Inleiding

De openbaarheidsparagraaf is een nieuwe verplichte paragraaf in de jaarverantwoording die voortvloeit uit de Wet open overheid (hierna: Woo). Met ingang van mei 2022 is deze wet in werking getreden. Deze wet is de opvolger van de Wob (Wet openbaarheid van bestuur).  De focus van deze openbaarheidsparagraaf is de beschrijvende en kwalitatieve verantwoording op hoofdlijnen over de activiteiten die zijn uitgevoerd in 2022 op de thema’s informatiehuishouding (bestaand beleid), de actieve openbaarmaking (nieuw beleid) en de passieve openbaarmaking (bestaande dienstverlening). De Woo beoogt overheden transparanter te maken door overheidsinformatie beter vindbaar en digitaal toegankelijker te maken; met als fundament “informatiehuishouding op orde”. Met de collegebrief 22bb131 d.d. 20 januari 2022 bent u hierover geïnformeerd.

Informatiehuishouding als randvoorwaarde voor openheid en transparantie

Een goede informatiehuishouding is en blijft een randvoorwaarde om informatie te kunnen vinden en ontsluiten. Er wordt een meerjarenplan opgezet om samen met de clusters in het primaire proces de vindbaarheid en volledigheid van informatie op orde te krijgen. Dit  moet leiden tot een afname van woo-verzoeken door burgers en journalisten.

De stroom aan digitale en deels nog papieren informatie is heel groot. Zo ook het aantal te beheren IT-systemen en applicaties. Ook de variatie in alle (denkbare) verschijningsvormen is groot: documenten, gegevensbestanden, e-mail, data, sms, audio- en videobeelden etc. Goede informatiehuishouding vraagt om professioneel beheer op alle relevante informatie, in alle verschijningsvormen. Voor een goed beheer en compliancy is bovendien samenhang nodig met openbaarheid, privacybescherming en informatiebeveiliging.

Daarnaast zet onze organisatie in op bewustwording, o.a. via e-learning en voorlichting, zodat medewerkers zorgvuldig met informatie omgaan en zorgen voor juiste dossiervorming.  Het volwassenheidsmodel Informatiehuishouding is in 2022 geïntroduceerd aan de hand waarvan in de organisatie het gesprek over de verbetering van de informatiehuishouding wordt gevoerd.

Invoering Woo en actieve openbaarmaking

Het programma Rotterdam Transparant is ingericht om de organisatie te ondersteunen bij de invoering van de Woo. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met het Woo team dat Woo verzoeken in behandeling neemt.

Waar de Wet openbaarheid van bestuur overheden verplichtte informatie op verzoek openbaar te maken, heeft de Wet Open Overheid als insteek om informatie (in specifieke gevallen verplicht) proactief openbaar te maken. Hiervoor is 5 jaar de tijd. Het Rijk draagt ten behoeve van de implementatiekosten bij aan gemeenten.

Met actieve openbaarmaking wordt bedoeld het openbaar maken van de informatie van de elf verplichte informatiecategorieën in de Woo en wat meer nodig is om een transparante organisatie te zijn. De belangrijkste activiteiten om de bewustwording Woo in de organisatie te vergroten en de Woo te implementeren zijn;

• Projecten gericht op concern brede bewustwording, voorlichtingsbijeenkomsten en trainingen.
• Technische aansluiting op een landelijk publicatie platform (wettelijk verplicht); een marktconsultatie is uitgezet.
• Beleids- en kwaliteitskaders m.b.t. het creëren, redigeren en publiceren van documenten passend binnen het vigerend concernbeleid van de Informatiehuishouding.
• Onderzoek naar processen i.k.v. het publiceren documenten.

Passieve openbaarmaking

Met passieve openbaarmaking bedoelen we het openbaar maken van informatie naar aanleiding van een Woo-verzoek. Deze mogelijkheid is voor de burger niet gewijzigd door invoering van de Woo (de afdoeningstermijn is evenwel verkort). De maximale wettelijke afhandeltermijn van een Woo-verzoek bedraagt zes weken (standaard vier weken en indien nodig een eenmalige verlenging met twee weken). Het overzicht van de genomen Woo besluiten wordt gepubliceerd op de website. Verder wordt de gemeenteraad via de P&C-cyclus geïnformeerd over de afhandeling van Woo verzoeken (zoals totale aantallen inclusief afhandelingstermijn). Deze manier van informatie vloeit voort uit een op 8 april 2021 aangenomen motie.

Relevant om te melden is ook dat de Rekenkamer Rotterdam begin 2022 een onderzoek heeft gepubliceerd naar de uitvoering van de Wob in Rotterdam. De volgende activiteiten zijn gerealiseerd:

• Afhandeling Wob/ Woo verzoeken. In 2022 waren 315 verzoeken opgenomen in ons zaaksysteem. Er is een toename in aantal en complexiteit/ omvang van verzoeken. De tijdige afhandeling is daarbij een aandachtspunt. Voor 61% van de verzoeken die in het jaar 2022 zijn afgehandeld (dus ook verzoeken over voorgaande jaren) was de afhandeling binnen de wettelijke termijn van vier of zes weken.
• Vorming centraal Woo team. In 2022 is een nieuw centraal team gestart om de organisatie te ondersteunen bij de afhandeling van Woo verzoeken. Het doel hiervan is de tijdige en kwalitatieve afdoening van verzoeken te verbeteren. Hierbij wordt uiteraard ook ingezet op procesbetering, inclusief technische ondersteuning.