Inleiding

In 2022 is het wetsvoorstel ‘Wet versterking decentrale rekenkamers’ door de Eerste en Tweede Kamer aangenomen. In de nieuwe wet zijn bepalingen opgenomen over de verantwoording van rechtmatigheid in de jaarrekening van gemeenten.

Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college van Burgemeester en Wethouders een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de financiële rechtmatigheid door de gemeente. Financiële rechtmatigheid heeft betrekking op het voldoen aan wet- en regelgeving bij het uitvoeren van financiële beheershandelingen.

Het college heeft in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening aangegeven of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De verantwoording door het college van Burgemeester en Wethouders is opgenomen in de jaarrekening.

In deze paragraaf wordt nader ingegaan op de volgende aspecten:

• Toelichting op geconstateerde rechtmatigheidsafwijkingen;
• Toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden;
• De stand van de beheersing van rechtmatigheid.

Toelichting op geconstateerde afwijkingen

In dit onderdeel wordt een toelichting gegeven op de geconstateerde rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden. Hierbij wordt de door de raad vastgestelde rapportagegrens gehanteerd van 0,05% van het totaal van de lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves. De rapportagegrens bedraagt € 2,4 miljoen. Onrechtmatigheden die door de raad zijn geaccepteerd of onder de rapportagegrens liggen worden niet toegelicht. De afspraken voor de toelichting op onrechtmatigheden en welke onrechtmatigheden zijn geaccepteerd zijn vastgelegd in de Kadernota accountantscontrole en rechtmatigheid rekening 2023 ev. en in de Verordening Financiën Rotterdam 2021. 

De toelichting op de onrechtmatigheden bestaat uit:

• Een beschrijving van de geconstateerde afwijking;
• Een toelichting op het ontstaan van de afwijking;
• De maatregelen die worden ondernomen om afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

In 2023 zijn de volgende rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden boven de rapportagegrens vastgesteld (bedragen in € miljoen):

	Omschrijving en proces	Fouten	Onduidelijk-heden
1.	Onrechtmatigheden proces Aanbesteden	€            19,7
2.	Onrechtmatigheid inkoop Wijkteams	€            63,1
3.	Onrechtmatigheden Verstrekte subsidies en bijdragen	€             6,2	€           10,4
4.	Onduidelijkheden Wet Maatschappelijke Ondersteuning		€            5,9
5.	Onduidelijkheden proces Jeugdhulp (GRJR)		€           21,4

De fouten en onduidelijkheden worden hieronder toegelicht.

 

1. Onrechtmatigheden proces Aanbesteden

In het proces Aanbesteden zijn vanuit de reguliere en systeemgerichte controle voor € 19,7 miljoen aan fouten geconstateerd. 

• Beschrijving van de geconstateerde afwijking

Vanuit de reguliere controle zijn er 32 dossiers onrechtmatig bevonden voor een totaalbedrag van € 15,7 miljoen. Bij 24 dossiers (€ 1,6 miljoen) is de oorzaak van de onrechtmatigheid in 2022 of eerder ontstaan. De nieuw geconstateerde fout in de Jaarrekening betreft 8 dossiers (€ 14,1 miljoen) door het overschrijden van de Europees aanbesteden drempel. Op deze posten heeft extrapolatie van de fout plaatsgevonden (niet geëxtrapoleerd betreft de fout € 1,3 miljoen).

In totaal zijn er vanuit de systeemgerichte controle op 35 contracten fouten gevonden voor een totaalbedrag van € 4,0 miljoen. Omdat de fout in het proces is geconstateerd vindt er geen extrapolatie plaats.

• Toelichting op het ontstaan van de afwijking

De oorzaak van de fout voor de nieuwe dossiers is divers en op hoofdlijnen te verdelen naar overschrijding van de EU-drempel zonder EU-aanbesteding en naar opdrachten die doorlopen na expiratie van de overeenkomst.

Voor een aantal dossiers loopt de fout door vanuit 2022 zonder dat daarvoor Europese aanbestedingen plaatsvinden. Hiervoor is gekozen omdat het om een gering bedrag gaat en het niet proportioneel is om Europees aan te besteden.

De fout bij de systeemgerichte controle van contracten wordt voornamelijk veroorzaakt door overschrijding van de EU-drempel bij overbruggingsovereenkomsten.

