Verzuim

Het gemiddelde verzuim van de afgelopen 12 maanden lag eind april 2024 op 6,89%. Dat is 0,19% hoger dan eind december 2023. In 2023 daalde het voortschrijdend verzuimpercentage ten opzichte van 2021 en 2022. Dit leek een positief signaal. In de eerste vier maanden van 2024 liep het verzuimpercentage weer op. In de winterse maanden is dat niet vreemd, maar de toename leidde ook tot een oplopend voortschrijdend verzuim. De stijging van het verzuimpercentage in het eerste kwartaal van 2024 komt door een gestage stijging van het langdurig verzuim: het verzuim van 43 dagen en langer. In april 2023 lag het langdurig verzuim op 5,03%; in april 2024 was dit 5,29%. Dat betekent een stijging van 0,26%. 

Per organisatieonderdeel kunnen de verzuimaanpak en de ondersteuning die HR biedt van elkaar verschillen. HR is verantwoordelijk voor een goed ingericht verzuimproces, zodat leidinggevenden en verzuimende medewerkers de best mogelijke verzuimbegeleiding krijgen. Momenteel neemt HR het verzuimproces volledig onder de loep. Waar nodig vindt aanscherping plaats. Het doel hiervan is de verbetering van het verzuimproces, en dan vooral het langdurig verzuim. 

Herijking verzuimnorm  

De organisatieonderdelen zijn verantwoordelijk voor de sturing op verzuim en het formuleren van een passende verzuimnorm. Voor 2024 hebben de verschillende organisatieonderdelen hun verzuimnorm herijkt. Dit leidde in een aantal gevallen tot aanpassing van de verzuimnorm. De organisatiebrede gewogen verzuimnorm is daardoor aangepast naar 5,9% (was 5,7%). Gezien het verzuimcijfer van 6,7% over 2023 is dit een ambitieuze doelstelling. Deze vraagt dan ook om sturing, aandacht van leidinggevenden en goede ondersteuning door HR. 

Bemensing

Formatie en bezetting

Ontwikkeling formatie  

De afgelopen jaren is de bezetting telkens hoger geweest dan de formatie. Grotendeels omdat structurele middelen vertaald werden naar formatie. Dat betekende dat middelen van tijdelijke aard wel bezetting maar geen formatie kenden. 

Om beter te kunnen sturen op de omvang van de organisatie is in 2023 is toegewerkt naar een nieuwe wijze van begroten van de benodigde capaciteit. De uitgangspunten voor sturen op de omvang van de organisatie zijn in 2023 vastgesteld en worden in 2024 uitgewerkt. 

De uitgangspunten zijn: 

- Formatie staat rechtstreeks in relatie tot de opgaven van de gemeente (ambities uit coalitieakkoord, voorjaarsnota, meerjarenbegroting, wettelijke en niet wettelijke taken). Vanuit die opgaven wordt bepaald welk budget er voor arbeidskosten nodig is en welke formatie daarbij hoort om de ambities en taken uit te voeren. Bepaald is dat de formatie en bezetting in balans zijn, dat is de norm. 

- De afspraak is dat ook incidentele budgetten die voor minimaal twee jaar zijn toegekend, worden vertaald naar formatie. Die formatie krijgt de aanduiding tijdelijke formatie en kent een duidelijke einddatum. 

De opdracht aan de organisatie was om voor de eerste begrotingsherziening formatie en bezetting naar de norm te brengen en met elkaar in evenwicht te laten zijn. Eind 2023 is daarom gestart met een administratieve herstelactie om de alle budgetten van twee jaar en langer te vertalen naar formatie. Over het algemeen gesproken is er voor al deze budgetten al sprake van bezetting. Door deze herstelactie is de formatie ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2024 gestegen van 13.327 fte naar 14.584 fte. 

 

In- en uitstroom 

In de eerste vier maanden van 2024 begonnen 667 nieuwe medewerkers bij de gemeente Rotterdam. In dezelfde periode verlieten 431 medewerkers de organisatie. De grotere bewegingen in instroom zijn te zien bij het cluster Dienstverlening (211 medewerkers bij het Klantcontactcentrum, dit zijn de mensen van Ro-Entree), bij het cluster Stadsbeheer (69 medewerkers bij Toezicht & Handhaving), bij het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (51 medewerkers bij Maatschappelijke ondersteuning in de Wijk en 35 medewerkers bij Publieke Gezondheid, Welzijn & Zorg), bij het cluster Werk & Inkomen (23 medewerkers bij Rotterdam Inclusief). 

