Overige bedrijfsvoering Pagina 103

Juridische diensten

Bezwaarbehandeling

• In 2020 werden 12689 bezwaarschriften ontvangen. In de twee jaren hiervoor waren dat er respectievelijk 13.000 in 2019 en 12.000 in 2018.
• De tijdigheid van de afhandeling is op 83% uitgekomen. Dit is 3 procent hoger dan in 2019.
• De werkvoorraad is met zo‘n 650 zaken afgenomen.
• 81% van de besluiten op bezwaar bleef bij de rechtbank in stand, 1 procent hoger dan in 2019. Dat is voor Juridische diensten een indicator van de kwaliteit van de bezwaarbehandeling.

Het aanbod aan werk is in 2020 verschoven. Enerzijds komt dat door corona, maar ook door intensivering van beleid op bepaalde gebieden. Zo was er de tweede helft van het jaar een toename te zien van bezwaren op het terrein van ruimtelijke ordening (omgevingsvergunningen), handhaving op verkeerd aanbieden van huishoudelijk afval, bezwaren tegen parkeervergunningen en bezwaren tegen besluiten op grond van de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo).

Door die laatste ontwikkeling, die rechtstreeks verbonden is met corona, kon de gemeente op andere gebieden minder besluiten nemen. Daardoor zijn er veel minder bezwaren ontvangen tegen terugvorderingen van bijstand en opgelegde maatregelen.

De invloed van corona deed zich ook voelen in de uitvoering van het werk. Fysieke hoorzittingen, de kern van de bezwaarprocedure, waren niet meer mogelijk. Om het recht op gehoord te worden zo goed mogelijk uit te voeren, is veel gebruik gemaakt van telefoneren en MS Teams. Met name bij bezwaren waarbij veel belanghebbenden betrokken zijn is dit niet altijd eenvoudig. Dat heeft dan ook meer tijd gekost.

 

Menselijke maat

Een andere belangrijke ontwikkeling in 2020 is de roep om terug te gaan naar de menselijke maat. De samenleving wordt niet alleen complexer, maar digitaliseert ook steeds meer. Voor veel mensen blijkt het lastig om aangehaakt te blijven. Een vergissing ligt dan eerder op de loer. De roep om vergissingen snel en makkelijk te kunnen herstellen is al een tijdje gaande, maar in 2020 kwam dat als gevolg van de toeslagenaffaire in een stroomversnelling. Ook de Participatiewet ligt nu onder vuur. Ook deze wet laat weinig ruimte om de menselijke maat toe te passen. Ook hier kan de overheid een kennelijke vergissing al snel als fraude bestempelen.

Bij de uitvoering in bezwaar levert dit dan bij juristen vaak morele dilemma’s op: er is de wens maatwerk te leveren, maar de wet laat dat niet toe.

In het verlengde hiervan ligt het oplossingsgericht werken dat in 2020 ook nadrukkelijk in de aandacht stond. Het kabinet zet met de stelselherziening gesubsidieerde rechtsbijstand steviger in op het voorkomen van onnodige procedures. Dat betekent veel meer op het begin van elk proces goed communiceren om conflicten te voorkomen. Daar past een wijkgerichte aanpak bij. En is er toch een conflict, dan gaat het erom vaker te kiezen voor een meer informele afhandeling van geschillen tussen overheid en burger. Dat is belangrijk voor de legitimiteit van de overheid en het bespaart onnodige kosten van procedures. In de bezwaarbehandeling is hier in 2020 extra op ingezet door het proces aan te passen. Een intaketeam neemt meteen bij ontvangst van het bezwaarschrift telefonisch contact op met de bezwaarmaker om samen te besluiten wat de beste aanpak is. Soms is dat alleen uitleg en begrijpt bezwaarmaker dat het besluit terecht genomen is. Soms blijkt ook meteen dat het bestreden besluit onjuist is en wordt meteen aan het cluster gevraagd om een nieuw besluit dat geheel aan de bezwaren tegemoetkomt. Dit voorkomt een lange bezwaarschriftprocedure. Lag het percentage informeel afgedaan in 2019 nog 29%, in 2020 was dat gestegen tot 32%.

