De openbaarheidsparagraaf van de gemeente Rotterdam is een verplichte paragraaf in de jaarverantwoording die voortvloeit uit de Wet open overheid (Woo). De focus van deze openbaarheidsparagraaf is de beschrijvende en kwalitatieve verantwoording op hoofdlijnen over de activiteiten die zijn uitgevoerd in 2023 op de thema’s actieve openbaarmaking, passieve openbaarmaking en informatiehuishouding.

 

Organisatie en samenwerking

Voor de invoering van de Woo is een programma ingericht dat in nauwe samenwerking met het Woo team, het rijksprogramma RDDI en de G4 de invoering van de Woo begeleidt. Het programma heeft hiervoor tot en met 2026 de tijd.

 

Actieve openbaarmaking

Actieve openbaarmaking betekent het uit eigen beweging openbaar maken van de informatie van de 11 verplichte informatiecategorieën in de Woo, en wat de gemeente daarnaast nodig vindt om een transparante organisatie te zijn. De belangrijkste activiteiten om de bewustwording van Woo in de organisatie te vergroten en de Woo in te voeren zijn:

• Projecten gericht op concernbrede bewustwording, voorlichtingsbijeenkomsten en trainingen.
• Technische aansluiting op een landelijk publicatieplatform (wettelijk verplicht); een marktconsultatie is afgerond.
• Beleids- en kwaliteitskaders voor het creëren, redigeren en publiceren van documenten passend binnen het vigerend concernbeleid van de informatiehuishouding.
• Inzichtelijk krijgen van de processen met een publicatie-element (verplicht vanuit de Woo).

In 2023 is op de website www.rotterdam.nl een pagina gepubliceerd met (verwijzingen naar) openbare informatie, waaronder de 11 verplichte informatiecategorieën volgens de Woo (www.rotterdam.nl/openbare-informatie).

De gemeente werkt in 2024 verder aan de bovengenoemde activiteiten. Voor het programma Rotterdam Transparant ligt in 2024 de prioriteit bij:

• Het ondersteunen van pilots gericht op actieve openbaarmaking.
• In afwachting van een landelijk publicatieplatform inspelen op de ontwikkelingen, door - samen met andere gemeenten – verder te gaan met het voorbereiden en realiseren van het actief publiceren van documenten volgens de Woo. Zoals de landelijke planning er nu uitziet, is dit vanaf het derde kwartaal 2025 verplicht.

 

Passieve openbaarmaking

Passieve openbaarmaking betekent het openbaar maken van informatie na een Woo-verzoek. In 2023 ontving de gemeente Rotterdam 278 verzoeken. En van andere overheden 43 verzoeken om zienswijzen. 54% van de verzoeken is binnen de wettelijke beslistermijn van 4 tot 6 weken afgehandeld. Het op tijd afhandelen van verzoeken blijft een aandachtspunt. Onder de Woo is de beslistermijn verkort naar uiterlijk 6 weken, voorheen 8 weken. Informatie is niet altijd meteen vindbaar. Gemeente Rotterdam ontvangt regelmatig complexe en omvangrijke verzoeken die veel tijd vragen om af te handelen.

Het overzicht van de genomen Woo-besluiten publiceert de gemeente op haar website.

Via de P&C-cyclus ontvangt de gemeenteraad informatie over de afhandeling van Woo-verzoeken, zoals totale aantallen inclusief afhandelingstermijn. Deze manier van informeren vloeit voort uit een op 8 april 2021 aangenomen motie.

Relevant om te melden is dat gemeente Rotterdam heeft meegewerkt aan de invoeringstoets Woo die het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninksrijksrelaties heeft uitgevoerd.

Het doel van deze invoeringstoets is het in kaart brengen van de knelpunten en best practices van de Woo. De staatssecretaris heeft op 7 december 2023 de uitkomsten van deze toets naar de Eerste en Tweede Kamer verstuurd. Daarin is een van de aandachtspunten dat overheden het Woo-proces kunnen optimaliseren om het afhandelen van verzoeken in tijd en kwaliteit te verbeteren. In 2024 is daarom gepland het Woo-proces rond passieve openbaarmaking met een procesexpert te herijken.

2023 was het 2e jaar dat het centrale Woo-team operationeel was. Met dit team is capaciteit beschikbaar om de organisatie te adviseren over het afhandelen van Woo-verzoeken.

Informatiehuishouding als randvoorwaarde

Een goede informatiehuishouding is en blijft een randvoorwaarde om informatie te kunnen vinden en ontsluiten. Het gaat om de vindbaarheid en volledigheid van een enorme hoeveelheid gegevens in verschillende verschijningsvormen (document, data, audio, sms etc.). De stroom aan digitale en voor een deel nog papieren informatie is heel groot en blijft toenemen. Zo ook het aantal te beheren ICT-systemen en applicaties.

In 2023 is begonnen met applicatierationalisatie, meer informatie inzichtelijk opslaan in een beperkt aantal informatiebeheer-proof-systemen. De verwachting is dat extra inspanningen op Business Continuity Management (BCM) bijdragen aan een meer risicogestuurde manier van werken en procesmanagement.

Ook is de gemeente begonnen met pilots met het Rijk (RDDI) en de VNG die gericht zijn op kennisdeling en trainingen voor informatiebeheer.

Daarnaast is er meer inzet op compliance van openbaarheid, privacybescherming en informatiebeveiliging. Deze extra inzet moet leiden tot het beter beschikbaar en vindbaar maken van informatie, die de gemeente volledig en veilig bewaart.