verantwoording en vaststelling blijft een continu punt van aandacht. In werkinstructies, maar ook in de subsidietrainingen komt dit standaard terug.
• In maart 2023 is een subsidie kenniscafé georganiseerd voor beleidsadviseurs. Deze stond in het teken van het kiezen van juiste subsidievorm met bijbehorende verantwoordingsdocumenten tijdens het beoordelen van de subsidieaanvraag en opstellen van de beschikking. Daarnaast ook het juist verdelen van het budget over de subsidieperiode, en tussentijdse bijsturing via tussentijdse rapportage. Deze onderwerpen zijn bewust gekozen, omdat ze een aantal keer zijn teruggekomen in de bevindingen van Financial Audit de afgelopen twee jaar.