Digitalisering

De snelle ontwikkeling van technologie leidt tot een digitale transformatie van de hele samenleving. De manier waarop Rotterdammers werken, onderwijs volgen, wonen, zorg ontvangen, recreëren en zich verplaatsen verandert. De organisatie moet goed toegerust zijn om met deze ontwikkelingen mee te gaan. Digitalisering biedt mogelijkheden om de gemeentelijke dienstverlening te verbeteren en de collegedoelen sneller en beter te realiseren. Om die mogelijkheden te benutten, moet de gemeente over betrouwbare ICT-voorzieningen beschikken, snel en flexibel inspelen op nieuwe ontwikkelingen en zich daarbij oriënteren op de effecten van digitale transformatie op de rol van overheden in de samenleving.

De Digitaliseringsagenda is afgerond. De opvolger is de ‘Opgave digitale transformatie’. Die bevat de speerpunten voor de veranderopgaven die uit de digitalisering volgen. Voor de digitale transformatie die de gemeente Rotterdam wil realiseren, moeten diverse initiatieven uit de hele organisatie leiden tot vernieuwende dienstverlening die gebruiksvriendelijker en efficiënter is en aansluit bij wat de Rotterdammer vraagt. Hierbij is er aandacht voor medewerkers voor het kunnen werken met nieuwe systemen en technologieën. Via ‘persoonlijk digitaal leiderschap’ wordt hier invulling aan gegeven.

Informatietechnologie is daarbij een aanjager voor verandering en een instrument om processen te verbeteren en besparingen te realiseren. Het gemeentelijke team Digitale Transformatie geeft invulling aan de organisatorische verandering in het kader van de organisatieopgave Kiezen voor Rotterdam.

Speerpunten in 2024:

• De algoritmegovernance van Rotterdam is ruim een jaar in werking en inmiddels geëvalueerd. Een van de instrumenten is het algoritmeregister. Hiermee communiceert Rotterdam met geïnteresseerden over de werkwijze voor algoritmen. De algoritme-experts zijn de aanspreekpunten voor het register. Ze zijn actief betrokken bij landelijke en Europese ontwikkelingen en houden contact met de externe, onafhankelijke adviescommissie van Rotterdam: de Algoritmeadviesraad (AAR). De AAR heeft in een jaarverslag haar activiteiten en adviezen in 2022 en 2023 vastgelegd. Ook heeft de Rekenkamer Rotterdam een rapport opgesteld, publicatie volgt halverwege 2024. 
• Verdere invoering van de datastrategie. In het eerste kwartaal van 2024 zijn knelpunten rondom het werken met data met de huidige voorzieningen breed in de organisatie opgehaald, deze hebben geresulteerd in concrete verbetervoorstellen die binnen de mogelijkheden van de huidige organisatieopgave opgepakt worden. Een van de verbetervoorstellen ziet op het stimuleren van open data beschikbaar maken. Samen met het vaststellen van het huidige volwassenheidsniveau gaat dit in de loop van 2024 leiden tot een nieuwe datastrategie met focus op 'van data naar waarde'.
• Een organisatiebrede betrokkenheid bij Europese subsidieprojecten. Daarnaast werkt Rotterdam samen met Europese partners. Er is aandacht voor de zich continu ontwikkelende Europese wet- en regelgeving. Rotterdam versterkt zijn positie in Europa door de ontwikkeling van het Digital Office Europe en de actieve rol in het Digital Forum van Eurocities (grote steden netwerk). In dit forum is Rotterdam van 2023 tot 2025 chair/ voorzitter. In maart 2024 was Rotterdam daarbij gastheer voor dit Forum, met Digitale Inclusie als centraal thema.
• Voortzetting van de bestuurlijke samenwerking in VNG-verband (Vereniging van Nederlandse Gemeenten) en met andere grote gemeenten. Waar mogelijk groeit deze samenwerking toe naar één digitale overheidsarchitectuur en één basisinfrastructuur, met gezamenlijke kaders en gezamenlijke voorzieningen. Bij dat laatste gaat het om Common Ground en Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (‘1x ontwikkelen, 350x toepassen’). De gemeente Rotterdam ontwikkelt samen met de VNG en andere gemeenten een aantal IT-producten die voor alle gemeenten beschikbaar komen.
• Informatiebeveiliging: de bewustwordingscampagne ‘Blijf Alert’ loopt door in 2024. De gemeente voldoet aan de landelijke verplichtingen. Daaronder zijn de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en het verantwoordingsproces over informatieveiligheid bij gemeenten ’Eenduidige Normatiek Single Information Audit’ (ENSIA). Daarnaast is er inzet op professionalisering en ontwikkeling van de gehele securityketen, zowel intern als extern. Tenslotte voert de securityketen haar meerjarenplan uit. Invoering van de wet Netwerk en Information Security per oktober 2024 is daarbij het uitgangspunt.
• Nieuwe toegang tot systemen, de digitale werkomgeving, de integratie van data en werkomgevingen, en de IT- en data-infrastructuur. Hiervoor gebruikt de gemeentelijke organisatie het programma Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI). De veranderingen zijn nodig vanwege nieuwe manieren van werken in onze organisatie.
• Verdere digitalisering van de dienstverlening aan de Rotterdammers. Realisatie van zogenaamde generieke ICT-voorzieningen is hiervan een onderdeel. Voorbeelden van dergelijke voorzieningen zijn een veilige publieke WiFi-verbinding (publicroam) en livechat voor het aanvragen van verschillende diensten. Het ophalen van actuele gegevens is verbeterd, waaronder subsidieverstrekkingen, verhuizingen, bezwaren en vergunningen. De verbeteringen zijn gerealiseerd via de Haal Centraal Application Programming Interface (API). De benodigde gegevens betrekt de gemeente van een centrale bron.