• Maatregelen ter voorkoming in de toekomst

Verbeterpunt bij expirerende contracten is een tijdige start van de aanbesteding en in het geval van een overbruggingsovereenkomst een betere opvolging en sturing op het advies vanuit het Juridisch Escalatie Overleg om de drempel niet te overschrijden. Momenteel loopt er een pilot Categoriemanagement bij cluster Bestuurs- en Concernondersteuning. Dit is een pilot om onder andere eerder inzicht in de markt en de marktontwikkeling te verkrijgen, zodat de gemeente Rotterdam hierop vroegtijdig kan inspelen bij aanbestedingen. Hiermee kan de noodzaak tot overbruggingsovereenkomsten worden geminimaliseerd en ook het uitlopen op de planningen bij aanbestedingen worden verminderd.

Als de pilot Categoriemanagement bij het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning positief verloopt wordt dit mogelijk concernbreed uitgerold om hier verdere invulling aan te geven.

 

2. Onrechtmatigheid inkoop Wijkteams

• Beschrijving van de geconstateerde afwijking

Vanuit het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling is er een rechtmatigheidsfout ontstaan van € 63,1 miljoen. De rechtmatigheidsfout heeft betrekking op de inkoop van ondersteuning voor de wijkteams. De onrechtmatigheid is via het proces van interne beheersing geconstateerd en vervolgens gemeld aan het college en de raad.

• Toelichting op het ontstaan van de afwijking

In de aanloop naar de aanbesteding van de ondersteuning voor de wijkteams is er vertraging ontstaan vanwege een kort geding over de aanbesteding van WMO-maatwerkondersteuning. De kort gedingen en de opvolging van de uitspraak van de voorzieningenrechter hebben gezorgd voor vertraging in de planning van de nieuwe aanbestedingen. De raad is in juli 2022 over de vertraging geïnformeerd.  De lopende contracten voor WMO-maatwerkondersteuning eindigden op 31 december 2022. Vanwege een benodigde implementatietermijn van zes maanden was het onhaalbaar om de nieuwe contracten op 1 januari 2023 te laten ingaan. Om de cliënten vanaf 1 januari 2023 wel de vereiste ondersteuning te kunnen blijven geven is onderzocht op welke manier de zorgcontinuïteit voor cliënten van de wijkteams vanaf 1 januari 2023 kon worden geborgd. De enige reële optie was om de lopende contracten te verlengen tot aan de ingangsdatum van de nieuwe contracten. Hoewel deze verlenging vanuit het contractrecht mogelijk was, bleek dit vanuit aanbestedingsrechtelijk perspectief onrechtmatig omdat de contractbepaling waar de verlenging op was gebaseerd geen reguliere verlengingsbepaling betrof.

Bij de continuering van de contracten zonder aanbesteding heeft er een zorgvuldige afweging plaatsgevonden vanuit cluster Maatschappelijke Ontwikkeling en heeft hierover afstemming plaatsgevonden met de Wethouder.

 De nieuwe aanbesteding is inmiddels volgens planning doorlopen zodat er per 1 januari 2024 weer reguliere, rechtmatige contracten zijn. De geconstateerde onrechtmatigheid is hiermee tot 2023 beperkt gebleven.

• Maatregelen ter voorkoming in de toekomst

In de nieuwe contracten zijn flexibeler bepalingen opgenomen die bij een volgende inkoop de gemeente meer ruimte geven om rechtmatig te verlengen, mochten er zich onvoorziene omstandigheden voordoen in de aanbestedingsfase. Het eerder geconstateerde juridische knelpunt zal zich niet meer voor kunnen doen. Hiermee wordt herhaling van deze onrechtmatigheid in de toekomst voorkomen.

 

3. Onrechtmatigheden Verstrekte subsidies en bijdragen

n het proces Verstrekte subsidies en bijdragen is voor het subsidiedeel in absolute zin voor  € 662.801 aan fouten geconstateerd. Omdat dit bevindingen uit de steekproefcontrole betreft extrapoleert dit naar een bedrag van € 6,2 miljoen. Aan onduidelijkheden is in absolute zin € 389.386 geconstateerd, geëxtrapoleerd leidt dit tot een onrechtmatigheid van € 10,4 miljoen.