In personeelsgesprekken, teambijeenkomsten, opleiding en trainingen is veel aandacht besteed aan de noodzaak oplossingsgericht te adviseren. In gesprekken met clusters blijkt dat dit leidt tot waardering voor de wijze van adviseren.

 

Beroepsbehandeling

In 2020 kwamen iets meer dan 2.300 beroepsschriften binnen. Circa 100 meer dan het jaar ervoor. Ruim 1.400 beroepszaken, bijna 400 hoger beroepszaken en bijna 500 voorlopige voorzieningen.

Op het terrein van het sociale domein bleef 83% van de beslissingen op bezwaar in beroep in stand. Voor de overige zaken was dat 75%. Het totaal betreft 81% in stand.

 

Versterking juridisch control in 2020

Besturen van een stad is niet mogelijk zonder het nemen van risico’s. Van belang is dat risico’s worden herkend en erkend, en worden vermeden als dit bestuurlijk mogelijk is.

Dit is mede de adviserende taak van juridisch control. In 2020 vond bestuurlijke besluitvorming plaats om de aanbevelingen uit de Legal Audit uit te voeren. Deze audit is gedaan door Deloitte, dat de aanbeveling deed de juridische control te versterken.

Drie aanbevelingen krijgen nadere uitwerking:

1. Juridisch controller meer in control, dus betere sturing op kwaliteit in besluitvorming
2. Ontwikkel een concern brede visie op volwassenheid juridisch risicomanagement
3. Jurist meer in de voorhoede zetten zodat hij zo vroeg mogelijk is betrokken bij beleid en besluitvorming zodat het bestuur een goede afweging kan maken.

Inkoop en aanbestedingszaken

Lokale economie en midden- en kleinbedrijf (MKB)

Een van de Rotterdamse ambities is het versterken van de regionale en stedelijke econo­mie. De gemeente heeft oog voor de lokale economie en streeft een MKB vriendelijke inrichting van haar aanbestedingen na, uiteraard zonder dat dit leidt tot enige vorm van discriminatie van ondernemers.

Zo nodigt de gemeente bij een enkelvoudig- of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag ook twee Rot­terdamse partijen uit. Belangrijke voorwaarde hierbij is dat dit past binnen de kaders van geldende wet- en regelgeving en de belangen van de gemeente Rotterdam hiermee gediend zijn.

De gemeente is ook voortdurend bezig om ervoor te zorgen dat de aanbestedingen geen onnodige barrières bevatten voor kleinere bedrijven zodat ook zij een serieuze kans maken om in een (Europese) aanbesteding een opdracht te winnen. Concreet gaat dat bijvoorbeeld om het opdelen van een aanbesteding of het stellen van ervaringseisen waar ook mkb-bedrijven aan kunnen voldoen.

In samenwerking met MKB-Rotterdam Rijnmond organiseert de gemeente regelmatig branchegerichte bijeenkomsten waarin MKB-ondernemers en medewerkers van de gemeente elkaar ontmoeten. Doel hiervan is enerzijds dat ondernemers inzicht krijgen wat de gemeente doet en nodig heeft op hun vakgebied en anderzijds dat de gemeente beter inzicht krijgt in de lokale markt in die branche.

Door de beperkingen vanwege de coronacrisis hebben in 2020 geen bijeenkomsten plaatsgevonden. Wel nam de gemeente in het inkoopbeleid extra maatregelen om lokale bedrijven meer kans te geven op een opdracht. Dat gebeurde bijvoorbeeld door opdrachten die de gemeente één op één mag gunnen bij voorkeur aan Rotterdamse bedrijven te gunnen.

In 2020 zijn volgende resultaten bereikt:

• Het aandeel in geld van het inkoopvolume dat naar Rotterdamse mkb-ondernemers binnen de Stadsregio gaat is 33%.
• Het aandeel in geld van het inkoopvolume dat naar MKB-ondernemingen gaat is 79%.
• Het aandeel in geld van het inkoopvolume dat naar ondernemingen gaat binnen de Stadsregio is 47%.

Dit is exclusief de inzet van lokale onderaannemers bij grote opdrachten die aan niet-Rotterdamse bedrijven zijn gegund.

 

Onderstaande figuur, geeft de verhoudingen weer zoals hierboven uitgeschreven op basis van uitgaven (€) *.