 

Informatiehuishouding en de Wet open overheid

De Wet open overheid (Woo) geeft een impuls aan een betere informatiehuishouding en actieve beschikbaarstelling van informatie. Transparant overheidshandelen vraagt om snel kunnen laten zien wat, wanneer en met wie gecommuniceerd is, en welke acties zijn uitgevoerd. Dat geldt voor het handelen van het bestuur – gemeenteraad, college, burgemeester – en voor de ambtelijke organisatie.

Het programma Rotterdam Transparant moet zorgen voor een soepele invoering van de Woo binnen de organisatie. Het programma werkt samen met de G4, (het verband van de 4 grote steden) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Het programma richt zich op de 11 categorieën informatiestromen waarvan de overheid verplicht is documenten actief te publiceren. Er is tot eind 2026 tijd voor invoering van de wet. Het gemeentelijke invoeringsprogramma richt zich op organisatiebrede bewustwording van medewerkers van het belang van transparantie en het aanreiken van middelen als ‘e-learning’ en ‘openbaar-proof schrijven’.

Er is nog geen landelijk publicatieplatform beschikbaar. Wel is gestart met een verwijsindex (de Woo-index) voor de website overheid.nl. De verwachting is dat Rotterdam in 2024 de eerste documentcategorieën publiceert. Dit gebeurt via de verplichte Woo-index. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties bepaalt het moment van invoering. Op de gemeentelijke website staat per informatiecategorie een opsomming van de beschikbare openbare documenten van de gemeente Rotterdam.

Afhandeling van Woo verzoeken

Tussen 1 januari 2024 en 30 april 2024 zijn 110 nieuwe zaken vastgelegd in het zaaksysteem van het Woo-team. Dat is minder dan over dezelfde periode vorig jaar (178), maar past qua aantal wel in het beeld van 2023 (269 over 2023).

De afgelopen jaren zijn er steeds meer omvangrijke, complexe Woo-verzoeken ingediend. Het kost steeds meer tijd om deze verzoeken af te handelen. Deze ontwikkeling is zichtbaar in het percentage tijdig afgehandelde verzoeken. Gelet op de bestaande werkvoorraad met ook oudere openstaande zaken uit 2022 en 2023, is 33% van alle Woo verzoeken op 30 april 2024 binnen de door de wet gestelde termijn afgehandeld. De (oude) werkvoorraad aan lopende zaken, leidt tot een relatief lange gemiddelde afhandelingstermijn. De inzet is erop gericht die oudere zaken alsnog voortvarend af te handelen.

Daarentegen is over de periode januari-april het afhandelpercentage van de in 2024 binnengekomen en afgehandelde verzoeken 74 %. Dit is een verbetering ten opzichte van Woo afhandeltermijn van de eerste vier maanden van 2023. Toen viel 53% van de afgehandelde verzoeken binnen de gestelde termijn. Kortom, de nieuwe Woo verzoeken worden relatief sneller afgehandeld in 2024 ten opzichte van 2023. Kanttekening hierbij is dat in de huidige berekening voor de tijdigheid alle aanvragen die als Woo verzoek binnenkomen, worden meegerekend. Ook de zaken die bijvoorbeeld leiden tot intrekking van de aanvraag.

Het centrale Woo-team evalueert het Woo-proces en komt zo nodig met voorstellen voor verbetering. Overigens had de behandeling van Woo-verzoeken in de eerste maanden van 2024 te lijden door onderbezetting. Door extra personeel aan te trekken was het team eind april bijna op volle kracht. Een beter proces en inzet van extra capaciteit moeten leiden tot een snellere, efficiëntere afhandeling van zaken.

Rond de passieve openbaarmaking zijn er landelijke ontwikkelingen. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gaf in 2023 opdracht voor een invoeringstoets. Uit deze toets blijkt dat vrijwel alle overheidsinstanties kampen met uitvoeringsproblemen van de Woo. Die problemen leiden tot een tragere afhandelingstermijn. Rode draad in de aanbevelingen is dat verzoeker en behandelaar vaker en sneller contact met elkaar moeten opnemen om goede werkafspraken te maken. Ook blijkt een nadere uitwerking nodig van hoe om te gaan met omvangrijke en complexe zaken. Rotterdam neemt de aanbevelingen mee in de verbetering van het Woo-proces. 

Informatiehuishouding als randvoorwaarde

De organisatie werkt voortdurend aan een betere vindbaarheid en volledigheid van een enorme hoeveelheid informatie. Die informatie is vooral in digitale vorm beschikbaar, en deels ook op papier.

Informatiebeheer staat direct in verband met openbaarheid, privacybescherming en informatiebeveiliging. De organisatie zet in op bewustwording bij alle medewerkers, zodat zij zorgvuldig met gegevens en informatie omgaan en zorgen voor juiste dossiervorming. Dit alles leidt tot het beschikbaar en vindbaar maken van informatie die de gemeente bovendien volledig en veilig bewaart. Zo kan de gemeente de bestuurlijke besluitvorming inzichtelijk maken, bijvoorbeeld via Woo-verzoeken en in de nabije toekomst ook door de actieve openbaarmaking van documenten in de Woo-categorieën.