Uitstroom betreft vooral kleinere bewegingen op individueel niveau. De grotere bewegingen zijn te zien bij het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (-26 medewerkers bij HRO-C) en bij het cluster Stadsbeheer (-21 medewerkers Schone Stad).  

 

Stages 

In het coalitieakkoord van 2022-2026 is de ambitie opgenomen om per jaar 1.000 stageplaatsen te bieden. Vanwege coronamaatregelen ontstonden er in 2020 grote tekorten in het aantal aangeboden stages. Nu de coronamaatregelen al een tijd niet meer gelden, is er geen sprake van een tekort aan stageplaatsen in stad en regio. Er is daarom minder aanbod van stagiaires die bij de gemeente stage willen lopen. De ambitie om jaarlijks 1.000 stageplaatsen aan te bieden, is dan ook niet langer realistisch. De collegeambitie is nu bijgesteld naar 600 stageplaatsen per jaar. Een kwart daarvan is bestemd voor mbo-studenten. 

Tot en met eind april 2024 zijn er 327 stages gestart, waarvan 30% op mbo-niveau. Dat betekent dat op dit moment 55% van het totaal aantal te starten stages in dit kalenderjaar is behaald.   

Arbeidskosten

Arbeidskosten bestaan uit loonkosten (medewerkers in dienst van de gemeente Rotterdam) en kosten van ingehuurde medewerkers. 

De stijging van de begrote formatie –en daarmee de loonkosten- en kosten voor inhuur is met name te zien op de programma’s: 

• Programma Stedelijke Ontwikkeling - Totaal + € 27 mln (waarvan € 10 mln loonkosten en €17 mln inhuur). In het cluster Stadsontwikkeling heeft de herstelactie sturen op omvang gezorgd voor een bijstelling van +105,74 fte. Daarnaast is een ophoging doorgevoerd voor het project Erfpacht van +13 fte. Als gevolg van een hogere vraag naar inzet van werkzaamheden is het inhuur budget verhoogd. Om onderbezetting voor met name lastig te vervullen vacatures op te kunnen vangen is bij het cluster Stadsbeheer een deel van het budget van vast personeel verschoven naar het budget voor inhuur. 

• Programma Zorg, Welzijn en Wijkteams - Totaal + € 21,2 mln (waarvan € 17,8 mln loonkosten en € 3,4 mln inhuur). In het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling heeft de herstelactie sturen op omvang gezorgd voor een bijstelling van +80 fte, waaronder ook tijdelijke formatie voor de toeslagenaffaire. Bij inhuur is met € 3,2 mln bijgesteld voor Toeslagen010 op basis van de prognose. Dit wordt geheel vergoed door het Rijk. € 0,2 mln is vanuit het programmabudget overgeheveld naar inhuur voor de Uitvoeringsorganisatie GRJR (Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond).  

• Programma Overhead - Totaal + € 15,8 mln (waarvan € 8,2 mln loonkosten en € 7,6 mln inhuur). Bij het cluster Bestuurs- en concernondersteuning is voor de herstelactie sturen op omvang bijgesteld met +243 fte. De ophoging van de budgetten, zowel voor vast personeel als voor inhuur, is met dekking via declarabele projecten.