• Beschrijving van de geconstateerde afwijking

Vanuit de procescontroles zijn er bij een aantal subsidiedossiers afwijkingen geconstateerd. De geëxtrapoleerde fout van € 6,2 miljoen wordt voornamelijk (€ 5,4 miljoen) veroorzaakt doordat een verleningsbeschikking niet voldoet aan de vereisten van de Subsidieverordening Rotterdam 2014. Het resterende bedrag wordt veroorzaakt door het niet juist toepassen van de korting bij de subsidievaststelling. De onduidelijkheden in rechtmatigheid van geëxtrapoleerd € 10,4 miljoen worden voornamelijk veroorzaakt door subsidies die zonder het vereiste accountantsproduct of eigen onderzoek zijn vastgesteld.

• Toelichting op het ontstaan van de afwijking

In 8 dossiers zijn fouten geconstateerd, waar uit de controle blijkt dat op basis van de verantwoording de subsidie lager had moeten worden vastgesteld. De beleidsafdeling heeft ervoor gekozen om dit niet altijd te doen, of niet in de verwachte mate en heeft die keuze niet voldoende onderbouwd. De meeste dossiers met bevindingen betreffen omvangrijke subsidieverstrekkingen met een veelheid aan prestatieafspraken en uit te voeren activiteiten. Dit maakt ook de verantwoording, de controle daarop en de subsidievaststelling complex. In 1 dossier is de subsidievorm niet benoemd (dit betreft de grootste extrapolatiefout). Dit had bij de controle op de verleningsbeschikking opgemerkt moeten worden, maar dit is niet gebeurd.

In 4 dossiers zijn onduidelijkheden geconstateerd, voornamelijk doordat het accountantsproduct niet is aangeleverd of een ander accountantsproduct dan was gevraagd is aangeleverd. Dit had bij de controle op de verleningsbeschikking en bij de beoordeling van de verantwoording geconstateerd moeten worden.

• Maatregelen ter voorkoming in de toekomst

Het maken van SMART prestatieafspraken in de verleningsbeschikking blijft een continu punt van aandacht. De afspraken bieden houvast bij de verantwoording en vaststelling. Dit aandachtspunt wordt om deze reden benadrukt in werkinstructies en in de subsidietrainingen.

In 2023 zijn er meerdere kenniscafé’s georganiseerd voor zowel beleidsadviseurs, de subsidieadministratie en voor financiële medewerkers. De inhoud van de kenniscafé’s wordt zoveel mogelijk gerelateerd aan vaak voorkomende fouten en/of vragen uit de praktijk. Het doel is om hiermee de kennis te verhogen, een zichtbaar aanspreekpunt te vormen en daarmee het foutpercentage te verlagen.

 In 2024 is er binnen de Subsidieadministratie gestart met themabijeenkomsten om de kwaliteit van de controles te verbeteren. Denk aan de formele toets, de controle van de beschikkingen (o.a. check opvragen van juiste accountantsproducten, check op juiste subsidievorm in beschikking). Hiermee kunnen fouten zoals die in 2023 zijn geconstateerd worden voorkomen of geminimaliseerd.

Met ingang van januari 2024 is het deelwaarnemingen proces door de Subsidieadministratie uitgebreid. Hierbij wordt scherper gecontroleerd op tussentijdse rapportages of tussentijdse communicatie die mogelijk tot wijziging in de subsidieverlening leidt. Dossiers met een verleend bedrag vanaf € 6,5 miljoen worden standaard meegenomen in de deelwaarneming controle.

Met de implementatie van GREAT op 1-1-2025 (vervanging van het huidige financieel administratieve systeem, waaronder subsidies) worden een aantal nieuwe beheersmaatregelen ingevoerd. Subsidierelaties worden proactief benaderd met een herinneringsbericht wanneer zij de tussentijdse rapportage moeten indienen en daarnaast ontvangen relaties een bericht dat zij een afwijking van 10% of meer van de verleningsbeschikking moeten melden.

 

4. Onduidelijkheden proces Maatschappelijke Ondersteuning (WMO)

In het proces WMO is er vanuit de controle voor € 5,9 miljoen aan onduidelijkheden geconstateerd.

• Beschrijving van de geconstateerde afwijking

Bij de gegevensgerichte controle op de persoonsgebonden budgetten (PGB) kan er bij één post op grond van het dossier niet worden vastgesteld dat de cliënt beschikte over de Nederlandse nationaliteit. Hierdoor kan niet worden vastgesteld dat de cliënt rechtmatig in Nederland verbleef gedurende de zorgduur in 2023 en is dit als onduidelijkheid aangemerkt. Deze onduidelijkheid extrapoleert naar een bedrag van € 3,2 miljoen.

