Ontwikkelingen
Algemeen
Behalve de ambitieuze opgaven voor de stad, heeft het college voor 2024-2027 een aanvullende uitdagende opgave geformuleerd voor de gemeentelijke organisatie. Gaandeweg wordt duidelijk hoe en in welke mate de clusters de financiële opgave doorvertalen naar structurele gevolgen voor organisatie(omvang), werk en medewerkers. Medewerkers houden dagelijks de gemeente Rotterdam draaiend en brengen complexe opgaven tot een goed einde. Om dit te voor elkaar te krijgen heeft de gemeente een goed HRO-beleid en zorgt voor een goede uitvoering daarvan. Zo kunnen medewerkers doen wat ze moeten doen, zijn ze hiervoor goed toegerust, vitaal en gemotiveerd. Medewerkers hebben oog voor de menselijke maat en werken in een cultuur waar integriteit en gelijkwaardigheid de basis zijn. 2023 was gericht op thema’s die hieraan direct bijdragen.
Arbeidsmarkt
Ook in 2023 was sprake van krapte op de arbeidsmarkt. Eind 2023 staat bijna 26% van de gestelde vacatures nog open, tegenover een kleine 3% eind 2022. De vacatures die moeilijker zijn te vervullen, zijn voor een groot deel gelijk aan 2022. De vacatures vallen in de categorieën bouwkunde, groenvoorziening, logistiek, projectmanagement en innovatie (IT). Voor alle vakgebieden geldt dat vacatures voor specialistische functies en vacatures waarvoor ervaring nodig is, moeilijker zijn te vervullen.
De gemeente pakt de krapte op de arbeidsmarkt aan met verschillende initiatieven:
- Voor het zo goed mogelijk invullen van moeilijk vervulbare vacatures is in 2023 de zichtbaarheid van de gemeente Rotterdam versterkt bij specifieke doelgroepen met een boodschap en uitingen die op de doelgroep zijn afgestemd.
- In 2023 zijn de voorbereidingen gedaan voor een nieuw werkgeversmerk van de gemeente Rotterdam. Een merk of gezicht als werkgever is cruciaal voor het succes op de arbeidsmarkt. Dit maakt het verschil in het beeld dat huidige en toekomstige medewerkers van de gemeente Rotterdam hebben. En het onderscheidt de gemeente als werkgever van andere werkgevers.
- Het contract voor de website www.werkenvoorrotterdam.nl is in 2023 verlengd. Op deze website verwelkomt de gemeente Rotterdam elk jaar ruim 600.000 (potentiële) werkzoekenden.
Deze initiatieven vormen een goede basis om de komende jaren door te gaan met activiteiten die te maken hebben met de arbeidsmarkt. Zeker in deze tijd van organisatieontwikkeling en bezuinigingen.
In 2023 zijn 885 vacatures vervuld, dat is 70% van het totaal aantal opengestelde vacatures. Dit is een daling vergeleken met 2022, toen is met 1513 vervulde vacatures 89% van het totaal aantal opengestelde vacatures vervuld. Daarin zijn verschillen tussen clusters. Zo is voor cluster BCO een stevige daling (-60%) in aantal aangenomen sollicitanten in 2023, terwijl cluster SB een stijging (30%) laat zien.
32% van de sollicitanten die in 2023 zijn aangenomen zijn interne medewerkers. Zij zijn intern doorgestroomd naar een andere functie. In 2022 was dat 35%.
Strategisch capaciteitsinvulling en mobiliteit
Vanuit de bezuinigingsopgave voor de organisatie was medio 2023 de opdracht dat alle clusters extra kritisch afwegen wat de noodzaak is van het vervullen van elke vacature die ontstaat door uitstroom of natuurlijk verloop. Het doel van dit aangescherpte vacaturemanagement in 2023 én ook in 2024 is het realiseren van een lagere gemiddelde bezetting van de organisatie met een besparend effect op de totale loonkosten.
Er is nadrukkelijk niet gekozen voor generieke maatregelen, zoals een algehele vacaturestop en het niet verlengen van alle tijdelijke contracten, vanwege het risico op negatieve effecten van zulke maatregelen. Denk aan oplopende werkdruk voor medewerkers op die plekken waar generieke maatregelen (toevallig) neerslaan of het verder aantasten van de (demografische) opbouw van het personeelsbestand. De opdracht aan clusters en leidinggevenden om een extra kritische afweging te maken over de invulling van ontstane vacatures, blijft van kracht tot het moment waarop die keuzes gemaakt zijn.
Eind 2023 is besloten over te gaan op het mechanisme waarin de verbinding tussen budget, formatie en bezetting wordt benut om de grip op de totale organisatieomvang te vergroten. Onderdeel daarvan is dat het management en het bestuur voor de lange(re) termijn moeten kiezen waar zij medewerkers specifiek op inzetten. Op die manier wordt de basis gelegd voor een passende en meer duurzame organisatieomvang.
Aanvullend is de gemeente in 2023 begonnen met het onder de loep nemen van de organisatie-inrichting, governance en de sturingsprincipes. Hiervoor zijn drie uitgangspunten benoemd: één concern, de Rotterdammer centraal, en groei en ontwikkeling van talenten in de organisatie. De verdere uitwerking en invulling loopt door in 2024.
