Beleid

De stad is in ontwikkeling. De organisatie beweegt mee. Het personeelsbeleid helpt de gemeentelijke organisatie zodat vakkundige, gezonde en gemotiveerde medewerkers duurzaam in te kunnen zetten. De gemeente Rotterdam wil een organisatie zijn die zorgvuldig omgaat met haar medewerkers en hen ruimte biedt om zich te ontwikkelen. Het is ook een flexibele en wijkgerichte organisatie. De organisatie heeft oog voor de menselijke maat en werkt aan een cultuur waarvan integriteit de basis is. Het ook een organisatie waarin medewerkers zich gerespecteerd, gezien, gehoord en gewaardeerd voelen.

Arbeidsmarkt en aantrekkelijk werkgeverschap

Het was in 2022 een grote uitdaging om te zorgen voor voldoende menskracht in de organisatie. De krappe arbeidsmarkt speelde hierbij een grote rol. Op een aantal plekken in de organisatie zijn de gevolgen daarvan, ondanks alle inspanningen, merkbaar. Sommige vacatures konden niet worden ingevuld, soms duurden de procedures langer. Zeker waar taken in elkaars verlengde liggen, is de pijn voelbaar. Zo duren bijvoorbeeld bij cluster Stadsontwikkeling, projecten en opgaven langer dan gepland als de nodige capaciteit niet tijdig beschikbaar is.

Arbeidsmarkt en aantrekkelijk werkgeverschap vragen constante aandacht, in de volle breedte van de organisatie. Vinden, binden, boeien en laten groeien van zittende en nieuwe medewerkers vraagt extra inspanning. Hiervoor zijn in 2022 talloze activiteiten ontplooid. 

Zo is het noodzakelijk om in de arbeidsmarkt onderscheidend te zijn. Daarvoor is een sterke arbeidsmarktpositie nodig. Een sterk werkgeversmerk is daar de basis van. Het gaat erom nieuwe mensen aan te spreken met de gewenste kennis en deskundigheid én om aantrekkelijk te blijven voor de huidige medewerkers. Bij moeilijk vervulbare functies speelt mee dat de beloning marktconform is. Zo kregen onder andere de handhavers een hogere inschaling. Met eigen opleidingstrajecten speelt de organisatie in op de krapte. Inkoop heeft een traject voor juniorinkopers, voor zowel interne als externe kandidaten. Bij Schone Stad zorgt het onderdeel Reiniging met een eigen training voor nieuwe chauffeurs.

In 2022 startte een gemeentebrede ‘onboarding’ om nieuwe medewerkers zich snel in onze organisatie te laten thuisvoelen.

Medewerkers die zich kunnen ontwikkelen, hebben meer plezier in hun werk en blijven langer bij dezelfde werkgever. Daarom investeert de organisatie in scholing en vakmanschap.

De noodzaak om medewerkers te binden en interne loopbaanontwikkeling en doorstroom te stimuleren, was in 2022 een speerpunt en dat blijft ook zo in 2023 en verder. In 2022 is er een doe-het-zelf loopbaantraject bij gekomen. Het is een laagdrempelige manier waarmee medewerkers inzicht krijgen in waar ze staan in hun persoonlijke ontwikkeling, hun carrière en hun eventuele mogelijke volgende stap.

Niet alleen het slimmer inzetten van capaciteit en verbreden van (ontwikkel)mogelijkheden voor medewerkers versterken de uitvoeringskracht van de organisatie. Ook investeert de organisatie in technologische vernieuwing en digitalisering. In sommige gevallen is er daardoor een lagere afhankelijkheid van menselijke capaciteit. Het gaat bijvoorbeeld om sensoren in afvalcontainers die de rijroute van een chauffeur bepalen, en om scanauto's voor fiscale parkeercontroles.

Al met al blijft de behoefte aan menskracht vragen om slimme ingrepen om medewerkers te vinden, binden, boeien en te laten groeien.

 

Mobiliteitsbeleid

In het coalitieakkoord is onder de pijler ‘Wonen en Mobiliteit’ opgenomen dat de gemeente werknemers stimuleert zoveel mogelijk gezonde en duurzame vervoersmiddelen te gebruiken. Een gratis ov-mobiliteitskaart voor woon-werkverkeer gaat onderdeel uitmaken van de reiskostenregeling.