Bij de gegevensgerichte controle Collectief Aanvullend Vervoer (CAV) is bij één post geconstateerd dat de identificatie van de cliënt aan de hand van een legitimatiebewijs bij de eerste aanvraag ontbreekt en is dit als onduidelijkheid aangemerkt. Deze onduidelijkheid extrapoleert naar een bedrag van € 2,7 miljoen.

• Toelichting op het ontstaan van de afwijking

PGB: De betreffende cliënt heeft voor het eerst in 2007 ondersteuning in de zorg ontvangen. De cliënt had in 2007 een vergunning voor verblijf voor bepaalde tijd met verblijfscode 2 met een afloopdatum in 2012. Op basis van de eerste aanvraag in 2007 had cliënt op basis van de verblijfsvergunning recht op zorg. Reisdocumenten voor vreemdelingen kunnen volgens de Vreemdelingenwet 2000 een geldig identiteitsbewijs zijn. Uit de documenten moet blijken wie de vreemdeling is en wat zijn verblijfsrechtelijke positie is. Dit laatste is belangrijk omdat een vreemdeling slechts in aanmerking komt voor een maatwerkvoorziening als hij rechtmatig verblijf houdt in Nederland.

In 2015 is de cliënt op basis van overgangsrecht overgegaan van de AWBZ naar de WMO. In 2021 heeft cliënt op basis van de WMO een persoonsgebonden budget ontvangen met een looptijd van 2021 tot 2024. Bij deze aanvraag zijn de ID-gegevens niet zichtbaar vastgelegd.

Er is door kwaliteitsmedewerkers in het dossier en in het archief gezocht of de ID-gegevens ergens genoteerd stonden. Deze zijn niet gevonden waardoor niet is vast te stellen dat de cliënt in het bezit was van een geldig document (verblijfsvergunning, paspoort, ID kaart) bij het verstrekken van de aanvraag in 2021. De cliënt is in 2023 overleden waardoor dit niet meer kan worden vastgesteld.

CAV: De cliënt heeft in 2019 een beschikking ontvangen voor collectief aanvullend vervoer (periode 2019-2024). De legitimatie was niet vastgelegd in het dossier. De adviseur heeft geprobeerd contact op te nemen met de client om alsnog de ID-gegevens op te vragen. Dat is niet gelukt.

De adviseur heeft de schoondochter van cliënt gesproken met verzoek om ID-gegevens aan te leveren. Hier is niets meer op vernomen en in het archief was geen dossier van de cliënt te vinden.

• Maatregelen ter voorkoming in de toekomst

Binnen het cluster loopt er momenteel een opdracht naar de toekomstbestendigheid van het systeem GIDSO dat door de frontoffice wordt gehanteerd.

Onderzocht wordt of er binnen de applicatie de mogelijkheid bestaat (of kan worden aangepast) om velden verplicht te vullen. Hierbij kan de procesflow niet worden voortgezet indien de ID-gegevens niet zijn ingevuld/ toegevoegd, waarmee wordt voorkomen dat de ID-gegevens worden vergeten of overgeslagen. Deze aanpassing wordt onderzocht en zal niet op korte termijn zijn gerealiseerd. Voor de korte termijn blijft het de verantwoordelijkheid van de adviseur om alle gegevens correct en zichtbaar in het dossier op te nemen. Vanuit de kwaliteitsmedewerkers zal er bij controles extra gelet worden op de vastlegging van de ID-gegevens.

 

5. Onduidelijkheden proces Jeugdhulp (GRJR)

Bij de Gemeenschappelijke regeling Jeugdhulp Rijnmond (GRJR) is er vanuit de controle voor € 21,4 miljoen aan onduidelijkheden geconstateerd die betrekking hebben op de gemeente Rotterdam. Er zijn 3 rechtmatigheidsonduidelijkheden vastgesteld met een omvang boven de rapportagegrens:

1. Onduidelijkheid van € 5,219 mln vanwege het ontbreken van een geldig toewijzingsnummer, waardoor de rechtmatigheid van de zorglasten niet kan worden vastgesteld.
2. Onduidelijkheid van € 6,547 mln vanwege de ambtshalve verlenging van Jeugdzorg buitenregionale plaatsingen (BRP) zonder toetsbare dossiers.
3. Onduidelijkheid van € 9,625 mln vanwege het ontbreken van documentatie om de rechtmatige verstrekking te kunnen vaststellen.