Diversiteit, Inclusie en Gelijkwaardigheid
Het actieplan Samenleven in Eén Stad is eind 2023 gepresenteerd aan de raad. In dit plan staat ook een paragraaf over de gemeentelijke organisatie als werkgever. Het uitgangspunt is dat medewerkers hun werk voor de stad met alle uitdagingen en ontwikkelingen zo goed mogelijk kunnen doen. Ook is het belangrijk dat de gemeente begrijpt wat er leeft en wat de stad nodig heeft. De gemeentelijke organisatie heeft daarom aandacht voor het binnenbrengen en -houden van verschillende perspectieven. Aan de ene kant is dat nodig om een goede en aantrekkelijke werkgever te zijn en om de continuïteit te garanderen. Ook is het belangrijk dat de medewerkers een afspiegeling zijn van alle Rotterdammers. Zo houden we begrip voor en verbinding met Rotterdammers en is de gemeente goed in staat de behoeften en wensen van Rotterdammers te vertalen naar passende oplossingen. Ook vergroot dit het vertrouwen in de ambtenaren. Diversiteit, Inclusie en Gelijkwaardigheid (DIG) is een randvoorwaarde om het werk voor Rotterdam goed te doen. In 2023 is de basis gelegd voor het concernbrede voorstel DIG met daarin de inzet op leiderschap, medewerkerschap en het inbedden van DIG in de medewerkersreis.
Integriteit
Integriteit is onderdeel van het dagelijks handelen van een organisatie. De balans tussen hard en soft controls is belangrijk. Na 2 jaar onderzoek bracht de Rekenkamer Rotterdam eind november een rapport uit over ambtelijke integriteit. Het college heeft de conclusies en aanbevelingen omarmd. Deze zijn verwerkt in het jaarplan Ambtelijke Integriteit 2024.
Ook in nieuwsitems kreeg integriteit veel aandacht, bijvoorbeeld in het RTL Nieuws op basis van een beroep op de Wet open overheid (Woo) bij alle gemeenten. Bovendien kwam de NRC met een aantal artikelen over integriteitskwesties bij de gemeente Rotterdam. Werken aan integriteit is nooit af, het gaat altijd door.
Een uitgebreide beschouwing en cijfermatig inzicht is opgenomen in het Jaarverslag Ambtelijke Integriteit 2023.
Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO)
Sinds 2013 meet de organisatie jaarlijks de tevredenheid en betrokkenheid van de medewerkers bij de gemeentelijke organisatie. In 2023 vulde 64% van de ambtelijke medewerkers het MTO in. Dat is een hogere respons dan in 2022 (61%). Ook alle medewerkers vanuit externe inhuur zijn uitgenodigd om mee te doen aan het MTO. Totaal kwam daarmee de respons op 59%. Schriftelijke vragenlijsten zijn verstuurd naar medewerkers van Rotterdam Inclusief. Gemiddeld gaven de medewerkers de gemeente als werkgever een rapportcijfer van 7,1.
Enkele bevindingen uit het MTO 2023:
- De tevredenheid over de werkplek thuis stijgt verder met een rapportcijfer van 7,8 in 2023 (7,4 in 2022).
- De tevredenheid over de werkplek op kantoor is vergeleken met 2022 iets gestegen: 60% is het eens met deze stelling in 2023 vergeleken met 59% in 2022.
- 26% van de respondenten vindt de werkdruk gemiddeld genomen nog steeds te hoog.
- Diversiteit, Inclusie en Gelijkwaardigheid scoort in totaal een 7,5, dit is dezelfde score als in 2022.
- 79% van de respondenten geeft aan te weten hoe zij in contact kunnen komen met een vertrouwenspersoon, als dat nodig is.
- Het onderwerp werkdruk is elk jaar een aandachtspunt. De scores op werkdruk en werkstress zijn hetzelfde gebleven en op enkele stellingen is een verbetering zichtbaar vergeleken met 2022.
Verzuim
In 2023 is het voortschrijdend verzuimpercentage nagenoeg hetzelfde gebleven, 6,7%. In de verhouding in de verzuimcategorieën is het percentage langverzuim gestegen naar 5,11% (+0,08%) en het kort en middellang verzuim gedaald naar 0,59% (-0,03%) en 1,00% (-0,15%). De meldingsfrequentie is gelijk gebleven en het percentage 0-verzuim (aantal medewerkers dat niet verzuimd heeft) is ten opzichte van december 2022 gestegen naar ruim 42% (+2%).
Behalve de onverminderde aandacht voor verzuim is onderzoek gedaan naar de hele verzuimketen samen met alle betrokken partners. Het resultaat is een top 4 van verbeterpunten. Die zijn omgezet in concrete acties met een planning. De verbeterpunten zijn gericht op de hele verzuimketen. De inmiddels gestarte aanpak loopt door in 2024.
De gemeente hanteert het eigen-regiemodel, waarbij de leidinggevende een hoofdrol heeft in de verzuimbegeleiding van zijn/haar medewerkers. Leidinggevenden krijgen ondersteuning bij het vervullen van deze rol zodat zij ook de rol van casemanager goed kunnen invullen. Een van de verbeterpunten gaat over het optimaliseren van het verzuimproces. Een goed ingericht verzuimproces is belangrijk om te kunnen sturen op de kwaliteit en tijdigheid van alle onderdelen binnen dit proces.