In 2022 is dit waargemaakt. Sinds 1 januari 2023 geldt een nieuw mobiliteits- en reiskostenbeleid. Daarmee maakt de gemeente Rotterdam het de medewerkers mogelijk om zoveel mogelijk gezonde en duurzame vervoersmiddelen te gebruiken. Een OV-mobiliteitskaart waarmee onze medewerkers gratis zakelijk kunnen reizen (woon-werkverkeer en dienstreizen) is onderdeel van de nieuwe reiskostenregeling. Naast OV wordt ook fietsen en wandelen naar het werk gestimuleerd.

Met het nieuwe mobiliteitsbeleid geeft Rotterdam als werkgever ook invulling aan het Rotterdamse klimaatakkoord. Het zorgt voor een betere positie op de arbeidsmark, draagt bij aan aantrekkelijk werkgeverschap, stimuleert de vitaliteit van de medewerkers en ondersteunt het Anders Werken binnen gemeente Rotterdam.

De gemeente Rotterdam is hiermee voorloper, regionaal en landelijk, in het stimuleren van duurzame mobiliteit en het bereikbaar houden van de stad. Rotterdam won dan ook de BNR ‘Spitsbreker van het Jaar’-award voor het nieuwe mobiliteits- en reiskostenbeleid. Spitsbrekers is een competitie van BNR nieuwsradio voor bedrijven die met inspirerende initiatieven hun medewerkers uit de file houden.

Verzuim

In 2022 steeg het verzuim verder. De stijging is zichtbaar in het kortdurend en middellang verzuim. Het langverzuim stijgt relatief gezien minder hard. Ook de meldingsfrequentie is gestegen van 0,75 in januari naar 1,00 eind december. Deze cijfers hebben effect op het percentage niet-verzuimende medewerkers: eind december 40%, terwijl het in januari 2022 nog 51% was.

Landelijk is er een vergelijkbaar patroon. Toch baart deze ontwikkeling zorgen. Er zijn gevolgen voor de organisatie in kosten en capaciteit, en voor de vitaliteit en weerbaarheid van de medewerkers. Terugdringing van verzuim en bevordering van vitaliteit blijft hoog op de agenda.

In 2022 was er aandacht voor de ontwikkelingen in de maatschappij, zoals naweeën van corona, inflatie, energiecrisis en de oorlog in Oekraïne. Deze ontwikkelingen hebben weerslag op de fysieke en mentale gezondheid, de weerbaarheid van mensen, en voor het werk. Bedrijfsmaatschappelijk werk (BMW) speelt een belangrijke rol. In 2022 zijn er met 889 medewerkers 1-op-1 gesprekken gevoerd. Dat is een lichte stijging ten opzichte van 2021 (871 gesprekken). Ook adviseert BMW over onderwerpen als werkdruk en werkstress, en Anders Werken. BMW werkt proactief door medewerkers met loonbeslag te benaderen en te helpen. Daarvoor werkt BMW samen met andere organisatieonderdelen zoals de Kredietbank Rotterdam (KBR) en het Expertise Team Financiën (ETF).

Door het stijgende verzuim was er in 2022 een grotere vraag naar preventie en vitaliteit. Er is daarom aandacht besteed aan de zichtbaarheid van het interventieaanbod op het opleidingsportaal Sofie en het aanbod vanuit Vitaal010. Verder is in 2022 De Rotterdamse Vitaliteitsschijf gelanceerd. Daarmee krijgen collega’s inzicht in wat vitaliteit betekent. Ook wordt vitaliteit benaderd vanuit een breder organisatieperspectief. Dit komt tot uiting op verschillende manieren. Zo is gemeente Rotterdam sinds 16 mei 2022 een rookvrije organisatie. Bij het eindejaarsgeschenk 2022 was er een extra aanbod aan vitaliteit. De bedrijfsrestaurants hebben een gezonder aanbod.

Inclusieve en diverse organisatie

Vanuit goed werkgeverschap werkt de gemeente aan een inclusieve en diverse samenstelling van de organisatie. De gemeente werkt ook aan een inclusieve stad. Hiervoor was in 2022 het intensiveringsplan ‘Rotterdam tegen racisme 2020 - 2022’ leidend. De initiatieven in dit plan richten zich op bewustwording, werving en selectie, beleid, leiderschap en inzicht in de mate van inclusie en diversiteit:

Binnen GovLab010, een samenwerking met de Erasmus Universiteit Rotterdam, onderzoekt de gemeente hoe inclusie gemeengoed kan worden binnen de gemeentelijke organisatie. Het doel is inclusie als vanzelfsprekend mee te nemen in het beleid en de dienstverlening in alle domeinen en niveaus. Dit onderzoek is eind 2022 gestart en loopt door in 2023.