• Programma Werk en Inkomen - Totaal + € 9,8 mln (waarvan € 13,8 mln loonkosten en - € 4 mln inhuur). De stijging van de formatie (+213 fte) -en daarmee de personele lasten- is voor het cluster Werk & Inkomen met name het gevolg van de herstelactie sturen op omvang. Het gaat hierbij om het omzetten van budgetten in tijdelijke of structurele formatie. Dit betreft onder andere tijdelijk middelen vanuit het rijk zoals Regiodeal Samen voor Zuid, SPUK Kansrijke Wijk, Just Transition Fund (JTF) en Opvang ontheemden Oekraïne (OVO). Maar ook eerder toegekende intensiveringen zoals bij LKS (loonkostensubsidie) en Inburgering. Tegelijkertijd daalt de formatie als gevolg van de structurele invulling van eerdere taakstellingen en het mee laten bewegen van de benodigde capaciteit met het verwachtte bijstandsvolume dat momenteel daalt. De daling van het inhuurbudget is vooral het gevolg van de herstelactie sturen op omvang waarbij inhuurbudgetten zijn omgezet naar personeelslasten. Voor het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling is bij het Jongerenloket bijgesteld met +16 fte. De dekking hiervoor komt gedeeltelijk uit de apparaatslasten en programmagelden en € 1,7 mln bij Prestatie010 waarmee tekorten worden gedekt uit extra Rijksbaten en ruimte binnen de apparaatslasten. Bij Prestatie010 wordt € 0,3 mln ingezet voor de dekking van de tekorten voor inhuur. Bij het Jongerenloket wordt het inhuurbudget ingezet voor de dekking van formatie en is het budget verlaagd doordat de budgetten elkaar jaar worden aangepast aan het bijstandsvolume door het Rijk. 

• Programma Bestaande Stad - Totaal + € 8,2 mln (waarvan € 5,4 mln loonkosten en € 2,8 mln inhuur). Bij het cluster Stadsontwikkeling heeft de herstelactie sturen op omvang gezorgd voor een bijstelling van de formatie met +12,51 fte. Daarnaast zijn er bijstellingen op de formatie gedaan naar aanleiding van eerdere besluitvorming en door het programma uit te voeren taken. Deze formatie is voor het NPRZ +5,6 fte, het beheer van de volkstuinen +2 fte en de Omgevingswet +6,89 fte. Ook is een toevoeging van incidentele formatie van +14,35 fte gedaan voor de actielijn Grip op Vastgoed. Als gevolg van een hogere vraag naar inzet van werkzaamheden door het programma is het inhuurbudget verhoogd. 

• Programma Beheer van de Stad – Totaal + € 7,4 mln (waarvan € 2,7 mln loonkosten en € 4,7 mln inhuur). Bij het cluster Stadsbeheer is naar beneden bijgesteld in het kader van Kiezen voor Rotterdam (- € 2,2 mln), vacaturemanagement (- € 1,7 mln) en verlaging van het budget voor trainees (- € 0,5 mln). Verder zijn er bijstellingen in de formatie gedaan voor de invulling van de organisatieopgave vanuit het coalitieakkoord van -8,2 fte voor Schone Stad, het rechtzetten van de formatie van Schone Stad +16,2 fte door invulling te geven aan eerdere besluitvorming uit 2023 (HER/Upcycle Mall, inzet op Marien Zwerfafval alsook het aanmaken van formatieplaatsen bij Reiniging die tot op heden uit programmageld werden betaald (Grondstoffennota en Openbare werken). De herstelactie sturen op omvang heeft gezorgd voor een bijstelling van -12,5 fte. In overeenstemming met voorgaande jaren wordt bij Inzameling & Hergebruik voor de reguliere inzamelingswerzaamheden het inhuurbudget meerjarig met € 4,7 mln opgehoogd. Hierbij is wel rekening gehouden met de tariefstijgingen van uitzendkrachten en de met inhuurbudget vorig jaar vast aangenomen medewerkers voor Schone Stad. 

• Programma Volksgezondheid – Totaal + € 6 mln (waarvan € 4,5 mln loonkosten en € 1,5 mln inhuur). Bij het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling is bijgesteld met +32 fte voor een nieuwe afdeling Strategie & Ondersteuning bij directie PGWZ. De formatie hiervan is deels gedekt door structurele middelen (bijdragen van de regiogemeenten voor het uitvoeren van de wettelijke basistaken) en tijdelijke SPUK-regelingen Infectieziektebestrijding en Pandemische paraatheid (VIP) en Gezond en Actie Leven Akkoord (GALA). Ook is er eenmalig € 1,7 mln bijgesteld in 2024 voor SPUK VGGD waaronder vaccinatie Covid-19. Inhuur is met € 1,3 mln bijgesteld voor Covid-19 Vaccineren en Voorlichting, en met € 0,2 mln voor de VIP SPUK-regeling (Versterking Infectieziektebestrijding en Pandemische Paraatheid). Deze bijstellingen op inhuur worden geheel vergoed door het Rijk. 

