De gevolgen van Anders Werken, het nieuwe werkconcept voor de gemeentelijke organisatie, voor de huisvesting zijn steeds meer zichtbaar. Het Timmerhuis als centrale ontmoetingsplek is in gebruik en inmiddels zijn er 19 van de 30 wijkhubs open.
De gemeente volgt nauwgezet de ontwikkelingen rond COVID-19. Als er aanleiding toe is, neemt de directie maatregelen voor de gebouwen. De coronacrisisorganisatie is nog steeds actief en kan daardoor snel tot actie overgaan.
Aantal wijkhubs
Realisatie 31 december 2021: 13
Streefwaarde 2022: 30
Realisatie t/m augustus 2022: 19
De zoektocht naar geschikte locaties voor wijkhubs is in 2022 in volle gang. Per september zijn 19 wijkhubs geopend en zijn er 9 wijkhubs in de realisatiefase. Daarnaast lopen er meerdere haalbaarheidsonderzoeken en zoekopdrachten. Het is de bedoeling de wijkhubs uit te bouwen tot volwaardige gemeentelijke dienstverleningsplekken voor de Rotterdammers.
Formatie & bezetting
Formatie begroting 2022: 12.307 fte
Formatie 1e herziening 2022: 12.614 fte
Formatie 2e herziening 2022: 12.802 fte
De formatie steeg ten opzichte van de 1e begrotingsherziening 2022 met 188 fte. De groei was er vooral bij Stadsontwikkeling. Hier kwam er 123 fte bij, met name bij het programma Duurzaamheid en het Projectmanagementbureau. Maatschappelijke Ontwikkeling was een andere groeier, met 59 fte. De groei was hier het grootst bij Publieke Gezondheid, welzijn en zorg, en bij Sport, onderwijs en cultuur.
Bezetting 31 december 2021: 13.303 fte
Bezetting 1e herziening 2022: 13.660 fte
Bezetting 2e herziening 2022: 13.854 fte
Ten opzichte van de formatie is er bij het samenstellen van de tweede begrotingsherziening een overbezetting van 1.052 fte. Hiervoor is financiële dekking. De grootste overbezetting is zichtbaar bij Maatschappelijke Ontwikkeling (498 fte) en Bestuurs- en concernondersteuning (340 fte). Bij Maatschappelijke Ontwikkeling gaat het om de coronaorganisatie, extra zorgtaken vanwege corona, opvang Oekraïners en het hulpteam toeslagen. Bij Bestuurs- en concernondersteuning gaat het vooral om projectcapaciteit, zoals communicatie, ICT en projectmanagement. De clusters die deze dienstverlening afnemen, financieren deze inzet. Zij financieren ook de inzet van de trainees. De directie Veiligheid kent ook een overbezetting. Dat komt mede doordat de gemeente Rotterdam voor de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond de zogenoemde kassiersfunctie vervult.
Arbeidskosten
Percentage inhuur
Realisatie 2021: 18,2 % (11,6% exclusief corona organisatie)
Begroting 2022: 8,5 %
Eerste herziening 2022: 10,0% (8,5% exclusief corona organisatie)
Tweede herziening 2022: 16,8% (9,9% exclusief corona organisatie)
Op de begroting 2022 van de kosten voor externe inhuur is een bijstelling nodig van +€ 102,3 mln. Het leeuwendeel hiervan - +€ 81 mln – is nodig vanwege inzet van personeel op de infectieziektebestrijding: corona, HPV (baarmoederhalskanker) en het apenpokkenvirus. Het Rijk vergoedt deze kosten.
Verzuim
Realisatie 2021: 6,1 %
Streefwaarde 2022: 5,7%
Realisatie 1e herziening 2022: 6,5%
Realisatie 2e herziening 2022: 6,6%
In 2022 was er nog steeds sprake van een stijgende trend in het verzuim, maar de stijging van het verzuim was minder groot dan in mei 2022. De gemeente mag vanwege wettelijke bepalingen geen oorzaken van verzuim registreren. De clusters noemen als oorzaken werkdruk, de balans werk en privé, en corona.
Stages
Realisatie 2021: 1.177 stagiaires (waarvan 32,5% op mbo-niveau)
Streefwaarde 2022: 1.042 stagiairs (waarvan 25% op mbo-niveau)
Realisatie 1e herziening 2022: 545 stagiairs (waarvan 30% op mbo-niveau)
Realisatie 2e herziening 2022: 804 stagiairs (waarvan 24% op mbo-niveau)
Rotterdam lag in september 2022 op schema in het halen van de stagedoelstelling.
Percentage tijdig betaalde facturen
Realisatie 2021: 91%
Realisatie t/m april 2022: 83%
Realisatie t/m juli 2022: 86%
T/m juli 2022 zijn 141.939 facturen betaald.
Het percentage tijdig betaalde facturen tot juli 2022 was 86%. De betalingstermijn is 30 dagen. Te late betalingen zijn meestal het gevolg van disputen over de juistheid van een factuur. In 2022 is dit voornamelijk het geval bij inhuurfacturen voor de coronaorganisatie. Daarnaast was er een storing in de e-facturatie waardoor de afhandeling van meer dan 1.000 facturen vertraging heeft opgelopen.