• Beschrijving van de geconstateerde afwijking

a. Ontbreken geldig toewijzingsnummer: Bij het afgeven van een toewijzing worden toetsingscriteria gehanteerd zoals het woonplaatsbeginsel en recht, hoogte en duur van de hulp. Op basis daarvan wordt de zorg toegewezen. Geconstateerd is dat sprake is van verantwoorde kosten waarvoor nog geen toewijzingsnummer bekend is bij de gemeente en/of de zorgaanbieder. Deze productie is vergeleken met de door GRJR goedgekeurde declaraties en hierop zijn aanvullende werkzaamheden uitgevoerd. Geconstateerd is dat sprake is van een productieomvang van in totaal € 5,2 miljoen waarvan niet kan worden vastgesteld dat een geldig toewijzingsnummer door de gemeente Rotterdam is afgegeven.

b. Verlenging BRP zonder toetsbare dossiers: Uit de uitgevoerde gegevensgerichte werkzaamheden is gebleken dat de gehele massa BRP ambtshalve is verlengd. Doordat dit trajecten zijn die bij de invoering van het woonplaatsbeginsel overgenomen zijn vanuit een andere gemeente, heeft de gemeente Rotterdam geen dossier om de rechtmatigheid van de Jeugdhulp lasten te onderbouwen. Hiermee is de volledige populatie gedeclareerde en verantwoorde zorgkosten BRP onduidelijk in het kader van rechtmatigheid, met uitzondering van het reeds als getrouwheidsonzekerheid aangemerkt bedrag van € 3,3 miljoen wegens het ontbreken van onderliggende productieverantwoordingen BRP.

c. Ontbreken documentatie: De beoordeling van zorgkosten behoort zodanig te worden vastgelegd dat achteraf kan worden vastgesteld dat deze correct is uitgevoerd. Uit een uitgevoerde steekproef op de toeleiding en validatie is geconstateerd dat wegens onduidelijkheden in c.q. ontbreken van documentatie niet in alle gevallen vastgesteld kan worden dat de verantwoorde zorglasten rechtmatig zijn verstrekt. Middels extrapolatie van de uitkomsten van de steekpoef is het totale bedrag aan onduidelijkheden bepaald op € 9,6 miljoen.

• Toelichting op het ontstaan van de afwijking

a. Ontbreken geldig toewijzingsnummer: Als gevolg van achterstanden bij de wijkteams in het arrangeren is er vanuit de gemeente Rotterdam middels een bericht aan de zorgaanbieders toestemming gegeven aan de zorgaanbieders; “ondersteuning te leveren zonder toewijzing”. Er is hierdoor een achterstand in het afgeven van toewijzingen aan de kant van de gemeente en de zorgaanbieder ontstaan. Waardoor er zorg geleverd is zonder dat daar een toewijzing aan ten grondslag lag.

b. Verlenging BRP zonder toetsbare dossiers: Als gevolg van de nieuwe wet woonplaatsbeginsel zijn vanuit andere gemeenten een hoog aantal jeugdigen (+/-600 producten) naar Rotterdam overgedragen. Voor deze jeugdigen is projectmatig onderzocht of de gemeente Rotterdam verantwoordelijk is voor de jeugdige en zijn deze jeugdigen geaccepteerd door Rotterdam. Het was niet mogelijk dit hoge aantal in de periode van 6 maanden allemaal te heronderzoeken door de wijkteams boven op de reguliere werkvoorraad. Er is daarom besloten om de gehele groep ambtshalve te verlengen voor de periode van 6 maanden.

c. Ontbreken documentatie: Deze onrechtmatigheid speelt vooral bij de verwijsroute wijkteams, waarbij de wijkteammedewerker verantwoordelijk is voor dossiervorming en de wijkteamleider voor de controle hierop. De noodzaak voor het vullen en consequentie van het niet op orde hebben van een dossier moeten nog meer onder de aandacht gebracht worden.