In 2022 is gestart met onderzoeken hoe de gemeente Rotterdam in de werving en selectie op een meer objectieve manier de best gekwalificeerde medewerkers kan binnenhalen. De resultaten volgen in 2023.

Andere initiatieven voor van diversiteit en inclusie zijn:

• Diner ‘Kracht van variatie’: een gesprek over hoe iedere medewerker kan bijdragen aan een inclusievere organisatie.
• De jaarlijkse Diversity Day, in 2022 op 4 oktober, met een programma voor de medewerkers.
• Start'R, een programma voor nieuwe, jonge medewerkers om de gemeente, zichzelf en hun collega’s beter te leren kennen. Dit helpt hen om zich sneller thuis te voelen in de organisatie. Start’R helpt hen een sterkere binding te ontwikkelen met de organisatie.
• Bewustwording bij leidinggevenden: in samenwerking met de Universiteit Leiden is een leergang voor leidinggevenden ontwikkeld.
• Deelname aan het internationale evenement One Young World (OYW) 2022 in Manchester. OYW spoort jongeren aan om actie te ondernemen voor een betere en inclusieve wereld. Een delegatie van jonge ambtenaren en jonge ondernemende Rotterdammers vertegenwoordigde Rotterdam.
• Bewustwording van medewerkers en leidinggevenden is vergroot door masterclasses, bijeenkomsten en workshops.

Integriteit

De intensivering van het ambtelijk integriteitsbeleid is voortgezet in 2022. Integriteit moet altijd onderdeel zijn van het dagelijks handelen. In het voorjaar van 2022 is de nieuwe ambtseed voor het eerst uitgesproken. De organisatiebrede e-learning Integriteit is door 91% van de medewerkers gevolgd. De collega’s zonder computer volgden een persoonlijke training. In 2022 trad het nieuwe kader nevenwerkzaamheden in werking. Daarbij zit een heldere uitleg over welke nevenwerkzaamheden een medewerker moet melden.

Een uitgebreide beschouwing en cijfermatig inzicht is opgenomen in het Jaarverslag ambtelijke integriteit 2022.

Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO)

Sinds 2013 meet de organisatie jaarlijks de tevredenheid en betrokkenheid van de medewerkers bij de gemeentelijke organisatie. In 2022 vulde 57% van de medewerkers het MTO in. Dat is minder dan in 2021 (62%). Gemiddeld gaven de collega’s de gemeente als werkgever een 7,1.

Enkele bevindingen uit het MTO 2022:

• De bevlogenheid blijft hoog; net als in 2021 is 83% van de medewerkers enthousiast over het werk.
• Met de uitzending van BOOS over The Voice, en vergelijkbare gebeurtenissen, was er veel aandacht voor hoe de medewerkers met elkaar omgaan. Dat is terug te zien in de MTO-resultaten. Gemiddeld is 51% van de collega’s het eens met de stelling dat minimaal één keer per jaar het eigen team aandacht besteedt aan integriteit. In 2021 was dat nog 43%.
• Meer deelnemers weten hoe ze in contact kunnen komen met een vertrouwenspersoon: in 2022 gemiddeld 79%; in 2021 75%.
• Medewerkers staan klaar om elkaar te helpen in het werk: 93% was het eens met de stelling dat collega’s je helpen als je daarom vraagt. Nagenoeg geen van de deelnemers was het oneens met deze stelling.

Bemensing

Formatie en bezetting

De formatie van de gemeente groeide in 2022 met 495 fte naar 12.802 fte. Zoals toegelicht in de voorjaarsnota en de tweede begrotingsherziening is de formatie is onder meer uitgebreid bij Stadsontwikkeling (+150 fte) en Maatschappelijke Ontwikkeling (+77 fte), door de impulsen uit het coalitieakkoord. Ook bij Bestuurs- en concernondersteuning (BCO) was er een toename: 219 fte. Voor de bedrijfsvoeringsfuncties in dit organisatieonderdeel geldt de meebeweegsystematiek: als de organisatie groeit, groeien deze functies mee.

