De gemeente Rotterdam heeft gedragscodes en integriteitscodes ontwikkeld om fraude tegen te gaan. Voor de materieel financieel kritieke processen is per proces een frauderisico-analyse opgesteld. In deze analyse staan risico’s vanuit het perspectief druk, gelegenheid en rationalisatie uitgelegd en zijn beheersmaatregelen in kaart gebracht.

Om fraude te voorkomen en op tijd te ontdekken, zet de gemeente in op bewustwording en preventie. Dit zijn vaste onderdelen in de 5 pijlers van integriteitsbeleid. Daarbij laten aangetoonde schendingen na onderzoek weer de kwetsbaarheden zien. Dat geldt ook voor actief zoeken, steekproeven en gegevensanalyse.

Om bewustwording te vergroten zijn er binnen de gemeente projecten en activiteiten, zoals: trainingen, leiderschapsprogramma’s met onderdeel Ethisch Leiderschap, intervisiebijeenkomsten, rondetafelgesprekken, het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers, het afleggen van de ambtseed, vragen bij het Medewerkers Tevredenheid Onderzoek en een e-learning integriteit.

Naast de hierboven genoemde hard & soft controls, vormt coördinatie & toetsing een pijler van het integriteitsbeleid: toezien op de juiste toepassing van de regelgeving.  De gemeente heeft hiervoor onder meer een meldregeling en een onderzoeksprotocol.

In 2020 heeft de afdeling Concern Auditing met de audit Hard Controls Fraude onderzoek gedaan naar de mate waarin het management stuurt op de ‘harde controle’ om fraude te voorkomen en op tijd te signaleren. De hoofdconclusie uit het rapport luidde:

‘(…) dat het frauderisicomanagement versterkt moet worden, te beginnen bij het inventariseren van risico’s, gevolgd door bewuste afweging van inzet van hard en soft controls en monitoren en bijsturen op basis van informatie (worden de controls uitgevoerd en worden de risico’s voldoende afgedekt).’

Sindsdien is projectmatig veel bereikt in het vergroten van het bewustzijn van frauderisico’s, het per cluster beschrijven en monitoren van een top 3 aan fraude-risicovolle processen, en het op basis daarvan invoeren van passende maatregelen. Clusters hebben de significante risico’s beoordeeld: een top 3. En concernbreed: de top 15 kritische processen.

Het is een uitdaging het onderwerp ‘levend’ te houden in een context van hoge werkdruk en toenemende kwaliteitseisen. In 2023 zijn onder meer deze stappen gezet om het onderwerp op de agenda te houden en om de aanpak verder te verstevigen:

• agendering van frauderisicomanagement in de sturingsgesprekken;
• vorming van een concernbreed overleg van clustervertegenwoordigers frauderisicomanagement met het oog op uitwisseling van kennis en ervaring;
• onderzoek naar en verbeteraanpak contractmanagement en -beheer;
• actualisatie van risico-analyses in diverse clusters.

 

De Rekenkamer Rotterdam heeft in november een rapport uitgebracht over Ambtelijke integriteit, een onderzoek naar detecteren, oppakken en onderzoeken, afhandelen en leren. Vanuit dit onderzoek zijn een zestal aanbevelingen uitgebracht. Deze aanbevelingen zijn:

1. Richt 1 procedure in voor alle vermoedelijke integriteitsmeldingen (ongewenst gedrag, misstanden, schendingen).
2. Heroverweeg de rol en verantwoordelijkheden van de vertrouwenspersonen.
3. Bereid leidinggevenden beter voor op hun rol in het integriteitsproces.
4. Zorg voor effectievere communicatie naar alle betrokkenen.
5. Vergroot uniformiteit, voorspelbaarheid en transparantie en kwaliteit en uitvoering van integriteitsonderzoeken.
6. Bevorder het lerend vermogen van de gemeente en maak ruimte voor reflectie.

Het rapport is in februari in de raad behandeld en alle aanbevelingen zijn omarmd. Vanuit de gemeente is er gestart met de uitwerking van de aanbevelingen. Bepaalde aanbeveling vragen meer tijd om in te voeren en de invoering heeft ook financiële consequenties voor de uitvoering van het proces, deze worden voor de zomer inzichtelijk.

 

Het aantal meldingen en de aard van de vermoedens van integriteitsschendingen en misstanden staan in onderstaande tabel.

Als de uitkomsten van de onderzoeken daarvoor aanleiding geven, heeft de gemeente aanpassingen in de bedrijfsvoering doorgevoerd. Voor de meldingen die nog in behandeling zijn, is op basis van de huidige informatie beoordeeld of er een risico op een materiële afwijking voor de jaarrekening bestaat. Op dit moment is daarvoor geen indicatie.