• Maatregelen ter voorkoming in de toekomst

a. Ontbreken geldig toewijzingsnummer: De achterstanden in zowel de backoffice als de frontoffice van de gemeente Rotterdam zijn weggewerkt, het administratieprotocol wordt weer gehandhaafd. Er is eind juni een vergelijking geweest tussen productieverantwoording en de administratie van de gemeente. Dit zal Q4 van 2024 nogmaals plaats vinden om verschillen in administratie te voorkomen.

b. Verlenging BRP zonder toetsbare dossiers: De producten die ambtshalve zijn verlengd liepen eind 2023 af en zijn voor die tijd onderzocht en waar nodig verlengd op basis van onderzoek. Deze jeugdigen/verlengingen vallen nu onder het reguliere proces.

c. Ontbreken documentatie: Door het toekennen van arrangementen binnen de wijkteams alleen door arrangeurs uit te laten voeren en hier een specialisme in de wijkteams van te maken is er een kwaliteitsslag gemaakt in onder andere de dossiervorming. Deze wordt ook achteraf getoetst door kwaliteitsmedewerkers en besproken met de wijkteamleiders, zodat hier meer op gestuurd kan worden.

Niet financiële onrechtmatigheden

Er zijn geen niet-financiële onrechtmatigheden. De naleving van de bepalingen vanuit de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido) en bijbehorende regelingen, zoals het voldoen aan de wettelijke normen inzake schatkistbankieren, de kasgeldlimiet en de renterisiconorm zijn toegelicht in de paragraaf Financiering.

De stand van de interne beheersing van rechtmatigheid

Het college steunt voor de naleving van de rechtmatigheid op de interne beheersingsstructuur van de ambtelijke organisatie en de verantwoordelijkheden zoals staan beschreven in de nota sturen en verantwoorden.

De clusters hebben de verantwoordelijkheid om de doelstellingen van het gemeentebestuur te realiseren. Bij het realiseren van deze doelstellingen moeten de voorwaarden die de wetgever, het gemeentebestuur en de concerndirectie hieraan hebben gesteld, in acht worden genomen. Het management van de clusters is integraal verantwoordelijk voor de inrichting en uitvoering van haar processen en legt hier verantwoording over af.

Voor het invullen van deze verantwoordelijkheid worden de managers vanuit expertise ondersteund op de gebieden financiën, inkoop, HR, ICT, facilitaire zaken, huisvesting, privacy, security, informatiehuishouding, fiscaal, juridisch en communicatie. Deze ondersteuning bestaat uit dienstverlening in de vorm van uitvoeren, adviseren, bewaken, signaleren en regisseren op het gebied van de bedrijfsvoering.

De directie middelen en control adviseert het lijnmanagement kritisch met betrekking tot het proces van onder andere besturen en monitoren en bewaakt mee of de doelstellingen op een beheerste en verantwoorde (doelmatige en rechtmatige) wijze kunnen worden bereikt. De directie middelen en control kan onafhankelijk escaleren in de richting van de hoogste ambtelijke leiding of bestuur.

Het college en het management hebben diverse sturing- en beheersingsinstrumenten tot hun beschikking om de rechtmatigheid te monitoren. Ze ontvangen periodiek beheersingsinformatie via dashboards, controlerapportages en P&C-rapportages en het college heeft de mogelijkheid om op rechtmatigheid en andere aspecten te sturen bijvoorbeeld via staf-meetings en de sturingsgesprekken.

Periodiek worden sturings- en verantwoordingsgesprekken gevoerd. Beheersingsinformatie wordt per object van sturing en verantwoording gestructureerd en periodiek gebundeld in rapportages voor sturings- en verantwoordingsgesprekken. Hierin komt ook rechtmatigheid aan de orde. Het doel van de gesprekken is om de voortgang in de realisatie van de gestelde doelen te bespreken, risico’s en kansen te identificeren en om benodigde beheersmaatregelen te bepalen.

De afdelingen Concern Auditing en Financial Audit hebben als taak om vanuit een onafhankelijke positie vast te stellen of de doelstellingen zijn gerealiseerd, of er doelmatig en rechtmatig is gehandeld en of er betrouwbaar wordt gerapporteerd. Financial Audit rapporteert meerdere keren per jaar aan de directie, het college en aan de Commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) over de gevonden getrouwheids- en rechtmatigheidsafwijkingen.

De rapportage van Financial audit met de gedurende het jaar geconstateerde rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden vormt het uitgangspunt voor de Rechtmatigheidsverantwoording door het college.