ICT kosten
Realisatie 2021: € 159 miljoen
Begroting 2022: € 152 miljoen
1e herziening 2022: € 161 miljoen
2e herziening 2022: € 166 miljoen
De prognose van de concernbrede ICT-kosten bedraagt € 166 miljoen. Dit is circa € 5 miljoen hoger dan de prognose bij de 1e Herziening. De hogere kosten worden voornamelijk veroorzaakt door: Cloudkosten in het kader van de Rotterdamse Digitale Infrastructuur (RDI). Hiervoor is dekking in de begroting aanwezig (onttrekking uit de bestemmingsreserve Cloudkosten). En extra kosten voor licenties en accounts die door de Corona-organisatie zijn afgenomen. De begrote ICT-kosten voor 2023 bedragen circa € 157 miljoen. Genoemde bedragen zijn inclusief te activeren arbeidskosten.
Volwassenheid Informatiehuishouding
Realisatie t/m april 2022:
% Hybride processen: 12% (norm <20%)
% Gedigitaliseerde processen concern: 27% (norm 45%)
% Geactualiseerde processen concern: 55% (norm 55%)
Realisatie 2e herziening
% Hybride processen: 12% (norm <20%)
% Gedigitaliseerde (primaire) processen (is digitaliseringsgraad): 27% (norm 45%)
% Geactualiseerde processen totaal: 55% (norm 55%)
Om de informatiehuishouding op orde te krijgen is er intern een Volwassenheidsmodel ontwikkeld en maken we de stand van zaken en voortgang met indicatoren inzichtelijk. Hybride processen hebben naast een digitale stroom ook een papierstroom wat dubbele beheerlasten en inefficiëntie met zich meebrengt. Nog niet alle hybride processen zijn in beeld gebracht; dit percentage blijft daarmee voorlopig gelijk.
Alleen gedigitaliseerde processen die zijn vastgelegd in de ‘informatiebeheer-proof documentmanagementsystemen’ Diva en Dwarss zijn gemeten als onderdeel van de digitaliseringsgraad. Geactualiseerde beschreven processen zijn volgens de juiste conventies (in Mavim) vastgelegd op het digitaal Procesplein. Het aandeel geactualiseerde beschreven processen ten opzichte van het totaal aantal geïdentificeerde processen bepaalt mede de volwassenheid informatiehuishouding.
ICT Dienstverlening
Realisatie t/m juli 2022:
Aantal accounts: 18.958
% Beschikbaarheid ICT gemiddelde jan t/m juli: 99,7% (norm 99,5%)
ICT-middelen: 15.449 smartphones, 11.777 laptops, 6.536 tablets
Het aantal accounts is gedaald met 1.450.
Het aantal accounts is gedaald vanwege het afschalen van de coronaorganisatie.
Aantal datalekken
Realisatie 2021: 253, waarvan 66 gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Realisatie 1e herziening 2022: 75, waarvan 25 gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Realisatie 2e herziening 2022: 130, waarvan 41 gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Een datalek is een incident waarbij persoonsgegevens in handen – of mogelijk in handen - zijn gekomen van onbevoegden. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren door een verkeerd geadresseerde brief of e-mail.
Het aantal datalekken lijkt af te nemen. Er zijn ook minder meldingen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, mede doordat er steeds meer ervaring is welke zaken de gemeente wel en niet moet melden.
Recht van betrokkenen
Realisatie 2021: 327 verzoeken, afhandeling binnen de wettelijke termijn: 34%
Realisatie t/m april 2022: 39 verzoeken, afhandeling binnen de wettelijke termijn: 54%
Realisatie tot 1 augustus 2022: 83 verzoeken, afhandeling binnen de wettelijke termijn: 60%
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) biedt burgers de mogelijkheid tot inzage in de eigen persoonsgegevens. Het aantal verzoeken daartoe is gedaald sinds 2021. Hiermee is het percentage afhandeling binnen de wettelijke termijn is gestegen van 54% naar 60%. Om de tijdigheid te verbeteren is het proces is in 2022 geëvalueerd met als resultaat vernieuwde procesbeschrijvingen, handleidingen, beslisbomen en werkinstructies.
Afhandeling Woo-verzoeken
Realisatie 2021: 368 Wob-verzoeken, afhandeling binnen de wettelijke termijn: 70%
Realisatie 1e herziening 2022: 169 Woo-verzoeken, afhandeling binnen de wettelijke termijn: 84%
Realisatie 2e herziening 2022: 209 Woo-verzoeken, afhandeling binnen de wettelijke termijn: 62%
De gemiddelde afhandeltermijn van Woo verzoeken is in vergelijking met de 1e herziening teruggelopen van 84% naar 62%. De belangrijkste reden hiervoor is dat sinds 1 mei 2022 de Wet Open Overheid van kracht is, waarvoor een maximale afhandeltermijn geldt van 6 weken (i.p.v. 8 weken). De lage(re) tijdigheid is een landelijke trend. Ongeacht het feit dat de termijn voor de afdoening van Woo verzoeken is verkort met 2 weken streven we ernaar om de verzoeken binnen de wettelijke termijn af te handelen, daarom is ook een centrale WOB Unit opgericht om de verzoeken sneller te kunnen afhandelen. Daarnaast wordt met verdere proces optimalisatie d.m.v. automatisering en digitalisering gewerkt om aan de norm van 6 weken te voldoen.