Eind 2022 was de bezetting 1.301 fte hoger dan de formatie. De bezetting is de registratie van het feitelijk aantal ambtelijke medewerkers. Bij vrijwel alle organisatieonderdelen is de bezetting hoger dan de formatie. Er is een aantal verklaringen voor deze bezetting zonder formatie:

• toename in de bezetting zonder formatie door invulling van vacatures voor nieuwe taken of uitbreiding van taken. Een deel van de financiële intensiveringen uit het coalitieakkoord is nog niet verwerkt in de formatiebegroting, terwijl er al wel medewerkers voor zijn aangenomen.
• Rotterdam heeft veel programmagelden en andere incidentele budgetten. Omdat dit tijdelijk geld is, rekent de gemeente medewerkers die ze voor deze incidentele taken werft niet tot de vaste formatie.
• Op diverse plekken in de organisatie is de formatie verkleind vanwege de organisatieontwikkeling maar waar, voor dit moment, nog medewerkers werkzaam zijn die op termijn op een andere plek in de organisatie krijgen.
• De gemeente kiest er waar mogelijk voor om medewerkers via tijdelijke contracten aan te nemen in plaats van hen op inhuurbasis in te zetten. Hiermee voldoet de organisatie aan de motie ‘Zeker van een baan bij de gemeente Rotterdam’ (19bb14479).
• In beperktere mate is er sprake van vervanging tijdens ziekte, politiek verlof of loopbaantrajecten en een groeiende omvang van de dienstverbanden. In 2018 was het gemiddelde dienstverband nog 0,94 fte, eind 2022 was dit 0,95 fte. Ogenschijnlijk een kleine stijging maar gezien de omvang van het personeelsbestand van gemeente Rotterdam heeft dit wel impact.

 

Stages

De ambitie uit het coalitieakkoord om 1.000 stageplaatsen per jaar te realiseren is behaald. In 2022 zijn er 1.042 stageplekken ingevuld. Daarvan is 22% op mbo-niveau; bij 12% van de stages is het opleidingsniveau niet geregistreerd, maar aannemelijk dat zo'n 5% op mbo-niveau is geweest. Daarmee komt het totaal van stages op mbo-niveau op 27%.

Coronaorganisatie

De coronaorganisatie heeft 2022 afgesloten in afgeslankte vorm met een kleine 600 ingehuurde medewerkers. De verwachte einddatum van de programmaorganisatie is 1 juli 2023.

Arbeidskosten

De arbeidskosten is het geheel van loonkosten voor medewerkers in gemeentedienst en kosten van externe inhuur.

De totale arbeidskosten vielen in 2022 € 20,3 mln lager uit dan begroot. Dit komt vooral door het programma Corona GGD-GHOR, waarvan de arbeidskosten €30,8 mln lager waren. Ook Belastingen, Bestaande Stad, Energietransitie en de overhead hebben minder aan personeel besteed dan was begroot. In totaal is er € 46,4 mln minder uitgegeven. Andere programma's hebben juist meer aan arbeidskosten uitgegeven dan begroot: € 26,1 mln hoger uit. Het programma Zorg, welzijn en wijkteams neemt hiervan de helft van voor zijn rekening: € 13,2 mln.

In het algemeen spelen de volgende omstandigheden een rol op de realisatie van de arbeidskosten versus de begrote arbeidskosten:

• Loonkosten en externe inhuur zijn onderling verbonden. Als er vanwege krapte op de arbeidsmarkt kandidaten minder snel kiezen voor een vast of tijdelijk dienstverband bij de gemeente, is er noodzaak medewerkers in te huren.
• Cao-afspraken en premiestijgingen hebben zowel invloed op loonkosten als op kosten externe inhuur.

 

Vooruitlopend op de cao Gemeenten 2023 besloten werkgevers en vakbonden eind 2022 vanwege de inflatie iets extra’s te doen voor de medewerkers. Alle medewerkers die onder de cao Gemeenten of de cao SGO vielen en die op 1 december 2022 in dienst waren, kregen een eenmalige bruto-uitkering. Die bedroeg € 750 voor medewerkers tot en met schaal 8 en € 375 voor de medewerkers vanaf schaal 9. De uitkering is uitgekeerd in december, naar rato van de omvang van het dienstverband. De kosten voor de uitkering - € 8 mln - waren onvoorzien en zaten daardoor niet in de begroting.

Omvang van inhuurlasten op inkoop en uitbestede werkzaamheden

In 2019 informeerde het college de gemeenteraad over de inhuurlasten die de organisatie in de financiële administratie op verschillende categorieën vastlegt (19bb12020). Vrijwel alle categorieën hebben direct te maken met inhuur van medewerkers, zijn direct herleidbaar en worden verantwoord onder de apparaatslasten. Alleen bij de categorie ‘inhuurlasten op inkoop en uitbestede werkzaamheden’ is dit niet het geval. In deze categorie is deels ook sprake van externe inhuur. De toelichting op deze categorie staat in deze paragraaf van dit jaarverslag. Dit blijft zo in de komende jaarverslagen, totdat hiervoor een duurzame oplossing is gevonden. De inhuurlasten binnen inkoop en uitbestede werkzaamheden bedroegen in 2022 € 17,5 mln.