• Programma Armoede, Schuldhulpverlening, Inburgering en Samenleving – Totaal + € 5,5 mln (volledig loonkosten). In het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling is voor de herstelactie sturen op omvang bijgesteld met +139 fte, waaronder +44 fte voor de Opvang ontheemden Oekraïne (OVO). Naast een formatieverhoging heeft de herstelactie ertoe geleid dat delen van de programmalasten en budgetrekening personeelslasten zijn overgezet naar vaste personeelslasten. 

• Programma Belastingen - Totaal + € 2,4 mln (waarvan € 1,5 mln loonkosten en € 0,9 mln inhuur). Bij het cluster Dienstverlening is er bijgesteld met +22 fte en € 1,5 mln. Een deel hiervan is van administratieve aard, met name het verwerken van de VJN-gelden die vorig jaar zijn toegekend, maar nog niet waren opgenomen in de formatie. Daarnaast wordt de groei deels veroorzaakt door de toename van parkeerwerkzaamheden, gefinancierd door het cluster Stadsbeheer. Verder draagt een uitbreiding bij aan tijdelijke formatie die wordt ingezet voor de voorbereiding, implementatie en nazorg van het nieuwe belastingsysteem. De bijstelling op inhuur omvat incidenteel budget om de verwachte toename van het aantal WOZ-bezwaren en beroepen op te vangen. Daarnaast omvat het budget ook middelen voor procesverbeteringen in het kader van Menselijke Maat. 

• Programma Dienstverlening - Totaal + € 2,4 mln (waarvan € 2,8 mln loonkosten en - € 0,4 mln inhuur). In het cluster Dienstverlening is de toename van de formatie en het loonkostenbudget grotendeels voor de vorming van het gemeentelijk klantcontactcentrum per 1 januari 2024 (+122 fte) en de vertaling van de in de VJN 2023 toegekende middelen voor het collegetarget dienstverlening (paspoortpiek) met +74 fte, uitvoering Burgerzaken +20,4 fte naar formatie en de juiste verwerking van fase 2 van de doorontwikkeling stadsarchief +6 fte. Ook zijn een aantal administratieve correcties verwerkt en wordt invulling gegeven aan een aantal organisatie opgaven. Om de benodigde formatie voor het behalen van het collegetarget dienstverlening op te kunnen voeren is het inhuurbudget meerjarig naar beneden bijgesteld. 

• Programma Onderwijs - Totaal + € 1,1 mln (waarvan € 1,2 mln loonkosten en - € 0,1 mln inhuur). Bij het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling is voor de herstelactie sturen op omvang +22 fte bijgesteld. Hierbij is ook programmageld omgezet in personeelslasten waaronder gelden voor onderwijsachterstandsbeleid. Daarnaast is er ook een taakstelling over het programma verwerkt van - € 0,35 mln. Voor het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling is voor de herstelactie sturen op omvang bijgesteld met +22 fte. Hierbij is ook programmageld omgezet naar personeelslasten waarvan gelden voor onderwijsachterstandsbeleid. Ook is een taakstelling voor het cluster verwerkt over het programma met - € 0,35 mln. Bij Leerrecht & Ondersteuning wordt het budget van inhuur omgezet naar formatie. 

• Programma Energietransitie - Totaal - € 0,8 mln (waarvan € 0,3 mln loonkosten en - € 1,1 mln inhuur). De herstelactie sturen op omvang heeft bij het cluster Stadsontwikkeling gezorgd voor een toenamen in de formatie van +4,06 fte. Als gevolg van een lagere vraag naar inzet van werkzaamheden door de afdeling is het inhuurbudget verlaagd. 

• Programma Veilig - Totaal - € 0,73 mln (waarvan - € 1,97 mln loonkosten en € 1,24 mln inhuur). Bij de directie Veilig is tijdelijke formatie bijgesteld voor de Regiodeal en winkelstraten van +7 fte en tegelijk is ook een krimpopgave verwerkt, per saldo maakt dit -1,32 fte. Voor Inhuur is materieel budget verschoven vanuit Ondermijning naar Stadszaken voor de inhuur van een beleidsadviseur en daarnaast zijn de jaarplannen voor de regionale samenwerkingsverbanden verwerkt en daarbij is ook het inhuurbudget geactualiseerd.